Como trabajador/a, cuantas veces te has hecho estas preguntas: ¿Cuáles son mis funciones en la empresa? ¿Esta función corresponde a mi puesto? ¿Esta función entra dentro de mis competencias profesionales? Y si tienes un perfil directivo, o responsable de equipo, es posible que te hayas hecho alguna de estas: ¿Para qué necesito este nuevo/a colaborador/a? ¿Qué funciones cumplen mis colaboradores? ¿Esta persona es competente para el puesto que ocupa?
Si la respuesta es que sí te has hecho estas preguntas, te entendemos, todos en algún punto de nuestra vida profesional hemos podido dudar sobre las funciones y competencias profesionales que desempeñamos dentro del entorno de trabajo, pero ¿a qué se deben estas dudas? Uno de los factores principales es la ausencia del análisis de puesto de trabajo.
¿Qué es el análisis de puesto de trabajo?
El análisis de puesto de trabajo es el documento en el que se encuentra: la misión de puesto, las funciones y las competencias requeridas para desempeñar ese puesto de trabajo de forma efectiva. En concreto, un adecuado análisis del puesto de trabajo debe incluir:
- Requerimientos técnicos: esto hace referencia a la formación y/o experiencia requerida que debemos tener para desempeñar un puesto de forma adecuada.
- Relaciones en el espacio de trabajo: aquí nos encontramos con la posición dentro de la representación gráfica de la estructura organizacional (organigrama), se describen el o las personas que nos van a supervisar de forma directa y el o los personas que debemos supervisar.
- Misión del puesto: plantea de forma clara la función principal del puesto de trabajo.
- Funciones del puesto de trabajo: se establecen cada de forma clara las tarea que debe desempeñar el colaborador, estas tareas deben estar acompañadas de el ¿por qué? y el ¿para qué? se realizan estas funciones.
- Requisitos necesarios para desempeñar el puesto de trabajo: hay puesto de trabajo que requieren carnés o permisos específicos para desempeñar, por este motivo y para evitar no conformidades de calidad, es necesario especificar que tipos de permiso se necesitan y en caso de que sea requiera la periodicidad con la que se deben renovar.
- Definición de las competencias requeridas: las competencias con características implícitas o técnicas que permiten que nuestro trabajo se realice de forma más eficiente y eficaz. Por otra parte, es importante resaltar la diferencia entre las soft skills (competencias blandas): habilidades implícitas, pueden ayudar a predecir comportamientos de una persona en una situación concreta. Hard skills (conocimientos técnicos): están vinculadas con tu formación profesional y son necesarias para realizar tareas y actividades concretas a nivel laboral.
Algunas de las principales ventajas que aporta un buen análisis del puesto de trabajo son:
- Mejor gestión de equipos: con el uso adecuado del análisis de puestos de trabajo la gestión y asignación de tareas será más fácil y objetiva, lo cual permitirá que los equipos trabajen de forma integrada.
- Mayor productividad: Al tener claras nuestras funciones y las de nuestro equipo podremos alcanzar objetivos de forma más rápida y efectiva y en caso de que sea necesario delegamos y comunicaremos tareas de forma adecuada a las personas de nuestro entorno.
- Mejor comunicación: El análisis de puesto de trabajo no solo nos muestra las funciones y las competencias que necesitamos para desarrollar una tarea, sino que también nos indica quienes se encuentran en nuestra «cadena de comunicación», lo cual nos permitirá emitir y recibir mensajes de forma adecuada.
- Mayor motivación: Cuando sabemos cuales son las funciones y competencias requeridas para desarrollar nuestro trabajo nos adaptamos a este más fácilmente lo que ayuda a aumentar nuestra motivación y la de quienes nos rodean.
¿Cómo me ayuda a organizarme mejor el análisis del puesto de trabajo?
Dentro del Método Momentos Productivos® definido por La Fábrica del Tiempo®, concretamente en el apartado de configuración de dicho método, hacemos referencia a la importancia de determinar los roles que llevamos a cabo en nuestro día a día para organizar mejor nuestro trabajo. Desde nuestra perspectiva, definimos un rol como el papel que desempeñamos en un escenario concreto. De igual manera, definimos un escenario como la entidad que origina el conjunto de actividades a desarrollar. Un escenario puede entenderse, en un plano profesional, como una empresa u organización en su término más amplio, hasta un departamento, proyecto/servicio o equipo en su término más específico.
Si relacionamos esta definición de roles con el análisis de funciones dentro de un puesto de trabajo, un rol lo podemos concretar de la siguiente manera: un rol es igual a una función en un escenario concreto. ¿Para qué nos sirve esto? Para poder determinar cuántos roles desempeñamos en el día a día, qué relevancia tiene cada uno de ellos en nuestra consecución de objetivos, y en consecuencia qué peso (en tiempo) deben tener las tareas asociadas a cada rol.
La definición de roles a partir de las funciones de trabajo nos permite crear un sencillo «cuadrante de bloques de tiempo» en el que indicar cuándo dedico tiempo a cada rol, y de esta manera, que cada vez que vayamos a planear nuestra semana sepamos qué capacidad tenemos y en qué momento podemos afrontar cada compromiso.
Para finalizar solo queremos recordarte que es importante ser flexible y tener en cuenta que siempre pueden surgir nuevas tareas y actividades que no están directamente relacionadas con las funciones principales, pero que son necesarias para un adecuado funcionamiento de nuestro entorno de trabajo.A partir de ahí, tenemos la oportunidad de listar y evaluar cuántos roles llevamos a cabo en nuestro día a día, y lo que es más importante, la importancia que tiene cada uno de ellos para organizar nuestra actividad diaria.
¿Quieres aprender a definir de forma eficaz tus tareas pendientes?
Referencias
Alles, M. (2005) Diccionario de comportamientos Gestión por competencias. Granica, Buenos Aires.
