¿Qué es el teletrabajo y qué impacto tiene?
Definición de teletrabajo
→ Si atendemos a la definición de la RAE, teletrabajo es: “Trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas.”
Esto quiere decir que podemos entender el teletrabajo como una política de flexibilidad, establecida por una empresa u organización, que tiene como objetivo desarrollar la actividad laboral desde un lugar externo a la propia oficina en la que se trabaja habitualmente, todo ello haciendo uso de herramientas digitales.
Siendo esto así, ¿qué diferencia hay entre teletrabajo y trabajo remoto? El teletrabajo es una política establecida por una organización, y el trabajo remoto se refiere a la modalidad de trabajo que permite acceder a la información, y a la comunicación, en cualquier momento y en cualquier lugar.
“Tu empresa u organización necesita implantar una política de teletrabajo para poder trabajar en remoto cuando lo necesite.” Javier Cantos
Requisitos para implantar el teletrabajo
La implantación de una política de teletrabajo va más allá de “permitir” un trabajo fuera de la oficina, requiere tener en cuenta aspectos técnicos y legales para que se desarrolle con garantías.
Riesgos laborales en el teletrabajo
En relación a la prevención de riesgos laborales, hay que tener en cuenta algunos puntos clave como los siguientes:
- Adecuar la iluminación, ventilación y temperatura del espacio de trabajo.
- Revisar la seguridad en los cableados o en el almacenamiento de material y documentación.
- Respetar los horarios establecidos para conciliar el ámbito personal y el profesional.
Política de protección de datos en el teletrabajo
Desarrolla la actividad fuera de la oficina tiene un impacto con respecto al cumplimiento de la normativa de protección de datos. Algunos puntos a tener en cuenta son:
- Debe existir un acuerdo firmado que refleje la autorización de la empresa u organización a realizar las tareas mediante dispositivos electrónicos sin acudir a las instalaciones corporativas.
- El acuerdo debe reflejar el periodo en el que se autoriza dicha modalidad de trabajo.
- Si el desarrollo de la actividad fuera de la oficina implica el traslado de dispositivos, debe quedar reflejado en la autorización. Estos dispositivos seguirán las mismas políticas de seguridad previamente establecidas por la empresa u organización.
- El/la trabajador/a debe comunicar a la empresa u organización con la mayor brevedad posible cualquier pérdida de información o documentación.
- Si el trabajo se desarrolla con dispositivos personales, éstos deben disponer de medidas de seguridad para el evitar el acceso a la información por parte de terceras personas. Además, una vez finalizada esta modalidad, debe eliminarse toda la información o documentación almacenada que esté relacionada con esta actividad.
- La empresa u organización debe garantizar el derecho a la desconexión digital, respetando los horarios y garantizando la conciliación entre vida laboral y familiar.
Recursos técnicos para desarrollar el teletrabajo
Para poder desarrollar el trabajo fuera de las instalaciones de la empresa u organización, se deben proporcionar recursos en dos líneas:
- Dispositivos: O bien se proporciona un equipo de trabajo o bien se llega a un acuerdo para el uso de dispositivos personales para el ámbito profesional.
- Herramientas digitales: Conjunto de aplicaciones necesarias para organizar la información y la actividad pendiente (gestor de archivos, gestor de proyectos y tareas, etc), así como para realizar las comunicaciones (gestor de correo electrónico, herramienta de mensajería y videoconferencia, etc).
Trabajar en remoto ya no es una opción
Situaciones como la vivida con la crisis del COVID-19 han acelerado el proceso de adaptación de las empresas u organizaciones a modelos de trabajo distintos a los habituales.
Si bien se ha trabajado durante años en medidas de flexibilidad para facilitar la conciliación, culturalmente ha existido una resistencia a implantar políticas de teletrabajo. Uno de los motivos puede ser económico, ya que implica la inversión en dispositivos móviles (o transportables) así como en herramientas digitales, pero el principal está relacionado con la desconfianza.
Existe un gran apego al “presencialismo”, creemos en aquello que vemos, y lo que no se ve es como si no existiese. Puede tener un buen fundamento creer en aquello que ves, la cuestión es, ¿deberíamos cambiar la mirada para enfocarnos en ver los resultados?
El teletrabajo puede llegar a mostrar una de las grandes miserias de los equipos: la mala definición de lo que hace que hay que hacer y de quién tiene que hacerlo. Y ahí está el gran cambio cultural que debe producirse en los equipos, empezar a pensar en un modelo de trabajo colaborativo que facilite la comunicación, la orientación a objetivos y la consecución de resultados.
“Es necesario un nuevo mindset en el que pensemos en la responsabilidad sobre las tareas y no en la propiedad sobre las mismas. Las tareas no son tuyas, son del equipo, lo que es tuya es la responsabilidad para llevarla a cabo..” Javier Cantos
Una de las muestras de que el teletrabajo realmente funciona la tenemos si analizamos el modo de trabajo de las personas responsables de empresas, organizaciones o equipos. En muchos casos estas personas cuentan con un portátil para poder desarrollar determinadas actividades en su casa o fuera de la oficina. Su principal argumento es que necesitan poder acceder a la información cuando no están en su puesto de trabajo para poder realizar determinadas actividades. Y es aquí cuando pensamos, espera, ¿no es esto mismo lo que piden otras personas del equipo? ¿Acaso esa necesidad solo la tienen estas personas?
Implantar una política de teletrabajo permite que cualquier persona del equipo pueda trabajar remoto, en cualquier momento y en cualquier lugar, y eso es un beneficio para todas las partes. Evita que se produzca una paralización de la actividad por un contexto externo, y evita tener que improvisar medidas ante una situación sobrevenida.
“Teletrabaja de forma ágil como si estuvieses en la oficina, trabaja en la oficina con la “desconexión” de interrupciones que te proporciona el trabajo en remoto”. Javier Cantos
¿Cómo puede ayudar La Fábrica del Tiempo a definir e implantar una política de teletrabajo?
Desde La Fábrica del Tiempo queremos proporcionar a profesionales y equipos un marco de trabajo que facilite la planificación, la comunicación y en general, la coordinación de las personas, independientemente de dónde estén ubicados.
Contar con un EDTP Entorno de Trabajo Productivo® implica contar con una metodología común de trabajo y con unas herramientas digitales que trabajan alineadas con los objetivos. Puedes necesitar trabajar con una persona de tu equipo que está en la misma oficina pero a la que no necesitas interrumpir en cada momento, puedes necesitar trabajar con una persona de tu equipo que trabaja desde casa, y puedes necesitar trabajar con una persona de tu equipo que está en la oficina de otro país y tiene horarios distintos. El trabajo colaborativo bien implementado con el Entorno de Trabajo Productivo te permite solventar esos casos de forma natural y fluida.
El objetivo es que todas las personas del equipo sepan qué tienen que hacer en todo momento, que puedan revisar de forma rápida el estado de los proyectos o tareas sin necesidad de interrumpir constantemente a las demás personas, que puedan tener acceso a la documentación compartida sin depender de nadie, y que se puedan comunicar de forma fluida cuando tengan que tomar decisiones o resolver bloqueos.
Esta es la nueva forma de trabajo, conectados mediante el Entorno de Trabajo Productivo, desconectados del espacio físico.
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