¿Cuántos canales de comunicación tienes que atender durante tu actividad diaria? Seguramente tendrás una o varias cuentas de correo electrónico, mensajes de chat (Microsoft Teams, WhatsApp, Slack, etc), llamadas y unas cuantas reuniones.
Es importante tener en cuenta que los canales de comunicación son muy importantes en la actividad diaria, ya que actúan como medios de transporte para enviar o recibir información, documentación o nuevas acciones a realizar. Ahora bien, la clave está en saber equilibrar el tiempo invertido en realizar acciones que requieren concentración con el tiempo invertido en revisar dichos medios de comunicación.
En ese sentido, y centrándonos en una de las principales herramientas de comunicación utilizadas a nivel corporativo, Microsoft Teams (incluida en la suite Microsoft 365), es bueno conocer cómo podemos optimizar y automatizar el proceso para convertir mensajes en tareas.
¿Cuándo tiene sentido convertir un mensaje recibido en una tarea?
La respuesta es muy sencilla: siempre que esa acción no la vayas a realizar de forma inmediata.
Como premisa rápida puedes establecer que todos aquellos mensajes que implican una acción para ti que no vas a realizar AHORA deberías anotarlos en tu espacio de gestión de tareas.
En Microsoft 365 existen dos principales herramientas para gestionar tareas: Microsoft ToDo y Microsoft Planner.
Medios de comunicación disponibles en Teams
En Microsoft Teams podemos tenemos disponibles los siguientes canales de comunicación:
Chat
La opción de chat, similar a la que podemos encontrar en herramientas como WhatsApp o Slack, nos sirve para establecer una comunicación a corto plazo con cualquier persona de la organización.
El chat puede enviarse a una o varias personas, y si la conversación entre varias personas se realiza de forma regular se puede guardar como un ‘grupo’.
Este medio de comunicación asincrónico puede utilizarse con una expectativa de respuesta a corto plazo (durante la mañana o durante la tarde), pero no inmediata.
Publicaciones en canales
Dentro de Teams es posible crear un equipo (asociado a un ‘Grupo de Microsoft 365’) en el que definir canales de comunicación. Cada canal cuenta con un apartado llamado ‘Publicaciones’.
Podemos entender las publicaciones como el muro de novedades del equipo, que bien puede ser un departamento, un equipo de un proyecto o flujo de trabajo transversal.
Este medio de comunicación, también es asincrónico, no debe utilizarse en ningún caso con la expectativa de respuesta inmediata y suele utilizarse para compartir información general.
Llamadas / reuniones
Las llamadas o reuniones se categorizan como medios sincrónicos y por tanto se utilizan cuando existe una necesidad de respuesta inmediata.
Cómo crear una tarea en ToDo o Planner desde un mensaje en Microsoft Teams
Cuando uno de esos mensajes recibidos en un chat o publicación de Teams implica una acción que no vamos a poder realizar en ese momento, podemos convertirlo de forma rápida en una tarea en Microsoft ToDo o Microsoft Planner.
Veamos los pasos a seguir:
Paso 1: Seleccionar la opción ‘Crear tarea’ desde el menú de acciones del mensaje recibido.
Paso 2: Seleccionar la lista de tareas en la que se va a crear la tarea
En el formulario que aparece tras hacer clic en ‘Crear tarea’, aparece una primera opción llamada ‘Crear en’. Ahí aparecen las siguientes opciones:
- Listas de Microsoft ToDo: Como mínimo aparece la opción ‘Tareas’, pero también muestra otras listas que hayas podido crear de forma manual en Microsoft ToDo.
- Listas en Microsoft Planner: Si has añadido un plan de Planner a un canal de un equipo en Teams, ese plan está disponible para poder añadir una tarea. En este caso aparecen los depósitos disponibles en ese plan.
Paso 3: Establecer el resto de datos de la tarea
Una vez seleccionada la ubicación en la que se va a crear la tarea, se pueden añadir los siguientes datos:
- Nombre de la tarea: Es importante que refleje claramente la acción a realizar.
- Fecha de vencimiento: En el MMP Método Momentos Productivos® se recomienda usar este campo como fecha de ejecución. (Aprende más sobre el MMP®).
- Notas: Por defecto añade la información del mensaje y en enlace al mismo (para consultarlo en el futuro). Se puede añadir cualquier descripción adicional que pueda ser necesaria para el desarrollo de la tarea.
En el caso de Microsoft Planner permite además asignar la tarea a cualquier de las personas que participan en el plan.
Paso 4: Agregar tarea
Una vez completados todos los datos se puede hacer clic en el botón ‘Agregar tarea’, y consultar la tarea en ToDo o Planner.
Esto permite automatizar la creación de tareas para que logremos el objetivo de tener todas las tareas pendientes en un mismo espacio. Si lo conseguimos, será mucho más fácil priorizar y decidir cuál es la tarea que tiene más relevancia en cada momento del día.
- Navegando en la era del trabajo asíncrono - noviembre 17, 2023
- La interrupción cognitiva: impacto y estrategias de manejo - noviembre 2, 2023
- Cómo usar Copilot Power Automate para programar tareas en Microsoft 365 - octubre 27, 2023
