Aprobaciones de Microsoft Teams

Cómo gestionar aprobaciones en Microsoft Teams

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Microsoft ha publicado recientemente una nueva funcionalidad para la suite Office 365, la gestión de aprobaciones en Microsoft Teams, un punto integrado para la gestión de flujos de comunicación que requieren validación entre los usuarios de una organización.

Hasta ahora, era posible gestionar aprobaciones desde aplicaciones como OneDrive, para solicitar la aprobación de documentos, o desde la creación de flujos avanzados en Power Automate. Todas estas aprobaciones se revisaban desde la opción «Acciones -> Aprobaciones»:

Aprobaciones de Power Automate

Como podemos ver, en esta última herramienta contamos con gran cantidad de plantillas que incluyen un proceso de aprobación, tanto con aplicaciones de la propia suite de Microsoft, como con aplicaciones de terceros que se integran a través de sus APIs.

Plantillas aprobaciones en Microsoft Power Automate

Con esta nueva aplicación integrada en Microsoft Teams, a partir de ahora contamos con un espacio unificado para la generación y revisión de aprobaciones.

¿Cómo podemos acceder a aprobaciones?

La nueva aplicación está disponible a través del menú principal de Microsoft Teams:

Acceso a aprobaciones de Microsoft Teams

Desde la configuración de una organización (usuario administrador), se puede establecer que se mantengan por defecto en el menú las aplicaciones deseadas.

¿Para qué pueden usarse las aprobaciones según la perspectiva de La Fábrica del Tiempo®?

Si entendemos Aprobaciones como una herramienta de comunicación dentro de los equipos, la podemos englobar dentro del conjunto de herramientas de comunicación asincrónica. Siendo así, la consideramos por tanto como una herramienta a través de la cual se van a enviar comunicaciones que no requieren una respuesta inmediata, y por tanto, no va a resolver bloqueos o urgencias que requieren solución inmediata.

Como emisor

El uso de flujos de aprobación podemos considerarlo como parte de la ejecución de tareas, por tanto, se complementa con actividades que tengamos planeadas en herramientas como Microsoft ToDo o Microsoft Planner.

Desde un punto de vista sencillo, si, por ejemplo, me he anotado una tarea que requiere validación interna de un documento por parte de una persona con la que no comparto espacio en ningún plan de Planner, puedo utilizar el flujo de aprobaciones para enviarle el documento. Esta persona recibirá una notificación en Microsoft Teams, y a partir de ahí podrá comunicarme de forma ágil (y asincrónica) su decisión.

Es importante destacar que el uso de Aprobaciones implica o facilita la automatización de flujos, pero no sustituye en ningún caso la gestión de proyectos y tareas que podemos hacer con otras herramientas de la suite de Office 365.

Como receptor

Como persona del equipo que puede recibir aprobaciones para que puedan ser aprobadas o rechazadas, tendré la herramienta Aprobaciones como una bandeja más que revisar de forma regular durante mi actividad diaria. En este caso, Microsoft Teams muestra una notificación por cada aprobación recibida, por tanto, el seguimiento es sencillo ya que lo tenemos integrado en esa bandeja de entrada que ya es de por sí el apartado de notificaciones.

¿Cómo se usan las aprobaciones?

Para enviar una solicitud sencilla

Paso 1:  Entrar en Aprobaciones desde el menú principal de Teams.

Paso 2: Hacer clic en el botón «+ Nueva solicitud de aprobación».

Paso 3: Seleccionar «Básico».

Paso 4. Incluir los datos solicitados:

  • Nombre
  • Aprobadores
  • Descripción.
  • Datos adjuntos (opcional). Se pueden adjuntar desde el ordenador, desde OneDrive o a través de un vínculo.

5. Hacer clic en «Enviar».

Para responder una solicitud sencilla

Paso 1: Hacer clic en «Actividad», del menú principal de Microsoft Teams.

Paso 2: Hacer clic en la notificación , y responder con aprobado o rechazado (o las respuestas personalizadas que haya incluido).

Para crear plantillas

Paso 1: Entrar a Aprobaciones desde el menú principal de Teams.

Paso 2: Hacer clic «Administrar plantillas».

Plantillas de aprobaciones en Microsoft Teams

Paso 3: Crear una plantilla nueva, desde el botón «+ Plantilla nueva», y seleccionar «+ Crear desde cero».

Paso 4: Seleccionar quiénes van a poder ver la plantilla.

Acceso a plantillas de aprobaciones en Microsoft Teams

Paso 5: Establecer el nombre descriptivo para que pueda ser fácilmente identificable cuando vaya a utilizarse.

Paso 6: Añadir y configurar los campos necesarios para la solicitud.

Asimismo, es posible utilizar las aprobaciones de Microsoft OneDrive y  Microsoft Sharepoint, y se pueden realizar configuraciones más complejas, con la integración de varias herramientas digitales, a través de Power Automate.

Imagen obtenida del portal web de Microsoft: https://support.microsoft.com/es-es/office/%C2%BFqu%C3%A9-es-aprobaciones-a9a01c95-e0bf-4d20-9ada-f7be3fc283d3

4 Comentarios. Dejar nuevo

  • Buenos días,
    quiero empezar a trabajar con esta app de «aprobaciones». Me gustaría saber si llega algún email de soporte con el requerimiento y posterior aprobación (o rechazo). Actualmente para el pago de algún impuesto local, el jefe de administración envía al CFO la solicitud aprobación por el email y luego recibe un OK. Quiero hacerlo por esta app pero necesitaría un soporte más alla de verlo en la propia app. muchas gracias

    Responder
  • Hola John,

    Gracias por comentar.

    Así es, cuando se asigna una aprobación a un usuario de nuestro equipo, éste recibe notificación por email y por el sistema de notificaciones de Teams.

    Espero que te ayude nuestro comentario.

    Responder
  • Hola,
    Las aprobaciones quedan ligadas a un equipo o canal?

    Responder
    • Hola Camilo. Las aprobaciones no están asociadas, a día de hoy, a ningún grupo, equipo o canal. Se realizan de forma directa entre los usuarios de la organización.

      Responder

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