La gestión documental y del conocimiento en el teletrabajo

La gestión documental y del conocimiento en el teletrabajo

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La pandemia ha provocado que las políticas de teletrabajo intraempresariales, la descentralización de los puestos físicos, y el aumento de la utilización de herramientas de vídeo y chat haya crecido con una rapidez pocas veces vista en los cambios históricos de procesos o formas de trabajo.

Sin embargo en muchos de los casos la adaptación del personal, tanto en puestos de gestión como en niveles de producción y operativos, a la utilización de esas aplicaciones ha sido relativamente sencilla: En la “era digital” estamos, o deberíamos estar, acostumbrados a no necesitar de un apoyo constante de la persona que tenemos (o teníamos) justo al lado o enfrente en nuestra oficina. Ni que decir tiene de las aplicaciones, ya conocidas por ser en muchos casos utilizadas puntualmente pero que ahora se han re-convertido en el hilo conductor de nuestra vida laboral.

Pero algunos de los aspectos de la organización del trabajo típicamente llamado como “de oficina” en casa trascienden esa mera facilidad de proporcionar un equipo informático y una flexibilidad. Resulta obvio que en el tejido empresarial actual todavía hay un gran remanente de empresas cuyo hilo conductor es el archivo en papel: La documentación en formato físico sigue siendo crucial para la gestión de proyectos, para planificar las tareas e incluso para archivar el conocimiento estratégico. Y a día de hoy esto supone un riesgo para su efectividad y su propia supervivencia.

Mas allá de la digitalización de procesos, se hace necesario una forma de conseguir un acceso y una organización remotos al contenido principal del conocimiento de una organización, a su “core”, al núcleo conductor que define sus políticas, sus estrategias, sus métodos y sus procedimientos. Veamos algunos de los puntos más relevantes.

Barreras culturales y organizativas

Resulta obvio que es complejo pretender que de un plumazo todos nuestros archivos físicos o documentos de referencia estén automáticamente disponibles en casa. No obstante, esto se debe principalmente a una también evidente falta de previsión tecnológica en nuestro ámbito empresarial: Nadie podía preveer esta pandemia pero sí la inminente reconversión del trabajo en la era digital.

Entre otras causas esto se debe a la tendencia a formar organizaciones con un férreo control vertical, más caracterizadas por la supervisión directa continua y el presencialismo constante, variables ambas que en principio no hacían tan necesaria una gestión digital del conocimiento y la información.

Pero no se trata únicamente de una cuestión de tendencias de organización del trabajo; la educación temprana que hemos recibido la inmensa mayoría de los que nos encontramos en un periodo activo de nuestra vida laboral no ha sido digital, sino centrada en archivos y documentación física (libros, libretas, anotaciones, apuntes, etc.) por lo que en muchos de nosotros puede aún quedar un “remanente” de cierta resistencia a ese cambio que supone utilizar únicamente medios digitales.

Productividad y gestión de la documentación y conocimiento

En términos de productividad, entendiendo a la misma en términos de aquellas tareas que realizamos en nuestro día a día y que van alineadas con los resultados y objetivos que persigue nuestro equipo de trabajo, cambiar a una gestión digital de la documentación requerida para poder trabajar va a suponer que aquellos trabajadores en remoto puedan mantener los hitos y tiempos de producción establecidos en el trabajo en la oficina, sin necesidad de llamadas o mails constantes a la central para realizar consultas. Y todo ello con ese plus “extra” que supone la flexibilidad de poder trabajar en casa y evitar desplazamientos.

Pero no sólo puede optimizar procesos en remoto: Disponer de una digitalización de la documentación y conocimiento crucial, también en el trabajo presencial, ayuda a mantener unos niveles óptimos en cuanto a productividad y resultados dentro de esa cadena que supone organizar de una manera efectiva nuestro entorno de trabajo: Si puedo acceder de manera rápida a la información evito interrupciones en mis tareas, lo que a su vez implica mayor concentración y rapidez en la ejecución de las mismas, así como menos interrupciones a otros compañeros, menos reuniones, una mejor planificación, etc.

Y a nivel de edición y revisión, una vez implantado este sistema digital de gestión documental y del conocimiento se incrementa la facilidad con la que se puede actualizar toda esa información, estando disponible para todo el equipo en todo momento.

Soluciones prácticas

No hay una solución única; existen múltiples aplicaciones y técnicas para conseguir que todos los procedimientos, contenidos y protocolos necesarios para desempeñar nuestras tareas estén deslocalizados o en la nube. Como principales proveedores tecnológicos, tanto Microsoft, a través del paquete Office 365, como Google, a través de Workspace, ofrecen herramientas con una interfaz sencilla, intuitiva y práctica para acceder a la información en cualquier momento y en cualquier lugar.

En La Fábrica del Tiempo somos partners tanto de Microsoft como de Google, y acompañamos a nuestros clientes en el diseño y configuración del EDTP Entorno de Trabajo Productivo® a través de estas herramientas digitales. Nuestro propuesta de valor se centra en la metodología aplicada bajo esas herramientas, en ayudar a los equipos a encontrar su “para qué” y evitar que la digitalización se convierta en un proyecto de implantación de herramientas digitales en sí mismo.

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David Olivares
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