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∞ El reto de los profesionales: Digitalización para ganar efectividad personal

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Hemos tenido la oportunidad de colaborar para la Revista Profesiones, con un artículo centrado en la importancia de la digitalización para ganar efectividad personal.

Os compartimos el contenido:

El avance tecnológico nos trae nuevos conceptos que debemos ser capaces de gestionar, interiorizar y procesar de forma adecuada, todo ello sin precipitación y sin medidas puramente estéticas.

Oímos hablar de cuestiones como la transformación digital, la introducción de nuevos modelos de organización horizontal o la aplicación de metodologías ágiles para el desarrollo de proyectos y tareas. Ahora bien, ¿tenemos claro el “para qué” de todo esto? ¿Qué objetivos tenemos? ¿Cómo vamos a abordar todos estos procesos? Y sobre todo, ¿cómo vamos a ser capaces de medir el impacto que tienen estas medidas que estamos aplicando?

Ese es el gran reto que se presenta a los profesionales y organizaciones del siglo XXI: poner el foco de atención en los procesos y no tanto en las herramientas.

Lanzo una pregunta para la reflexión: ¿Cuántas aplicaciones software hemos probado a lo largo de los últimos años, y cuántas de ellas hemos dejado de utilizar porque hemos concluido que no nos han aportado valor? La respuesta más probable es que hay un alto porcentaje de herramientas que no han terminado de “cuajar” en nuestra actividad, o que no nos han “enganchado” lo suficiente.

La explicación a esto es muy sencilla, no nos hemos planteado previamente cómo queremos trabajar con esa herramienta. Una herramienta digital debe estar enfocada en la optimización de uno o varios procesos, pero para poder mejorarlos, necesitamos previamente conocer cómo se está desarrollando ese proceso, y además, cómo queremos mejorarlo. 

Pongamos un ejemplo, ¿creemos que hacemos un buen uso de herramientas como Outlook o Gmail? Seguramente hemos puesto más atención en aprender las funcionalidades técnicas de la aplicación, que en determinar cómo puede ayudarme a mi (o a mi equipo) esa herramienta para que haya una comunicación fluida y no me genere una sensación de descontrol. ¿Tiene sentido que un mismo email sea leído varias veces (y marcado como leído-no leído-leído de forma recurrente) antes de tomar una decisión con él? ¿Es realmente útil contar con la bandeja de entrada del gestor de correo como listado de tareas pendientes? ¿Eso te lleva realmente a tener mayor control de los compromisos adquiridos?

Hemos dado por sentado que determinados hábitos que llevamos a cabo en nuestro día a día son totalmente válidos. Nos hemos cargado de ciertas “creencias absolutas” que seguramente están provocando una gran pérdida de tiempo (si, ese tiempo que siempre dices que te falta al final del día para poder terminar todo lo que tienes pendiente). Y voy un paso más allá, unos hábitos que no solo no potencian nuestra organización sino que dinamitan la de las personas que trabajan con nosotros.

Y esa es otra de las consecuencias que nos encontramos en una sociedad conectada como la actual, una sociedad que genera y transmite millones de datos por minuto. Hoy en día no podemos hablar de términos como “productividad personal” o “efectividad personal” sin hacer referencia al trabajo colaborativo. No trabajamos solos en ningún caso, ya sea por contar con equipo propio, o por trabajar con clientes, proveedores o colaboradores externos, y nuestra forma de planificarnos tiene un gran impacto en la capacidad de organización de dichas personas.

Siguiendo con el ejemplo del correo electrónico, ¿somos conscientes del “ruido” que genera reenviar un email a una persona sin indicar el motivo del mismo o lo que esperamos que haga? O, ¿nos damos cuenta del tiempo que hacemos perder a las personas que ponemos “en copia” en un correos que no les aportan ningún tipo de valor?

Seremos capaces de generar mucho más tiempo si ponemos atención en cómo lo gastamos en nuestro día a día.

Actualmente las empresas están centradas en la incorporación de nuevas herramientas de control horario para cumplir con la nueva normativa. Lo ideal en todo proyecto de mejora de procesos es que venga motivado por una voluntad clara de evolución, pero la realidad nos muestra que en ocasiones estos proyectos vienen derivados de la obligación de aplicar nuevos reglamentos legales

En este caso no podemos decidir esta nueva normativa ya que es una ley de carácter obligatorio, pero sí se puede decidir cómo se aplica dicha normativa para no solo cumplir, sino que sirva para potenciar o mejorar aspectos clave de la organización.

El control de horas puede ser una fantástica oportunidad para trabajar la optimización de las tareas realizadas en cada puesto de trabajo. El registro nos tiene que dar la oportunidad de medir, y por tanto, de analizar, no solo de justificar. ¿A qué estoy realmente dedicando mi tiempo? ¿Cuántas horas efectivas tengo en mi día a día con respecto a las trabajadas? ¿Puedo organizarme de otro modo para alcanzar los compromisos -y por tanto- los objetivos?

Hoy en día contamos con gran cantidad de soluciones software que permiten registrar el tiempo invertido en cada tarea y en cada proyecto, y todo ello de forma automática. Estas herramientas son denominadas como time tracking, y están totalmente integradas con gestores de proyectos enfocados en el trabajo colaborativo. No se trata de medir por medir, se trata de medir para mejorar cada semana y cada mes nuestra planificación, hacerla más eficaz, y conseguir que nuestras herramientas trabajen como asistentes digitales para nosotros.

En La Fábrica del Tiempo tenemos una misión clara de cara a nuestros clientes y alumnos, conseguir que cada persona sepa en todo momento qué es lo que tiene que hacer, y además que tenga todo lo necesario para ello. No es un reto sencillo, pero es mucho más sencillo de lo que parece si cada uno de nosotros ponemos de nuestra parte en pequeños hábitos del trabajo diario.

Desperdiciamos gran cantidad de tiempo en pensar qué es lo que debemos hacer ahora, o dónde están los documentos o la información que necesito para poder avanzar en la siguiente tarea, y eso provoca, por un lado, fatiga mental, y por otro, menor rentabilidad de la esperada en las actividades que llevamos a cabo.

La puesta en marcha de nuestro propio Entorno de Trabajo Productivo® nos ayuda a enfocarnos en esta línea, es decir, a definir una metodología clara de trabajo, a incorporar nuevos hábitos productivos, y a optimizar los procesos con herramientas digitales que se vuelven transparentes y trabajan en la consecución de objetivos.

La digitalización no va a llegar por el mero hecho de apostar por las aplicaciones más novedosas y llamativas, llegará cuando realmente tengamos claro que podemos mejorar, que queremos mejorar, y que estamos dispuestos a hacer por conseguir esas mejoras.

Trabajamos en un mercado global que no para de crecer y que nos pide cada vez mayor nivel de competitividad, es un camino de no retorno en el que solo podemos decidir avanzar o perder. 

¿Cuáles son los siguientes pasos que vas a dar?

Enlace: https://issuu.com/unionprofesional/docs/profesiones_n179/56

Medio: Revista Profesiones

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