Sistema Adocc para equipos
Un lenguaje común para gestionar la acción, documentación, comunicación y el conocimiento de tu equipo.
Guía sobre herramientas para equipos productivos con Microsoft 365 y Google Workspace.
Los problemas que encontramos en los equipos
- Las prioridades no quedan definidas ni documentadas, lo que dificulta la toma de decisiones y el seguimiento de su cumplimiento.
- Falta información sobre el estado de las tareas delegadas, así como del avance de los proyectos, lo que implica mayor necesidad de interrupciones.
- Se utiliza el correo electrónico como medio de comunicación interna, y en muchos casos, para la gestión de urgencias.
- No se ha definido una estructura eficiente de carpetas ni de permisos sobre los documentos, lo que provoca bloqueos en el acceso a la información.
- La nomenclatura de cada archivo depende del criterio individual, y eso genera duplicidad y dificultad para localizarlos.
- No existe un criterio sobre el canal de comunicación que se utiliza para cada necesidad. Se crean canales duplicados y continuas interrupciones.
La solución: un sistema común de trabajo
El Sistema Adocc se define como el manual de organización del equipo, para establecer un lenguaje común a la hora de organizar y transmitir la información y el conocimiento.
Cuando un equipo no utiliza un mismo lenguaje a nivel de organización, se necesita continuamente una traducción simultánea, es decir, cada persona del equipo debe entender y adaptarse a la forma de organización del resto. Esto implica una mayor dedicación de recursos para poder generar entendimiento, fluidez y efectividad.
Este sistema de trabajo, cuyo objetivo es poner en marcha un entorno de trabajo productivo en los equipos, se compone de los siguientes elementos:
- Elementos de acción: Estos elementos permiten al equipo saber qué es lo que tienen que hacer en cada momento.
- Elementos de documentación: Abastecen a la acción para poder desarrollar la actividad pendiente, y sirven de repositorio para los entregables derivados de la acción.
- Elementos de comunicación: Son los canales utilizados para poder transmitir: información, documentación, decisión y conocimiento.
- Elementos de conocimiento: Base de información generada en base a la experiencia acumulada en la acción.
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El Sistema Adocc te permite trabajar en remoto con acceso a toda la información, y trabajar en la oficina con un modelo que respeta tus momentos de concentración.
Ejemplos de sistemas de trabajo para equipos
Sistemas de trabajo colaborativo en equipo con Microsoft 365
- Acción
Coordinada a través de los planes compartidos en Planner. Se puede contar con planes de seguimiento de alto nivel, planes para el trabajo interno de áreas/departamentos, así como planes para proyectos o flujos transversales.
- Documentación
Se utilizan las bibliotecas de Sharepoint para definir una estructura de archivos que permita el acceso a cualquier persona, en cualquier momento.
- Comunicación
Los medios como la mensajería, los canales o las llamadas en Teams potencian una comunicación ágil en el equipo. Además, se complementa con la comunicación contextualizada en medios como Sharepoint o Planner.
- Conocimiento
Sharepoint permite crear páginas wiki para generar, compartir y gestionar el conocimiento de todo el equipo. De igual forma, OneNote también puede ser utilizada para compartir información clave.
Sistemas de organización individual con Microsoft 365
- Acción
Gestionada a través de las listas de tareas de Microsoft ToDo. La integración directa con Outlook facilita la conversión automática de emails en acciones a realizar posteriormente.
- Documentación
Se utiliza la estructura de carpetas en el espacio de OneDrive. Cualquier documento estará accesible en la nube, y puede ser compartido de forma rápida.
- Comunicación
El principal medio de comunicación con clientes o partners externos es el correo electrónico, y es conveniente conocer cómo organizar Outlook de forma productiva.
- Conocimiento
OneNote permite crear una estructura de información que podemos utilizar para documentar los procesos de las tareas clave.
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La clave no son las herramientas que usamos, sino que el equipo entienda el «para qué» de cada una de ellas. Un sistema mal definido puede llegar a abrumar por la cantidad de herramientas disponibles.
Sistemas de trabajo de equipos que desarrollan proyectos para clientes
- Acción
Desarrollo de proyectos y tareas a través de dailyjob. Esta herramienta facilita la medición automática del tiempo invertido, y analiza la rentabilidad de los proyectos.
- Documentación
Se utilizan las unidades compartidas de Google Drive para gestionar toda la información interna y de los proyectos de cada cliente.
- Comunicación
Los espacios de Google Chat son una excelente herramienta para la comunicación ágil en el desarrollo de proyectos. Además, se complementa con las llamadas a través de Meet, y comunicación contextualizada en medios como dailyjob o Google Drive.
- Conocimiento
A través del propio Google Drive se establecen protocolos para generar, compartir y gestionar el conocimiento de aquellas tareas que se repiten de forma regular en los proyectos.
Sistemas para equipos en etapa inicial
- Acción
Si el equipo no tiene experiencia previa en el desarrollo del trabajo colaborativo, un buen punto de partida es el uso Trello para compartir tareas a través de los diferentes tableros disponibles.
- Documentación
Google Drive es una herramienta muy extendida a nivel individual, por lo que su uso en nuevos equipos implica un periodo de adaptación muy bajo. El trabajo colaborativo sobre documentos y las carpetas compartidas agilizan la comunicación en el equipo.
- Comunicación
Slack es una de las herramientas más extendidas a nivel de comunicación en equipos digitales. Su estructura de canales y chats individuales facilita un contacto directo y eficaz.
- Conocimiento
Una primera aproximación a la gestión del conocimiento a través de Google Drive permite entrar en una dinámica que resulta clave para el crecimiento y desarrollo posterior.
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El Sistema Adocc te permite trabajar en remoto con acceso a toda la información, y trabajar en la oficina con un modelo que respeta tus momentos de concentración.
Implantación del sistema a través del Adocc Manager
Nuestro objetivo es acompañar a tu equipo en el diseño de un nuevo sistema de trabajo, y lo hacemos formando a la persona que va a liderar internamente el proceso, no solo de implantación sino de evolución y mejora continua.
El rol de Adocc Manager se empodera mediante la adquisición de nuevas habilidades y competencias intrapersonales, y a través de técnicas y buenas prácticas de organización y comunicación en equipo.
El proceso del Programa Adocc Manager
Formamos al/la Adocc Manager en temáticas como liderazgo transformacional, gestión del cambio y métodos de organización y comunicación mediante herramientas digitales.
Acompañamos al/la Adocc Manager en el diseño del sistema mediante el desarrollo de un proyecto y sesiones de trabajo en directo.
El/la Adocc Manager recibe apoyo en la implantación y el despliegue mediante la formación al equipo a través de contenidos en el campus online.
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