Sistema Adocc para equipos
Un lenguaje común para gestionar la acción, documentación, comunicación y el conocimiento de tu equipo.
Sistema Adocc para equipos
Un lenguaje común para gestionar la acción, documentación, comunicación y el conocimiento de tu equipo.
Guía sobre herramientas para equipos productivos con Microsoft 365 y Google Workspace.
El Sistema Adocc se define como el manual de organización del equipo, para establecer un lenguaje común a la hora de organizar y transmitir la información y el conocimiento.
Cuando un equipo no utiliza un mismo lenguaje a nivel de organización, se necesita continuamente una traducción simultánea, es decir, cada persona del equipo debe entender y adaptarse a la forma de organización del resto. Esto implica una mayor dedicación de recursos para poder generar entendimiento, fluidez y efectividad.
Este sistema de trabajo, cuyo objetivo es poner en marcha un entorno de trabajo productivo en los equipos, se compone de los siguientes elementos:
Guía sobre herramientas para equipos productivos con Microsoft 365 y Google Workspace.
El Sistema Adocc te permite trabajar en remoto con acceso a toda la información, y trabajar en la oficina con un modelo que respeta tus momentos de concentración.
Coordinada a través de los planes compartidos en Planner. Se puede contar con planes de seguimiento de alto nivel, planes para el trabajo interno de áreas/departamentos, así como planes para proyectos o flujos transversales.
Se utilizan las bibliotecas de Sharepoint para definir una estructura de archivos que permita el acceso a cualquier persona, en cualquier momento.
Los medios como la mensajería, los canales o las llamadas en Teams potencian una comunicación ágil en el equipo. Además, se complementa con la comunicación contextualizada en medios como Sharepoint o Planner.
Sharepoint permite crear páginas wiki para generar, compartir y gestionar el conocimiento de todo el equipo. De igual forma, OneNote también puede ser utilizada para compartir información clave.
Gestionada a través de las listas de tareas de Microsoft ToDo. La integración directa con Outlook facilita la conversión automática de emails en acciones a realizar posteriormente.
Se utiliza la estructura de carpetas en el espacio de OneDrive. Cualquier documento estará accesible en la nube, y puede ser compartido de forma rápida.
El principal medio de comunicación con clientes o partners externos es el correo electrónico, y es conveniente conocer cómo organizar Outlook de forma productiva.
OneNote permite crear una estructura de información que podemos utilizar para documentar los procesos de las tareas clave.
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La clave no son las herramientas que usamos, sino que el equipo entienda el «para qué» de cada una de ellas. Un sistema mal definido puede llegar a abrumar por la cantidad de herramientas disponibles.
Desarrollo de proyectos y tareas a través de dailyjob. Esta herramienta facilita la medición automática del tiempo invertido, y analiza la rentabilidad de los proyectos.
Se utilizan las unidades compartidas de Google Drive para gestionar toda la información interna y de los proyectos de cada cliente.
Los espacios de Google Chat son una excelente herramienta para la comunicación ágil en el desarrollo de proyectos. Además, se complementa con las llamadas a través de Meet, y comunicación contextualizada en medios como dailyjob o Google Drive.
A través del propio Google Drive se establecen protocolos para generar, compartir y gestionar el conocimiento de aquellas tareas que se repiten de forma regular en los proyectos.
Si el equipo no tiene experiencia previa en el desarrollo del trabajo colaborativo, un buen punto de partida es el uso Trello para compartir tareas a través de los diferentes tableros disponibles.
Google Drive es una herramienta muy extendida a nivel individual, por lo que su uso en nuevos equipos implica un periodo de adaptación muy bajo. El trabajo colaborativo sobre documentos y las carpetas compartidas agilizan la comunicación en el equipo.
Slack es una de las herramientas más extendidas a nivel de comunicación en equipos digitales. Su estructura de canales y chats individuales facilita un contacto directo y eficaz.
Una primera aproximación a la gestión del conocimiento a través de Google Drive permite entrar en una dinámica que resulta clave para el crecimiento y desarrollo posterior.
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El Sistema Adocc te permite trabajar en remoto con acceso a toda la información, y trabajar en la oficina con un modelo que respeta tus momentos de concentración.
Nuestro objetivo es acompañar a tu equipo en el diseño de un nuevo sistema de trabajo, y lo hacemos formando a la persona que va a liderar internamente el proceso, no solo de implantación sino de evolución y mejora continua.
El rol de Adocc Manager se empodera mediante la adquisición de nuevas habilidades y competencias intrapersonales, y a través de técnicas y buenas prácticas de organización y comunicación en equipo.
Formamos al/la Adocc Manager en temáticas como liderazgo transformacional, gestión del cambio y métodos de organización y comunicación mediante herramientas digitales.
Acompañamos al/la Adocc Manager en el diseño del sistema mediante el desarrollo de un proyecto y sesiones de trabajo en directo.
El/la Adocc Manager recibe apoyo en la implantación y el despliegue mediante la formación al equipo a través de contenidos en el campus online.
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