OneNote: La solución de Office para la gestión del conocimiento

OneNote es la solución aportada por el paquete de Office 365 para capturar información referente a procedimientos, medios de ejecución de tareas, actas, notas de reuniones o documentos con información clave para tu compañía.

Es, por tanto, la herramienta más idónea del entorno de Microsoft para centralizar toda la gestión del conocimiento de tu compañía de manera integral, útil, práctica y sencilla, pudiendo organizar además la información en base a secciones y páginas.

Si buscas cambiar el modo en el que compartes la información procedimental, migrando de un sistema basado en papel o en comunicaciones por correo hacia una forma en la que toda la información se comparte y es de fácil acceso, esta aplicación te interesa.

Funcionalidades principales:

Compartir conocimiento, información y procedimientos.
Añadir y editar de manera rápida, ágil y sencilla notas de reuniones o información de carácter informal.
Configurar diferentes secciones y páginas.
Se pueden editar permisos de lectura y escritura.
Integración con múltiples aplicaciones del entorno de Microsoft Office 365.
Acceso desde herramienta online y desde aplicación de escritorio.
Posibilidad de añadir dibujos y esquemas.
Posibilidad de añadir fórmulas y ecuaciones.

Puntuación en base a la metodología de análisis de La Fábrica del Tiempo®

General: 7,50 75%

75%

Anotar: 5 50%

50%

Planear: 0 0%

Producir: 3,89 100%

100%

Analizar: 0 0%

Promueve la productividad

Promueve el teletrabajo

Detalles de la aplicación

La principal funcionalidad asociada a OneNote es la de centralizar información, procedimientos y anotaciones de manera colaborativa entre diferentes usuarios de una compañía en el entorno de Office 365.

Permite, de una forma muy sencilla e intuitiva, capturar elementos y además integrarlos con otras aplicaciones del entorno de Office.

Con OneNote el acceso al conocimiento y a los procedimientos necesarios para ejecutar las tareas se realiza de una manera más rápida y compartida, evitando interrupciones y procesos poco ágiles o improductivos.

Desde la perspectiva de la productividad personal y de equipo defendida por La Fábrica del Tiempo, contar con una herramienta de estas características puede ayudar a dejar atrás una serie de comportamientos, hábitos y rutinas que, si bien están muy extendidas, son ciertamente improductivas: Interrupciones con solicitudes de información, revisión continua y constante de la bandeja de entrada de correo electrónico, llamadas recurrentes con dudas sobre información, reuniones innecesarias, etc.

En términos generales, y por las características que presenta la propia aplicación, dentro de la metodología MMP® destaca en el Momento Anotar, ya que permite aglutinar información que de otras formas quedaría dispersa o individualizada en cada miembro del equipo.

Por tanto, si buscas potenciar cada uno de los Momentos Productivos, puede ser una buena forma de comenzar con la fase de captura de la información.

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