Microsoft List

Gestión de listas de información con Microsoft list

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¿Cuántas veces has tenido que anotar algo que necesitabas recordar, pero no llevabas papel o una aplicación a mano? No siempre portamos un bloc de notas para este fin, pero en la actualidad hay algo que siempre llevamos encima, el móvil, y precisamente Microsoft nos tiene preparada una aplicación para aquellas personas que necesitan poder anotar cualquier información en cualquier momento.

Hoy en día, y con la inclusión de los smartphones en nuestro día a día, es mucho más fácil estar conectados con sólo darle a un botón, en un solo instante tenemos a nuestra disposición la mayor base de datos que existe, por lo que si eres una persona a la que le gusta llevar su información al día, estás de suerte, en este artículo te ponemos en bandeja todo lo que necesitas saber sobre la aplicación Microsoft Lists.

¿Qué es Microsoft Lists?

Incluido en el paquete de Microsoft 365, Microsoft List nos permite crear de forma ágil una o varias listas con cualquier tipo de información sobre la que tengamos que disponer en un momento de tiempo específico. Algunos ejemplos claros de uso son:

  • Llevar a mano un listado de libros, películas u otro tipo de recomendaciones.
  • Compartir con tu equipo los artículos o vídeos más interesantes.
  • Definir tu propio roadmap de formación con los contenidos que tienes pendientes por revisar.
  • Buzón de sugerencias para hacer un seguimiento de las ideas aportadas por todo el equipo.
  • Y mucho más…

Como podemos ver Lists no es únicamente una herramienta de uso personal, es excelente en el ámbito de grupos de trabajo para compartir información asociada a los proyectos o actividades que se estén desarrollando en equipo. Se integra de forma nativa tanto con Teams, ya que permite añadir listas a cada canal, y con Sharepoint.

 ¿Cómo se crea una lista en Microsoft Lists?

La aplicación está disponible para utilizarse en varias plataformas, a través del navegador web de nuestro ordenador, o través de la app para dispositivos móviles.

Una vez se ha iniciado el programa podemos crear una lista con solo pulsar “+”, lo que nos dirigirá a las opciones de crear plantilla si queremos personalizar y empezar desde cero, o bien utilizar como base cualquiera de las plantillas predeterminadas que nos ofrece en el caso que queramos. De igual modo, se puede acceder a las listas que has creado, así como a las más recientes.

Vamos a ver a continuación los pasos a seguir para crear una lista directamente desde la aplicación en el navegador web:

1º paso: Acceder a www.office.com, y en la barra de búsqueda, introducimos “Lists”.

Acceso a Microsoft List

2º paso: Creamos una nueva lista, que puede ser desde, desde una hoja de cálculo de Excel alojado en Office 365, o subiendo un archivo desde nuestro equipo.

Nueva lista en Microsoft List

Crear una nueva lista en Microsoft List

Crear una nueva lista en Microsoft List

Integración con Microsoft Teams

Como ya hemos mencionado anteriormente, se establece una conexión entre las diferentes aplicaciones y servicios de Microsoft 365, y en este caso hablaremos de Microsoft Teams. Para aquellas personas que no han trabajado con Teams, se trata de una herramienta que sirve para realizar videollamadas, así como para coordinar y canalizar la comunicación de grupos de trabajo, funcionalidad que aporta gran utilidad en escenarios de teletrabajo y trabajo remoto.

Veamos los pasos a seguir para añadir una pestaña con Teams dentro de un canal en un equipo:

1º paso: Dentro del canal, hacemos clic en el botón “+” para añadir una nueva pestaña:

Integrar Microsoft List en Microsoft Teams

2º paso: Seleccionamos la aplicación “Lists”:

Integrar Microsoft List en Microsoft Teams

3º paso: Creamos una lista o añadimos una ya existente:

Integrar Microsoft List en Microsoft Teams

¿En qué momento productivo podemos usar List?

Dentro de los 4 momentos que nos indica el Método Momentos Productivos® definido por La Fábrica del Tiempo® -anotar, planear, producir y analizar- Microsoft List nos puede aportar un importante valor, tanto a la hora de poder anotar de forma rápida cualquier tipo de información, como a la hora de revisar dicha información durante la producción.

Algunos ejemplos de uso List:

Roadmap de formación

¿Cuántas veces has recibido un email o has navegado por interner y has dado con un artículo interesante que querías leer pero no encontrabas el momento?

Aplicando el momento anotar sobre una lista llamada “Roadmap de formación”, podemos tener un listado completo de recursos formativos e informativos que podrás revisar en aquellos espacios de tiempo destinados a formación y mejora continua.

Buzón de sugerencias en tiempo de trabajo colaborativo

¿En alguna ocasión se te ha ocurrido una idea que querías compartir con el equipo y ha tenido un impacto menor por haber elegido un canal erróneo?

En el momento anotar, puedes aprovechar aquellas oportunidades que surgen y que no queden en saco roto, sin necesidad de interrumpir, añadiéndolas a una lista compartida en List. Si además se incluyen personas asignadas de revisión y estados, la eficacia será totalmente mayor.

Microsoft Lists vs Microsoft To-Do

A lo largo de este artículo se ha tratado de poner de manifiesto las características de Microsoft Lists, pero existe otra aplicación de gestión de listas de tareas que puede llegar a generar confusión sobre duplicidad, Microsoft To-Do.

La principal diferencia, desde el punto de vista de la filosofía de trabajo de La Fábrica del Tiempo®, es que Microsoft List nos aportará gran valor para almacenar información relacionada, y Microsoft To-Do nos ayuda a organizar los compromisos pendientes desde un punto de vista individual. Ambas aplicaciones facilitan una rápida anotación, y pueden ser totalmente complementarias si definimos claramente el “para qué” de cada una de ellas en nuestro día a día.

No olvides que, si quieres conocer una herramienta de gestión de tareas con funcionalidades de trabajo colaborativo y con posibilidad de análisis avanzados sobre el rendimiento del equipo, puedes probar la herramienta dailyjob, basada en el Método Momentos Productivos®.

Fuente imagen principal: https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/microsoft-lists

David Andújar Lozano
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