Al comunicarnos con otras personas, tanto en el entorno laboral como en el personal, utilizamos diferentes canales de comunicación. Entre los más comunes de la actualidad, sobre todo en el entorno del trabajo, podemos destacar el correo electrónico y las aplicaciones de mensajería instantánea, como el WhatsApp. Aunque, por supuesto, también continúan siendo importantes la llamada telefónica y la conversación cara a cara.
Pero, ¿qué ocurre cuando elegimos mal el medio de comunicación en el equipo? Y, más importante aún, ¿cómo puedes elegir correctamente el medio que vas a utilizar para enviar un mensaje específico? Te lo contamos a continuación.
¿Qué pasa si eliges mal?
Vivimos en un mundo que está constantemente comunicándose. Y, sin duda, en las empresas la comunicación se vuelve incluso más importante. Pero, ¿qué puede pasar si eliges mal el medio de comunicación con tus compañeros, empleados o conocidos?
Generalmente, el mayor problema que esto trae consigo es un alto nivel de estrés y una saturación mental importante. Cuando no eres capaz de gestionar de forma efectiva los diferentes medios de comunicación que están a tu disposición, llega un momento en que no puedes más. De ahí, la importancia de contar con la ayuda necesaria para elegir el mejor medio de comunicación para tus mensajes.
Diferencias entre la comunicación síncrona y asíncrona
Resulta lógico pensar que hay determinados medios de comunicación que están pensados para un tipo de mensajes específicos. Por ejemplo, la diferencia entre el uso del WhatsApp y el correo electrónico puede resultar evidente: uno es un servicio de mensajería instantánea, y el otro no.
- Comunicación síncrona: los medios de comunicación sincrónica, o síncrona, funcionan en tiempo real. Esto significa que, por ejemplo, las llamadas telefónicas o el WhatsApp forman parte de este tipo de comunicación. Su finalidad es la de obtener una respuesta inmediata, por lo que en ocasiones de urgencia, en las que necesitas que el mensaje sea respondido de forma rápida, puede ser muy eficaz.
- Comunicación asíncrona: sin embargo, un medio de comunicación asincrónica, o asíncrona, permite que la persona que recibe el mensaje lo responda cuando le venga mejor, de manera no simultánea. El ejemplo más claro de este tipo de mensajería por internet es el correo electrónico. En ese caso, quien recibe el mensaje puede meditar en la respuesta, y enviarla cuando le plazca.
No podemos generar una expectativa de respuesta inmediata cuando utilizamos medios asíncronos como el correo electrónico.
Sin duda, es fundamental para tener una gestión eficaz en la empresa, saber distinguir entre estos dos tipos de comunicación. De esa manera, sabremos en qué momento es apropiado utilizar cada una de ellas.
¿Cómo elegir bien el medio de comunicación en el equipo?
Conocer el motivo que hay detrás de un mensaje y lo que esperas conseguir con él, es el principio para elegir adecuadamente el canal de comunicación más apropiado.
Además del tiempo de respuesta, también es importante tener en cuenta el contexto que envuelve al mensaje. Por ejemplo, no es lo mismo consultar una duda -que no requiere respuesta inmediata- a través de una tarea en un gestor colaborativo de proyectos, que hacerlo a través de un chat en el que estamos hablando de 7 temas distintos.
La diferencia está en el contexto ya que la persona que lo recibe tiene mayor claridad para ofrecer respuesta con más calidad y en menos tiempo.
En muchas ocasiones la mala decisión del medio de comunicación viene derivada de la falta de empatía con el resto del equipo, o por tener como prioridad los objetivos personales sobre los generales. Entendemos que «quitarnos de encima» una determinada cuestión nos ayudará a liberarnos de ese compromiso, pero en muchas ocasiones lo que estamos haciendo es generar problemas a las personas de nuestro entorno (ruido continuo).
En nuestro servicio de consultoría para la puesta en marcha del Entorno de Trabajo Productivo podemos responder a esta y otras preguntas similares. Por eso, si tienes dudas con respecto a cómo gestionar tus comunicaciones dentro de tu equipo, ponte en contacto con nosotros.
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