La acogida de un nuevo miembro en nuestro equipo (o proceso de onboarding) es una de las estrategias relevantes a definir en cuanto a las procesos de administración de personal. Si bien únicamente parece limitarse a proporcionar todas aquellas explicaciones teóricas, protocolos, herramientas y prácticas de la empresa que son necesarias para la ejecución de las tareas, en realidad si aplicamos una gestión eficiente de nuestro proyecto se trata de un proceso mucho más profundo.
A nivel psicosocial las primeras horas de una nueva incorporación en nuestro equipo tienen un impacto muy relevante en la actitud y emociones percibidas por esa persona; entre otros, sobre el clima organizacional que se ha establecido, sobre la motivación intrínseca y de logro y sobre cuáles son las buenas (o ineficientes) prácticas de trabajo. Si no definimos bien este procedimiento, dichas sensaciones podrían empezar a afectar a la productividad del equipo ya desde el principio.
Qué duda cabe que la transformación empresarial y global a la que estamos asistiendo en los últimos años hace que todos los procesos de trabajo se puedan digitalizar, y el de onboarding no escapa a dicha reconversión. No obstante, a las ya delicadas características que per se tiene este procedimiento se han de tener en cuenta los aspectos relacionados con la distancia, las herramientas y la comunicación en remoto:
Elaboración de «Welcome Packs» periódicamente revisados
Una vez que la persona se incorpora al equipo, no sólo debemos proporcionarle el «pack estándar» con toda la información relevante a tareas, procesos de gestión o riesgos laborales, sino que la parte del desarrollo organizacional relacionada con la transmisión de valores debe tener un peso importante en toda esa información inicial que se le vuelca a un nuevo miembro de nuestra familia organizacional.
Si nunca te las has planteado, quizá sea el momento de hacerse preguntas como: ¿Sobre qué valores quiero asentar y desarrollar mi compañía? ¿Qué va a tener más peso en la misma, la continua adaptación al mercado, la transformación digital, o las oportunidades de desarrollo continuo y plan de carrera? Elabora una introspección empresarial cuya información también transmitas a todas las partes del organigrama ya desde el principio. Y no lo limites sólo a remisión de manuales: Como líder, planifícate y ejecuta los encuentros virtuales pertinentes para que la transmisión e influencia de dichos valores se produzca de la forma más «cercana» y humana posible.
Asimismo, piensa que una compañía crece, se desarrolla y cambia constantemente; por tanto cuida que toda esa información se revise. Evita caer en los habituales patrones automatizados y despersonalizados que hacen que un nuevo empleado reciba una información anticuada y que nadie se preocupa por explicarle bien.
Progresión de responsabilidades
Uno de los puntos más relevantes, sobre todo en la versión remota del onboarding. Si bien el nivel de autonomía de un determinado puesto puede depender de las características del mismo, por norma general la sobrecarga de información al entrar a una compañía suele ser tal que, si además asignamos muchas responsabilidades de manera inicial, esa persona puede verse abrumada. Por tanto, el nuevo miembro del equipo estará sometido de manera brusca a un nivel de estrés innecesario que hará que ejecute peor sus tareas y que perciba de una manera más negativa la gestión de la compañía.
Una buena solución puede ser crear unos prácticos planes de progresión inicial, en los que especifiquemos (incluso con fechas) los diversos hitos que se esperan de esa persona. De esta forma, podemos transformar ese estrés e incertidumbre iniciales en motivación, al estar clara y definida la hoja de ruta. No confundamos capacidad de adaptación, una competencia relevante, con pensar que por haber pasado un proceso de selección, ese nuevo miembro ya lo va a poder afrontar todo. Parece obvio, pero es un proceso por desgracia bastante habitual.
Acompañamiento personalizado
A pesar de la ingente cantidad de aplicativos que permiten una comunicación en remoto fluida, no nos engañemos; se van a perder muchos matices que la interacción social directa proporciona. Un proceso que debemos evitar a toda cosa es la sensación de soledad inicial que se puede producir. Y para ello, no sólo basta con establecer reuniones por videoconferencia, sino que herramientas como entrevistas motivacionales personalizadas o un seguimiento de todas las dudas y del estado emocional de ese trabajador puede reducir en gran medida esa percepción de estar solo/a ante el peligro. Y no nos olvidemos de aquellas actividades extra-laborales que normalmente suelen canalizar la motivación de grupo: Reuniones informales o actividades colaborativas online (juegos, concursos, gamificación, cursos de idiomas online) pueden marcar la diferencia.
Resulta obvio que todos estos aspectos están de manera más sencilla al alcance de grandes compañías; no obstante, siempre hay una parcela de influencia en pequeñas empresas donde podemos aplicar todos estos consejos para hacer más fluido, agradable y en definitiva productivo la inclusión de un nuevo empleado.
Herramientas como las que ofrece Office 365 o Google Workspace pueden ayudarte, bajo una metodología de trabajo concreta, a realizar este acompañamiento personalizado de una manera ágil y eficiente, aportando herramientas comunicativas de equipo que hagan sentir a la persona uno más de la empresa desde el primer minuto.
Especializado en gestión de procesos y variables psicosociales (cambio y desarrollo organizacional, clima laboral, estrés y gestión del tiempo, motivación y calidad de vida laboral, etc.) en el ámbito profesional, actualmente desarrolla su actividad como EDTP® Mentor en el equipo de La Fábrica del Tiempo.
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