La regla 80/20 también conocida como la Ley de Pareto, es un principio que afirma que el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones. Este principio, formulado por el economista italiano Vilfredo Pareto, ha demostrado ser aplicable en muchos ámbitos, incluyendo los negocios. En este post, exploraremos cómo puedes mejorar la eficiencia y la productividad en tu empresa utilizando la Ley de Pareto con Microsoft 365.
Microsoft 365 es una suite de productividad en la nube que incluye aplicaciones populares como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, así como servicios en la nube como OneDrive y SharePoint. Estas herramientas pueden ser increíblemente útiles para las empresas, pero solo si se utilizan de manera eficiente. Con tantas funciones y capacidades disponibles, puede ser fácil sentirse abrumado y no aprovechar al máximo estas herramientas.
¿Cómo podemos aplicar la Ley de Pareto en Microsoft 365?
Priorizar las aplicaciones más utilizadas
- En el contexto de Microsoft 365, esto podría significar que el 80% de la productividad de tu empresa proviene del 20% de las aplicaciones que utilizas.
- Por lo tanto, podrías concentrarte en dominar aplicaciones como Outlook, Teams, SharePoint o Planner, que podrían estar proporcionando la mayor parte de la productividad. El uso de herramientas organizativas tanto para equipos como a nivel individual serán cruciales si quieres aplicar esta ley.
Enfocarse en las funciones más utilizadas
- Dentro de cada aplicación de Microsoft 365, es probable que solo un pequeño porcentaje de las funciones se utilicen con regularidad. Por ejemplo, en Excel, Word, PowerPoint es posible que la mayoría de los usuarios solo utilicen un pequeño conjunto de fórmulas y funciones.
- Puedes empezar a usar atajos de teclado o utilizar plantillas con tablas y dashboards creados anteriormente con tu conocimiento y podremos únicamente copiar y pegar sobre tus futuros resultados. Al centrarte en estas funciones clave, puedes obtener la mayor parte del valor de la aplicación.
Gestión del correo electrónico
- Es probable que el 80% de los correos electrónicos importantes provengan del 20% de tus contactos.
- Podrías configurar reglas automatizadas en Outlook para destacar o mover estos correos electrónicos a una carpeta específica, asegurándote de que no te pierdas los mensajes importantes y una tener una bandeja de entrada limpia y organizada.
Gestión del tiempo
- Puedes utilizar la regla 80/20 para ayudarte a gestionar tu tiempo en Microsoft 365. Si descubres que estás pasando mucho tiempo en tareas de bajo valor, trata de encontrar formas de automatizar estas tareas y procesos con las herramientas disponibles en Microsoft 365.
- Para ello te recomendamos el uso de herramientas de productividad centradas en conectar aplicaciones y automatizar flujos de trabajo como puede ser Microsoft Power Automate que está ya integrada en Microsoft 365.
Recuerda, la Ley de Pareto que puede ayudarte a maximizar la productividad en tu empresa pero es una regla general y no puede aplicarse exactamente en todas las situaciones. Sin embargo, puede ser una herramienta útil para ayudarte a pensar en cómo priorizar tus esfuerzos.
¿Cómo aplicamos nosotros la Ley de Pareto?
En La Fábrica del Tiempo®, hemos creado una metodología única, el Sistema adocc, enfocada en optimizar la productividad y la gestión del tiempo en el entorno laboral. Este sistema se centra en puntos clave para transformar la manera en que trabajamos, permitiéndonos alcanzar nuestros objetivos con mayor eficiencia y claridad.
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¿Conocías ‘La regla 80/20’ y como aplicarla correctamente?
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