La evolución del trabajo en equipo: el trabajo colaborativo
La historia nos ha ido demostrando que de forma regular se producen importantes cambios en la forma de organizar las actividades empresariales, y en la forma en la que desarrolla el trabajo llevado a cabo por las personas. Si echamos la vista atrás, generalmente estos cambios han estado íntimamente ligados a dos factores principales: medios de comunicación y energía.
A partir del siglo XVIII se produce un importante cambio en el ámbito económico y social a través de la Revolución Industrial que provoca una gran transformación en el estilo de vida de la época.
A través de una primera etapa, con la introducción de la máquina de vapor, y una segunda, con el uso de la energía eléctrica en empresas y medios de transporte, se consiguió potenciar de manera impensable los ratios de productividad de la industria, lo que tuvo una gran repercusión en la evolución de la economía, sociedad y tecnología de la época. Además, en el plano demográfico también se produjeron importantes cambios ya que se incrementó la mano de obra disponible debido a la fuerte migración interna de la población desde las zonas rurales a las zonas industriales.
En la actualidad nos encontramos inmersos en un nuevo cambio que algunos denominan como Cuarta Revolución Industrial (Industria 4.0) o la era digital, y que está auspiciado, por un lado, por un medio de comunicación que se ha vuelto tremendamente potente y cotidiano como es Internet y, por otro, las energías renovables que se van abriendo paso como una importante alternativa a fuentes de energía más tradicionales.
¿Qué cambios se se han producido en la forma de organizar el trabajo?
Aunque bien es cierto que todos estos cambios sociales y técnicos tienen su incidencia en los modelos de organización de las empresas, la realidad nos hace ver que las relaciones dentro de las corporaciones van un paso por detrás de las relaciones de la sociedad en general.
Este es quizás el principal motivo por el que muchas empresas no son capaces de sobrevivir a épocas de grandes cambios, como por ejemplo el actual, donde la globalización ha incrementado el nivel de competencia según el punto de vista más pesimista, y el nivel de oportunidades en un mercado más amplio según los optimistas.
Los principales cambios que se han producido tienen que ver con el “dibujo” de la estructura de recursos humanos de la empresa, es decir, con el organigrama, y sobre todo con la definición del método de relación entre cada uno de los miembros de ese organigrama.
Hemos pasado de estructuras totalmente verticales, centradas en la especialización, el trabajo en cadena (Teoría de Taylor) y la supervisión de la actividad por medio de cargos intermedios, a estructuras mucho más horizontales basadas en el conocimiento compartido, enfocadas en la consecución de objetivos, con mayor libertad de ejecución, y con la búsqueda constante de la satisfacción del cliente.
La introducción de un nuevo paradigma: El trabajo colaborativo
Se indicaba con anterioridad que nos encontramos actualmente en una nueva etapa donde Internet ha dado lugar a un marco de globalización y de democratización en el acceso a la información. El conocimiento adquiere una nueva dimensión y ya no es una parcela cerrada para grandes empresas con grandes laboratorios de I+D.
En esta etapa surgen nuevos modelos como el trabajo colaborativo. Yochai Benkler, autor de libro La Riqueza de las Redes, describe al trabajo colaborativo como: “el sistema de producción, distribución y consumo de bienes de información que se caracteriza por acciones individuales descentralizadas, ejecutadas a través de medios ampliamente distribuidos y ajenos al mercado y a sus estrategias”.
Si bien es cierto que el modelo de trabajo colaborativo se empezó a utilizar con fuerza en el ámbito educativo, en el desarrollo de grandes proyectos de software libre como el propio Linux, o en proyectos de enorme repercusión y relevancia como Wikipedia, a día de hoy esta forma de trabajar es la base para el éxito en la ejecución de proyectos empresariales que se llevan a cabo de forma deslocalizada geográficamente.
El gran fracaso del teletrabajo, ese concepto del que tanto se habla pero que tan mal se aplica, no tiene que ver precisamente con la necesidad o no de contar con la presencia de los miembros del equipo en una misma ubicación geográfica, sino con la mala definición de objetivos por un lado, y la mala organización de los recursos que deben cumplir con la consecución de dichos objetivos. No es lo mismo trabajar en equipo que contar con una organización orientada al trabajo colaborativo.
Si las principales diferencias del “trabajo en equipo” con el “trabajo en grupo” se centran en la orientación de todos hacia un fin común y en el sentimiento de pertenencia a esa unidad de trabajo, las principales diferencias entre el “trabajo en equipo” y el “trabajo colaborativo” radican en la responsabilidad individual de cada participante y el objetivo de producir conocimiento que tiene éste último.
Resulta complicado pensar que en gran parte de las organizaciones actuales, sobre todo en las dedicadas a servicios, siga teniendo sentido aplicar modelos verticales donde el papel de los superiores sea el de controlar y no el de facilitar el trabajo a sus colaboradores.
Obviamente sigue siendo importante una estructura donde existan personas con la función de tomar determinadas decisiones, pero una estructura enfocada a responsabilidades y funciones no implica que se defienda el establecimiento de cargos o títulos como se hacía con anterioridad.
¿Cómo impacta en las organizaciones?
Son muchos los casos donde empresas u organizaciones empiezan a trabajar con diferentes herramientas TIC sin antes haber definido la manera en la que se va a desarrollar dicho trabajo. Se confunde la metodología de trabajo con el manual de usuario de una aplicación, y las diferencias son más que obvias.
Una aplicación software presenta un conjunto de funcionalidades que pretenden facilitarnos la labor mediante la automatización de determinados procesos, pero esa herramienta no nos enseña por sí sola a usarla de forma óptima y eficaz, ya que puede ser utilizada de maneras muy diversas, y sobre todo, puede dar lugar a que en un mismo equipo cada miembro la use de forma distinta. Cada persona es totalmente distinta de las demás, y por tanto, cada empresa es muy diferente al resto. Siendo esto así, ¿cómo es posible que pensemos que todas las empresas van a trabajar del mismo modo con una aplicación?
En el ámbito de las aplicaciones de productividad, las empresas u organizaciones ponen en marcha herramientas de gestión de tareas/proyectos sin haber definido previamente las “reglas del juego”. Es lo que comúnmente se denomina, “empezar la casa por el tejado”. En general, de nada sirve comenzar a utilizar una determinada herramienta, sea de la naturaleza que sea, si no hemos definido y aprendido previamente a usarla. Esto en un equipo cobra si cabe más importancia todavía porque para que el uso sea eficiente y productivo para la empresa, debe hacerse de la misma manera por todos, o al menos de manera complementaria.
Es importante entender el uso de las aplicaciones como lo que son, un magnífico medio para desarrollar procesos de una manera mucho más eficiente, pero del mismo modo debemos asumir la responsabilidad de definir, aprender y enseñar su uso para que la experiencia esté alineada con las expectativas creadas.
La aplicación de métodos como el Método Momentos Productivos® de La Fábrica del Tiempo, el Método GTD® de David Allen, o frameworks de trabajo en equipo como SCRUM, de forma conjunta con las herramientas software incrementa de forma exponencial las posibilidades de éxito, esto es, la consecución de nuestros objetivos establecidos.
¿Cómo implantar en tu equipo un sistema de organización y comunicación basado el trabajo colaborativo?
En La Fábrica del Tiempo® hemos diseñado el Sistema Adocc, un sistema pensado para establecer un lenguaje común en la organización y comunicación del equipo. En el siguiente enlace puedes revisar ejemplos de sistemas de trabajo que hemos preparado para ti.
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