Multitud de empresas e individuos utilizan Microsoft Office 365 de manera regular para gestionar sus tareas diarias y archivos. Office 365, a pesar de ser una herramienta basada en la nube, no solo se utiliza desde un navegador web sino que puede usarse con las aplicaciones desktop que tiene disponibles.
En el caso de la gestión de archivos, se puede usar OneDrive para compartir fotos, documentos de Microsoft Office y carpetas enteras con otros usuarios. Los archivos y carpetas que están almacenados son privados hasta que se decide compartirlos, una vez se comparte se puede ver a quién o quiénes se le ha compartido. Y por supuesto, se puede dejar de compartir en cualquier momento.
Nueva funcionalidad B2B Sync
Ha sido el uso extendido del mismo lo que ha hecho que incorporen una nueva utilidad: la posibilidad de compartir bibliotecas de OneDrive con otras organizaciones o empresas.
A este escenario se le suele denominar de colaboración entre empresas o “B2B Sync” (“sincronización en el business to business”), ya que se produce la colaboración con otras personas en los archivos en tiempo real, además de compartir archivos y carpetas fácilmente desde OneDrive.
El B2B se beneficia de ello, ya que la opción de tener toda la biblioteca de otra compañía aporta agilidad y capacidad de coordinación. Se suprimen tiempos de espera para compartir archivo a archivo o elementos separados.
¿Cómo se hace?
Existen dos posibilidades: una es ser quien comparte y otra ser quien recibe.
Para compartir:
- Hacer clic en la carpeta o archivo que se desea compartir y seleccionar Compartir.
- Se debe indicar los nombres de las personas o grupos con las que se desea compartir archivos y se puede escribir un mensaje.
- Seleccionar las opciones del desplegable para cambiar el vínculo o permitir que los usuarios puedan editar los archivos compartidos.
- Seleccionar Enviar.
Para recibir:
- Se recibirá un correo electrónico donde se incluye un enlace para ir al elemento o elementos compartidos, se debe iniciar sesión.
- Para configurar la sincronización, hacemos clic en el botón Sincronizar.
- El navegador mostrará un mensaje preguntando si se desea abrir y deberá permitirlo.
- Se debe confirmar dónde se desea sincronizar el elemento o elementos compartidos en su ordenador.
- Se continuará con el asistente de configuración de la aplicación de sincronización de OneDrive y después de cerrarlo, comenzará la sincronización.
- Haciendo clic en el icono de la nube azul (en el área de notificaciones) se abre el centro de actividades de sincronización dónde se pueden ver los archivos.
Esperamos que sea de utilidad si estás usando o tienes pensado usar Microsoft Office 365 en tu día a día. Recuerda que desde La Fábrica del Tiempo podemos ayudarte a diseñar configurar tu EDTP Entorno de Trabajo Productivo® a través de Office 365, así como formar a tu equipo en el uso de las herramientas de esta suite de Microsoft.
Fuente de información: https://docs.microsoft.com/en-us/onedrive/b2b-sync
Fuente de la imagen principal: https://ccsearch.creativecommons.org/photos/bd1fb425-38c7-4f08-bb9a-bb570f663a04
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