Todos sabemos que el correo electrónico es una gran herramienta que se usa diariamente con multitud de fines. En la empresa resulta de gran importancia porque es una herramienta donde se pueden relacionar los equipos para comunicar noticias e información relevantes.

Pero hay que tener cuidado porque, tal como relata Susan Guillory en su publicación, es fácil que, debido al número de correos diarios recibidos, los empleados acaben ignorando los correos electrónicos de la empresa.

Enviar demasiados correos internos no es conveniente al igual que no prestar la suficiente atención a lo que está diciendo puede llevar a los empleados a desconectar. Por ello te mostramos ocho consejos para mejorar el uso del correo electrónico en la comunicación con el personal para involucrar al equipo y que se sientan valorados.

1.Vigila el tono del correo

Date cuenta que tu tono puede malinterpretarse. No es lo mismo un correo con una frase neutral que otro donde los signos de puntuación pueden ser percibidos por el destinatario como hostil o enfado.

Las comunicaciones por correo electrónico, debido a que no van acompañadas de expresiones faciales, pueden dar lugar a malentendidos. Es importante asegurarse que no parece ofensivo, por ello, si se tiene alguna duda sobre cómo podría interpretarse dicho mensaje, acércate al empleado y discútelo en persona o realiza una llamada telefónica.

2. Usa la dirección de tu empresa

Es posible tener varias direcciones de correo electrónico, personal y de negocios. Pero es conveniente que se utilice únicamente la dirección de correo profesional de la empresa para el envío de correos electrónicos a los trabajadores.

Además, si representa a algún departamento es conveniente usar el nombre del mismo para que las personas sepan de quién proviene.

3. No mandar correos innecesarios

El hecho de poder enviar correos a los empleados no significa que se tengan que mandar más de lo necesario. Antes de enviar uno, recapacita sobre si el correo electrónico es la mejor herramienta para esa comunicación o es más sencillo ir a hablar con esa persona. Esto debe hacerse para evitar la avalancha de correos innecesarios que acaban provocando la pérdida de eficacia del correo.

4. Tener claro el objetivo del correo

En armonía con el punto anterior hay que tener claro el motivo del correo. Esto es por ejemplo un envío de correo para informar a un empleado de un cambio horario, es decir, motivos que sean de importancia.

Tampoco es necesario responder todos los correos que se reciben, hay que distinguir los casos en los cuales sí aporta valor dar una respuesta a diferencia de si con la respuesta sólo se consigue aumentar la bandeja de entrada del destinatario.

5. Sal de tu rol

Por definición en la empresa se redactan emails rígidos y profesionales pero cuando sea apropiado se puede salir del molde profesional y hacer reír al equipo enviando ocasionalmente algún GIF o bromas apropiadas para mejorar el ambiente del equipo.

6. No a los excesos

En sintonía con el punto anterior sí está bien ser divertido, pero no hay que excederse. Hay una delgada línea entre apropiadamente casual e inmaduro. Hay que mantener la profesionalidad.

7. Asunto específico

La línea del asunto debe ser clara y concisa para mostrar al destinatario que esperar al abrir el email y así evitar divagaciones. Si es urgente o necesita que la persona haga algo concreto, ponlo en el asunto.

Cuanto más específico sea, mayor rapidez habrá en la respuesta.

8. Considera si el correo electrónico es el mejor canal

Como mencionamos al principio el correo puede resultar de gran utilidad en muchas ocasiones pero no siempre es así. Un ejemplo sería en la asignación de tareas porque se corre el riesgo de que el email se pierda entre el resto. En estos casos se recomienda el uso de herramientas de gestión de proyectos que pueden ser la mejor solución para asignar tareas a un empleado.

Por ello desde La Fábrica del Tiempo, os animamos a utilizar la herramienta Dailyjob. Dailyjob es un gestor de tareas y proyectos donde se facilita la creación y asignación de tareas entre miembros del equipo, así como la comunicación horizontal de forma fluida. Todo ello bajo la metodología de trabajo definida por La Fábrica del Tiempo.

¡No te lo pierdas!

Fuente: https://www.zippia.com/employer/8-tips-for-improving-email-communication-with-your-employees/