Indicadores de rendimiento productivo

¿Cuántas tareas a delegar puedes identificar en tu día a día?

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Hace unos días, escuchando un podcast de emprendimiento en el que entrevistaban al ex CEO de una agencia digital, escuché al protagonista decir algo así como:
«Cada día, cuando llego a la oficina, me pregunto qué puedo hacer para que el mes que viene mi equipo dependa un 1% menos de mi.»
Su resultado fue que, unos 7-8 meses antes de concretar la venta de la agencia, apenas tenía incidencia en la operativa diaria del equipo.

Indicadores de rendimiento

Si relacionamos lo anterior con la gráfica de la portada, en la que podemos ver un listado de indicadores sobre rendimiento productivo, cabe preguntarse: ¿cuántas tareas a delegar puedo identificar en mi día a día?
Esta pregunta tiene un trasfondo importante que podemos analizar desde dos diferentes dimensiones:
  1. El tiempo que invierto en tareas que debería delegar no lo estoy invirtiendo en aquellas tareas en las que sí aporto un valor diferencial según mi rol en el equipo.
  2. Todas aquellas tareas que no estoy delegando pueden estar generando una brecha en el sistema de gestión del conocimiento del equipo si nadie más sabe cómo hacerlas.
Uno de los principales indicadores de rendimiento que podemos usar es: % de acciones realizadas que están relacionadas con las principales responsabilidades del puesto de trabajo.

¿Cómo medir esto?

Según las pautas del MMP Método Momentos Productivos®, es recomendable anotar todas las acciones pendientes en un mismo espacio. Esto no solo ayuda a tomar decisiones de forma más ágil cuando aparecen los imprevistos, sino que permite contar con un ‘histórico’ de acciones realizadas en un periodo de tiempo.
Con estos datos es posible realizar análisis periódicos para mejor el foco en el trabajo prioritario.

Pasos a seguir

Una forma sencilla de realizar este análisis puede ser la siguiente:
  1. Crea una tabla (hoja de cálculo, lista en Microsoft List, Airtable, etc) con los siguientes datos:
    • Nombre de la tarea.
    • Proyecto o función asociada.
    • Tiempo invertido (en horas).
    • ¿Debe delegarse? (Si/No).
    • Acción a realizar para delegar.
  2. Configura una tarea recurrente, por ejemplo cada lunes, para traspasar los datos desde tu gestor de tareas a la tabla creada en el punto anterior.
  3. Invierte tiempo en analizar. Para aquellas tareas que detectes que sí deben delegarse, define una acción concreta que puedas llevar a cabo para que la próxima vez puedas delegarla.
El objetivo es llegar a tener un porcentaje cercano a 0 de tareas que deben delegarse.
Si utilizas herramientas como dailyjob, puedes medir de forma automática el tiempo invertido en cada tarea gracias a la funcionalidad de time tracking.
En otros casos, como Trello, puedes generar flujos de automatización para que las tareas completadas pasen a tu listado de forma automática.
¿Te animas a comenzar?

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