Aprobaciones de Microsoft Teams

Cómo gestionar aprobaciones en Microsoft Teams

129

Microsoft ha publicado recientemente una nueva funcionalidad para la suite Office 365, la gestión de aprobaciones en Microsoft Teams, un punto integrado para la gestión de flujos de comunicación que requieren validación entre los usuarios de una organización.

Hasta ahora, era posible gestionar aprobaciones desde aplicaciones como OneDrive, para solicitar la aprobación de documentos, o desde la creación de flujos avanzados en Power Automate. Todas estas aprobaciones se revisaban desde la opción “Acciones -> Aprobaciones”:

Aprobaciones de Power Automate

Como podemos ver, en esta última herramienta contamos con gran cantidad de plantillas que incluyen un proceso de aprobación, tanto con aplicaciones de la propia suite de Microsoft, como con aplicaciones de terceros que se integran a través de sus APIs.

Plantillas aprobaciones en Microsoft Power Automate

Con esta nueva aplicación integrada en Microsoft Teams, a partir de ahora contamos con un espacio unificado para la generación y revisión de aprobaciones.

¿Cómo podemos acceder a aprobaciones?

La nueva aplicación está disponible a través del menú principal de Microsoft Teams:

Acceso a aprobaciones de Microsoft Teams

Desde la configuración de una organización (usuario administrador), se puede establecer que se mantengan por defecto en el menú las aplicaciones deseadas.

¿Para qué pueden usarse las aprobaciones según la perspectiva de La Fábrica del Tiempo®?

Si entendemos Aprobaciones como una herramienta de comunicación dentro de los equipos, la podemos englobar dentro del conjunto de herramientas de comunicación asincrónica. Siendo así, la consideramos por tanto como una herramienta a través de la cual se van a enviar comunicaciones que no requieren una respuesta inmediata, y por tanto, no va a resolver bloqueos o urgencias que requieren solución inmediata.

Como emisor

El uso de flujos de aprobación podemos considerarlo como parte de la ejecución de tareas, por tanto, se complementa con actividades que tengamos planeadas en herramientas como Microsoft ToDo o Microsoft Planner.

Desde un punto de vista sencillo, si, por ejemplo, me he anotado una tarea que requiere validación interna de un documento por parte de una persona con la que no comparto espacio en ningún plan de Planner, puedo utilizar el flujo de aprobaciones para enviarle el documento. Esta persona recibirá una notificación en Microsoft Teams, y a partir de ahí podrá comunicarme de forma ágil (y asincrónica) su decisión.

Es importante destacar que el uso de Aprobaciones implica o facilita la automatización de flujos, pero no sustituye en ningún caso la gestión de proyectos y tareas que podemos hacer con otras herramientas de la suite de Office 365.

Como receptor

Como persona del equipo que puede recibir aprobaciones para que puedan ser aprobadas o rechazadas, tendré la herramienta Aprobaciones como una bandeja más que revisar de forma regular durante mi actividad diaria. En este caso, Microsoft Teams muestra una notificación por cada aprobación recibida, por tanto, el seguimiento es sencillo ya que lo tenemos integrado en esa bandeja de entrada que ya es de por sí el apartado de notificaciones.

¿Cómo se usan las aprobaciones?

Para enviar una solicitud sencilla

Paso 1:  Entrar en Aprobaciones desde el menú principal de Teams.

Paso 2: Hacer clic en el botón “+ Nueva solicitud de aprobación”.

Paso 3: Seleccionar “Básico”.

Paso 4. Incluir los datos solicitados:

  • Nombre
  • Aprobadores
  • Descripción.
  • Datos adjuntos (opcional). Se pueden adjuntar desde el ordenador, desde OneDrive o a través de un vínculo.

5. Hacer clic en “Enviar”.

Para responder una solicitud sencilla

Paso 1: Hacer clic en “Actividad”, del menú principal de Microsoft Teams.

Paso 2: Hacer clic en la notificación , y responder con aprobado o rechazado (o las respuestas personalizadas que haya incluido).

Para crear plantillas

Paso 1: Entrar a Aprobaciones desde el menú principal de Teams.

Paso 2: Hacer clic “Administrar plantillas”.

Plantillas de aprobaciones en Microsoft Teams

Paso 3: Crear una plantilla nueva, desde el botón “+ Plantilla nueva”, y seleccionar “+ Crear desde cero”.

Paso 4: Seleccionar quiénes van a poder ver la plantilla.

Acceso a plantillas de aprobaciones en Microsoft Teams

Paso 5: Establecer el nombre descriptivo para que pueda ser fácilmente identificable cuando vaya a utilizarse.

Paso 6: Añadir y configurar los campos necesarios para la solicitud.

Asimismo, es posible utilizar las aprobaciones de Microsoft OneDrive y  Microsoft Sharepoint, y se pueden realizar configuraciones más complejas, con la integración de varias herramientas digitales, a través de Power Automate.

Imagen obtenida del portal web de Microsoft: https://support.microsoft.com/es-es/office/%C2%BFqu%C3%A9-es-aprobaciones-a9a01c95-e0bf-4d20-9ada-f7be3fc283d3

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Rellena este campo
Rellena este campo
Por favor, introduce una dirección de correo electrónico válida.
Necesita estar de acuerdo con los términos para continuar

curso office 365 La Fabrica del Tiempo
Sin categorizar

Todo lo que necesitas para trabajar de forma colaborativa con tu equipo: Microsoft Office 365 (demo)

¿Estás pensando en iniciar un entorno de trabajo colaborativo con tu equipo? Si no sabes cómo funciona o por dónde empezar no te preocupes. Te presentamos la formación online Microsoft Office 365 con todos los requisitos para que puedas planificar tareas, organizar el trabajo, comunicar y ejecutar de forma eficiente con tu equipo.

NOTA: Este es el curso DEMO, si quieres matricularte en el curso completo, HAZ CLIC AQUÍ
.
curso microsoft to do outlook La Fabrica del Tiempo
Sin categorizar

Organiza tus tareas de forma muy sencilla con Microsoft To-Do e intégralas con Outlook para no olvidarte de nada (demo)

Con Microsoft to-do y Outlook te damos las claves para que, por un lado te organices mejor, sin notas pegadas por tu escritorio, ni agendas, ni papeles sueltos… y además todo mucho más fácil porque aprenderás a gestionarlo unido al mail y a las nuevas tareas que se te van solicitando en el día a día, lo tendrás todo ordenado y no se te escapará nada.

NOTA: Este es el curso DEMO, si quieres matricularte en el curso completo, HAZ CLIC AQUÍ
.
Curso microsoft planner La Fabrica del Tiempo
Sin categorizar

Gestiona y organiza tus proyectos en línea a través de Microsoft Planner (demo)

Si llevas un tiempo con un proyecto pero hay pasos que te saltas o te agobias con tanta información, necesitas poner foco en la planificación de las diferentes etapas para ir resolviendo una a una hasta llegar a conseguir esos objetivos que te has marcado. Esta formación en Microsoft Planner está pensada para que sea fácil la gestión de tus proyectos ¡ahorrarás mucho tiempo!

NOTA: Este es el curso DEMO, si quieres matricularte en el curso completo, HAZ CLIC AQUÍ
.
curso planner outlook La Fabrica del Tiempo
Sin categorizar

Gestiona tus proyectos en línea con Microsoft Planner e integra tus mails de Outlook para tener toda la información en un click (demo)

Si lo que necesitas es avanzar en tus proyectos, para ello es fundamental la gestión de tu tiempo y escoger herramientas como Microsoft Planner y Outlook. Aquí aprenderás a que tus planes se vayan cumpliendo sin hacer más horas, no perderás más tiempo del necesario en ver tu bandeja de entrada, ni en pensar cada poco por dónde continuas… con estas herramientas implementarás un entorno de trabajo flexible, organizado y adaptado a tus necesidades presentes.

NOTA: Este es el curso DEMO, si quieres matricularte en el curso completo, HAZ CLIC AQUÍ
.
curso microsoft to do La Fabrica del Tiempo
Sin categorizar

Aprende a gestionar de forma rápida tus tareas con Microsoft To-Do (demo)

¿Cuántas tareas tienes marcadas al día en tu jornada laboral?¿Utilizas algún programa donde anotarlas? Te recomendamos que empieces a organizarte con Microsoft To-Do , sin notas sueltas, ni calendarios físicos, todo en un mismo lugar y de una forma mucho más organizada.

NOTA: Este es el curso DEMO, si quieres matricularte en el curso completo, HAZ CLIC AQUÍ
.
curso microsoft outlook La Fabrica del Tiempo
Sin categorizar

Correo electrónico: conoce todas las opciones y trucos de Microsoft Outlook (demo)

¿Crees que lo sabes todo sobre tu gestor de mails Microsoft Outlook? Puede que aún desconozcas algunas funcionalidades que te pueden servir muy mucho en tu día a día. En esta píldora formativa aprenderás seguro algo nuevo y podrás empezar a implantarlo en la gestión de tu bandeja de entrada lo antes posible.

NOTA: Este es el curso DEMO, si quieres matricularte en el curso completo, HAZ CLIC AQUÍ
.
curso office 365 La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de archivos, Gestión de comunicación horizontal, Gestión de proyectos, Gestión de reuniones, Gestión de tareas, Gestión del conocimiento, Gestión del correo electrónico

Todo lo que necesitas para trabajar de forma colaborativa con tu equipo: Microsoft Office 365

¿Estás pensando en iniciar un entorno de trabajo colaborativo con tu equipo? Si no sabes cómo funciona o por dónde empezar no te preocupes. Te presentamos la formación online Microsoft Office 365 con todos los requisitos para que puedas planificar tareas, organizar el trabajo, comunicar y ejecutar de forma eficiente con tu equipo.

.
curso planner outlook La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de proyectos, Gestión de tareas, Gestión del correo electrónico

Gestiona tus proyectos en línea con Microsoft Planner e integra tus mails de Outlook para tener toda la información en un click

Si lo que necesitas es avanzar en tus proyectos, para ello es fundamental la gestión de tu tiempo y escoger herramientas como Microsoft Planner y Outlook. Aquí aprenderás a que tus planes se vayan cumpliendo sin hacer más horas, no perderás más tiempo del necesario en ver tu bandeja de entrada, ni en pensar cada poco por dónde continuas… con estas herramientas implementarás un entorno de trabajo flexible, organizado y adaptado a tus necesidades presentes.

.
Curso microsoft planner La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de proyectos, Gestión de tareas

Gestiona y organiza tus proyectos en línea a través de Microsoft Planner

Si llevas un tiempo con un proyecto pero hay pasos que te saltas o te agobias con tanta información, necesitas poner foco en la planificación de las diferentes etapas para ir resolviendo una a una hasta llegar a conseguir esos objetivos que te has marcado. Esta formación en Microsoft Planner está pensada para que sea fácil la gestión de tus proyectos ¡ahorrarás mucho tiempo!

.
curso microsoft to do outlook La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de proyectos, Gestión de tareas, Gestión del correo electrónico

Organiza tus tareas de forma muy sencilla con Microsoft To-Do e intégralas con Outlook para no olvidarte de nada

Con Microsoft to-do y Outlook te damos las claves para que, por un lado te organices mejor, sin notas pegadas por tu escritorio, ni agendas, ni papeles sueltos… y además todo mucho más fácil porque aprenderás a gestionarlo unido al mail y a las nuevas tareas que se te van solicitando en el día a día, lo tendrás todo ordenado y no se te escapará nada.

.
Menú