¿Te identificas con alguna de estas situaciones?

• Únicamente estamos usando Microsoft Outlook para gestionar el correo electrónico. Además, dado que es un importante medio de comunicación en equipo, creemos que debemos aprender a gestionarlo mejor.
• Usamos Microsoft Teams para comunicarnos, sobre todo cuando estamos en remoto, pero no tenemos muy claro (o no hemos reflexionado lo suficiente) qué equipos y canales debemos crear.
• Hemos visto que existen herramientas para gestionar proyectos y tareas, como Microsoft ToDo o Microsoft Planner, pero o bien no se utilizan, o cada persona del equipo las utiliza como quiere.
• No tenemos clara la diferencia entre Microsoft OneDrive y Microsoft Sharepoint, y las implicaciones que ello tiene a la hora de compartir toda la documentación que generamos. Nos gustaría poder organizar todos los documentos para acceder de forma mucho más rápida.
• No sacamos suficiente rendimiento a Microsoft OneNote, incluso en ocasiones se confunde su uso con el de documentos compartidos en Microsoft OneDrive.
• Tenemos un gran dominio a nivel funcional de muchas herramientas, pero nos falta un punto de organización en el que todo el equipo trabaje de la misma forma para ser más eficientes.

Motivos reales por los que no ha funcionado hasta ahora

1. No has invertido tiempo en definir claramente cómo quieres trabajar para mejorar o potenciar la organización. El método siempre debe estar por encima de las herramientas, es la esencia que permite que funcionen.
2. No has reflexionado sobre tus necesidades reales a cubrir, y por tanto, la búsqueda no se ha orientado a cubrir problemas sino a buscar una aplicación de una determinada categoría.
3. Has minimizado la importancia que tiene una buena configuración y formación sobre la herramienta que vas a usar. No vale con probar con unas pocas tareas o unos pocos proyectos de ejemplo, de esta forma no puedes ver si realmente se adapta a tu día a día.

El éxito en la implantación de herramientas digitales se basa en un buen análisis y, posteriormente, en una buena formación que te facilite un rápido retorno e impacto positivo.