15 consejos inteligentes para gestionar la sobrecarga de correo electrónico en el trabajo
Una de las peores sensaciones que podemos tener al abrir nuestro correo electrónico es darnos cuenta de que hay muchísimos correos sin gestionar. Si te ha ocurrido, puede que te preguntes: ¿cómo voy a ser una persona productiva, si no consigo gestionar correctamente mi propio correo electrónico?
No te desanimes todavía. Hace algunos años, en el blog de Redbooth, Diana Ecker escribió un artículo reuniendo 15 consejos de diferentes expertos en la materia. Presta mucha atención a continuación, para que sepas cómo gestionar el correo electrónico de manera eficaz.
1. Reduce el número de carpetas de correo
Las carpetas son una forma muy útil de organizar tu correo electrónico. Pero, ¿te has preguntado si utilizas demasiadas carpetas? Si te has dedicado a crear carpetas para cada tema de los muchos que recibes correo, pregúntate si realmente te están resultando útiles para ser más productivo. Si tienes demasiadas carpetas creadas, no dudes en eliminar las que no sean relevantes.
2. Utiliza un lector de RSS
Como ya hemos mencionado en otros artículos de nuestro blog, hay determinadas cosas que no son relevantes en tu correo electrónico. Es muy común dejar nuestro correo en diferentes páginas para estar al corriente de sus novedades, y luego darnos cuenta de que hemos creado un monstruo, cuando recibimos cientos de correos al mes.
Un lector de RSS como Feedly puede ser la solución a este problema. Basta con crear una cuenta y decirle al lector las URL de las páginas sobre las que queremos tener novedades. De esa forma, en lugar de llenar el correo de información poco productiva, podrás acudir al lector de RSS cuando tengas tiempo y ahí tendrás las novedades de las webs que son relevantes para ti.
3. Automatiza el seguimiento de los correos
Algo que de manera muy común suele robarnos mucho tiempo en cuanto al correo electrónico, es hacer seguimiento de los correos que enviamos y de los que esperamos respuesta. ¿Cómo puedes automatizar el hecho de saber cuántos correos pendiente de respuesta has enviado?
En lugar de dejarlo a la suerte, según lo que recomienda el autor de Work Simply, Carson Tate, puedes hacer lo siguiente: al enviar ese correo, envíate una copia a ti (CC). Cuando la recibas, guárdala en la carpeta de “Seguimiento”. De esa manera, sabrás a cuántos correos estás haciendo seguimiento en cada momento, y no perderás el tiempo buscándolos por todas las bandejas del email.
Otra manera sencilla de poder hacer seguimiento, y que recomendamos desde La Fábrica del Tiempo, es contar con un gestor de tareas que permita identificar aquellas tareas que tienes en «en espera». En función del gestor de tareas «en espera» puede ser una lista de tareas, un estado o una categoría, pero lo importante es que tendrás una visión clara de todo aquello que sigue siendo responsabilidad tuya, pero que depende de una tercera persona.
4. Disminuye el número de newsletters
Como mencionamos en el punto número 2, es muy común ir por Internet dejando el correo electrónico para recibir las novedades de las diferentes páginas que nos gustan. Sin embargo, si esto se convierte en una costumbre, la cantidad de newsletters recibidas puede ser aplastante.
Por esa razón, puede que necesites hacer una limpieza de suscripciones. Para hacerlo de forma rápida, existen herramientas automatizadas, como Unrollme o Unsuscriber. Sin embargo, también puedes hacerlo de forma manual o delegar este trabajo en alguien más.
5. No es necesario que te despidas
¿Te ha pasado alguna vez, al escribir un correo electrónico rutinario, que te quedas al final un buen rato decidiendo cómo te vas a despedir? “¿Será mejor decir “un abrazo”, “un cordial saludo”, “espero tu respuesta”,…?” Existe un sinfín de posibilidades, pero según un artículo de Bloomberg escrito por Rebecca Greenfield, la mejor manera de terminar un correo electrónico es sin firma, simplemente terminando el correo electrónico.
6. Escribe lo esencial y te responderán más rápido
Si últimamente te has dado cuenta de que tus interlocutores tardan mucho en responder tus correos, es posible que el problema sea que tus emails no son fáciles de responder. Según Drake Baer, las personas responden rápidamente a los correos que no requieren demasiado esfuerzo, y dejan para el final aquellos que necesitarán más dedicación.
Si eres de las personas que se eterniza en la redacción de un email, piensa en tu receptor: ¿le resultará fácil descifrar lo que quieres decir? Ten por seguro que si algo se puede expresar en una frase, no es necesario escribir tres. Simplifica. Así le harás más fácil al receptor leer el correo, interpretarlo rápidamente y responder.
7. Escribe lo importante primero
Siguiendo en consonancia con el punto anterior y con el fin de simplificar, es importante escribir lo esencial al principio. Cuando estamos escribiendo un correo electrónico, muchas veces, dejamos para el final lo más importante.
Normalmente comenzamos el correo con una larga lista de explicaciones, saludos y otros asuntos irrelevantes; y dejamos la llamada a la acción o lo más importante para el final. Pero, si traemos esa parte importante al principio del correo, al receptor le será más fácil captar la idea rápidamente y responder si es necesario.
8. Ten claras las prioridades
El correo electrónico no puede ser quien dicte tus prioridades del día a día, y tampoco las de tus empleados, o quienes dependen de ti en el trabajo. Por eso, si no tienes claras tus prioridades, jamás podrás llegar a ser realmente productivo.
Según Gayle Lantz, es importante que priorices. Y, si tienes un puesto de responsabilidad y liderazgo en tu empresa, ayuda a otros a saber cuáles son sus prioridades y a mantenerse enfocados en sus principales actividades.
9. Identifica cuál es tu estilo de bandeja de entrada
Hay personas a las que les molesta enormemente tener una lista de correos pendientes. A otras, sin embargo, les da exactamente lo mismo. Identificar cuál de estos dos tipos de personas eres tú, te ayudará a gestionar de una mejor manera tu correo electrónico.
Si eres de los que no soporta tener ni un solo correo electrónico pendiente, ten en cuenta que nuestra Formación para Inbox Zero puede ayudarte a obtener excelentes resultados en tu bandeja de entrada.
10. Borra sin miedo
Hay quienes tienen miedo a borrar emails. Por ese motivo, cuando entran en su bandeja de entrada, simplemente cambian el estado del correo irrelevante por “leído”, o, como mencionamos antes, lo meten en una carpeta para “correo irrelevante”.
Pero no debes tener miedo de borrar correos que no son relevantes para ti. Después de todo, ¿para qué los quieres? Solamente ocupan lugar en tu bandeja de entrada, y te impiden tener a mano los emails que son realmente importantes.
11. Controla los procesos de manera eficaz
Es importante aprender a utilizar las herramientas adecuadas para gestionar de una forma más eficaz el correo electrónico. En este sentido, herramientas como Boomerang pueden ser muy útiles si, por ejemplo, utilizas Gmail.
Existen herramientas como esta, que te permiten guardar un correo que no puedes responder, para que reaparezca más tarde en tu bandeja de entrada. Boomerang también te permite mandar los correos electrónicos a la hora oportuna: si necesitas que alguien lo reciba el sábado a las 14 h. podrás dejarlo programado para que se envíe en ese momento, sin que tú tengas que darle a “enviar” en ese instante.
[Actualización] A día de hoy Gmail ha incorporado de forma nativa la funcionalidad que ofrece Boomerang, tanto la programación de envíos como la opción de posponer su lectura. La recomendación de La Fábrica del Tiempo es que evites posponer ya que cuando vuelvas a recibirlo no será mejor momento que el actual. Toma una decisión cuanto antes sobre dicha comunicación.
12. Haz llamadas cuando sea necesario
Según Jeff Weiner, el CEO de LinkedIn, de vez en cuando es necesario hacer llamadas telefónicas para evitar acumular tantos emails. Desde luego, elegir el canal de comunicación más adecuado es fundamental y, cuando queremos tener una respuesta inmediata, en lugar de enviar un email podemos, directamente, hacer una llamada telefónica y resolver la situación lo antes posible.
13. Gestiona los correos con la ayuda necesaria
Contar con la ayuda necesaria para saber cómo planificar tu correo, tener la formación suficiente para poder gestionar de mejor manera tu tiempo y el de tu empresa, o elegir adecuadamente el mejor canal de comunicación, son aspectos importantes para tu negocio.
Por eso, contar con la ayuda de La Fábrica del Tiempo, te puede ayudar a gestionar de mejor manera tu bandeja de correo entrante, y así tener menos emails pendientes que leer por la mañana.
14. Identifica los momentos en que es mejor hablar cara a cara
Hay quienes son alérgicos a hablar cara a cara. De hecho, hay ocasiones en las que hacerlo no es necesario, porque la conversación se puede resolver más fácilmente a través de un correo electrónico.
Sin embargo, saber identificar los momentos en los que hablar cara a cara es necesario, resulta fundamental para tu negocio. No todo los temas se pueden tratar por correo, y hay algunos que requieren la seriedad que solamente una conversación frente a frente puede aportar.
15. ¿Qué dice tu correo de ti?
La manera en la que gestionas el correo electrónico dice mucho sobre ti, tu productividad y tu manera de trabajar. ¿Cuántos correos tienes ahora mismo en la bandeja de entrada? Si tienes correos pendientes, ¿ya los has archivado en la carpeta correspondiente? Si alguien mirase ahora mismo tu bandeja de entrada, ¿qué pensaría de ti y de tu organización?
Hacerte estas preguntas te puede ayudar a reconocer si estás gestionando correctamente tu bandeja de correo electrónico. En caso de que necesites ayuda, ya sabes que puedes contar con nosotros y nuestra Formación sobre Inbox Zero.
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