Tal y como anunciábamos hace unas semanas, Microsoft ha comenzado la actualización de las aplicaciones de gestión de tareas para lograr una mayor cohesión e integración entre todas ellas. Hablamos de 3 herramientas principales:
ToDo |
 PLANNER |
PROJECT |
Novedades en la aplicación de Microsoft Teams
Las primeras novedades han llegado a la aplicación Planner incluida en Microsoft Teams, herramienta principal de comunicación de Microsoft 365 y, podríamos decir, hub de todas las aplicaciones de la suite.
Cambios en los espacios compartidos
Hasta ahora, teníamos las siguientes opciones para crear espacios compartidos de gestión de tareas:
- Plan de Planner: Los planes creados desde Planner debían estar asociados a un grupo de Microsoft 365.
- Proyecto en Project: Los proyectos podían estar asociados o no a un grupo de Microsoft 365. Eso sí, para poder tener conversaciones sobre tareas era necesario realizar dicha asociación.
- Plan en Loop: Los planes creados desde Loop podían estar accesibles a varias personas pero no requerían la asociación con un grupo de Microsoft 365.
A partir de ahora, la situación queda del siguiente modo:
- Para los espacios colaborativos desaparece el término ‘proyecto’ usado en Project para centrarlo todo en el concepto ‘plan’, derivado de Microsoft Planner.
- Se cuenta con dos tipos de planes:
- Plan básico:
- Se corresponde con el plan que hasta ahora se ha podido crear desde Microsoft Planner.
- Puede estar asociado de forma opcional a un grupo. Es necesario asociarlo para poder invitar a otras personas y para poder generar conversaciones sobre tareas.
- Este plan puede ser creado por cualquier usuario con licencia Microsoft 365 Empresa Básico o superior.
- Las listas de tareas creadas en ToDo se muestran en Planner (Teams) como planes básicos no asociados a un grupo.
- Plan Premium:
- Puede ser creado por cualquier usuario con licencia Project Plan 1 o superior.
- Puede estar asociado de forma opcional a un grupo. Es necesario asociarlo para poder invitar a otras personas y para poder generar conversaciones sobre tareas.
- Incluye funcionalidad premium como: escala de tiempo (GANTT), definición de objetivos y trabajo por iteraciones.
- Un usuario sin licencia Project Plan 1 o superior puede participar en un plan premium, aunque no tendrá disponibles las funcionalidades premium.
- Plan básico:
Tipos de tareas
La integración tiene como principal objetivo que se puedan consultar todas las tareas creadas en Microsoft 365 en un mismo lugar. En este sentido, ahora podemos diferenciar 2 tipos de tareas:
- Tareas privadas: Aquellas que son creadas en Microsoft ToDo o, diciéndolo de otro modo, que no han sido creadas en un plan compartido.
- Tareas compartidas: Aquellas que han sido creadas en un plan.
Menú principal
El menú de la aplicación ofrece 3 principales opciones:
- Mi día: En esta lista se muestras todas las tareas cuya fecha de vencimiento es ‘Hoy’, así como aquellas tareas de Microsoft ToDo que han sido marcadas con la opción ‘Mi día’.
- Mis tareas:
- Todo: Puedes ver todas las tareas de todos los espacios a los que tienes acceso.
- Tareas privadas: Muestra únicamente las tareas creadas por ti que no han sido asignadas a un plan.
- Asignado a mí: Todas las tareas que han sido asignadas a tu usuario, ya sea en un plan o en una lista compartida de Microsoft ToDo.
- Mensajes de correo electrónico marcados: Si se ha activado la integración entre ToDo y Outlook, cuando un correo electrónico se marque (se incluye una bandera), entonces aparece como una tarea en esta lista.
- Mis planes:
- Reciente: Últimos planes a los que se ha accedido.
- Compartido: Planes asociados a un grupo de Microsoft 365.
- Personal: Planes no asociados a un grupo de Microsoft 365.
- Anclado: Planes identificados como favoritos.
- Mi Teams: Planes enlazados con algún equipo de Teams.
Novedades en Microsoft ToDo
La aplicación Microsoft ToDo también ha incorporado novedades en las últimas semanas. Desde ahora se puede consultar el listado de tareas a través de dos vistas diferentes:
- Cuadrícula: Muestra las tareas en modo tabla, con información como el nombre, la fecha de vencimiento y la importancia (estrella de favorita).
- Lista: La vista que ya se tenía disponible hasta ahora.
Además de esto, desde ahora se pueden visualizar las tareas de los planes de Microsoft Project en ToDo, tanto en las lista ‘Asignado a mí’, como en ‘Planeado’.
Novedades en Planner
Los cambios en la aplicación web de Planner están anunciados para finales de 2024. Esto significa que por el momento no vamos a ver novedades en esta aplicación, aunque podemos adelantar lo que esperamos ver:
- Microsoft Project y Microsoft Planner se unen en una sola aplicación.
- Los usuarios con licencia Microsoft 365 Empresa Básico o superior van a poder colaborar directamente con usuarios que disponen de licencia Project Plan 1 o superior.
- Un usuario va a poder ver en un único sitio todas las tareas de todos sus planes, ya sean de tipo básico o premium.
Todos estos cambios aportan mucho valor para integrar y unificar la información, y resulta necesario hacer un buen diseño del sistema de trabajo con el que se va a organizar y comunicar el equipo.
¡Te mantendremos al tanto de próximas novedades!
- Cómo gestionar tus contraseñas si usas Microsoft 365: Una guía paso a paso - noviembre 2, 2024
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