En este artículo volvemos a retomar las recetas relacionadas con el gestor de proyectos Redbooth, concretamente la receta trata sobre cómo crear una plantilla de espacio de trabajo en Redbooth.
Contexto
El objetivo de esta receta es el de aprender a crear plantillas de espacios de trabajo, esto nos ayuda a no olvidar ninguno de los elementos que estos espacios han de llevar para la correcta consecución de los objetivos. Crearemos una de estas plantillas por cada área de trabajo que embarque uno de nuestros proyectos, así podremos tener plantillas para: marketing, IT, organización, contenido, coordinación y todo tipo de áreas del proyecto que necesitemos gestionar. Cuando hayamos creado nuestra plantilla solamente tendremos que realizar una copia de esta para cada uno de los proyectos en los que sea necesario usar ese mismo contenido.
¿Qué elementos necesitas para esta receta?
- Cuenta de usuario en la aplicación de gestión de proyectos: Redbooth.
- Navegador web.
Pasos para seguir la receta
Paso 1: Entramos en https://redbooth.com y pulsamos «login» para iniciar sesión en nuestra cuenta.
Paso 2: Pulsamos sobre “Espacios de Trabajo” y a continuación sobre “Añadir un espacio de trabajo”.
Paso 3: Elegimos un título para el espacio de trabajo (en mi caso Plantilla Organización), la privacidad del espacio de trabajo y si incluimos alguna plantilla predefinida (basada en las definidas por el propio Redbooth o en alguno de los espacios de trabajo que ya tenemos creados) y pulsamos sobre el botón «Crear«.
Paso 4: Añadimos a los miembros del equipo que estarán presentes en este tipo de entornos de trabajo y pulsamos «Siguiente«.
Paso 5: Ahora tendremos que enviar las invitaciones a los miembros que hayamos añadido al espacio de trabajo, solamente tendremos que pulsar sobre “Enviar invitaciones” y a continuación sobre “Hecho”.
Paso 6: Se nos abrirá en nuevo espacio de trabajo creado donde empezaremos a definir nuestras listas, para ello pulsamos sobre «Añadir una lista de tareas…«, establecemos el nombre de la lista (en mi caso «Bandeja de entrada») y pulsamos el botón “Enter” de nuestro teclado.
Paso 7: Creamos todas las listas que necesitemos para nuestro espacio de trabajo y proseguimos con el resto de opciones del tablero.
Paso 8: Una vez creadas todas las listas que necesitemos, añadiremos un color distintivo para este tipo de espacios de trabajo. Para ello pulsamos sobre “Configuración (icono del engranaje)”, pulsamos sobre “Personal workspace color” y elegimos el color con el que queramos representar esta tipología de tableros, en mi caso el verde.
Paso 9: Ahora elegiremos las integraciones que deseemos incluir en nuestro espacio de trabajo, pulsamos sobre “Integraciones” y a continuación pulsamos sobre el botón “Connect to…” de la aplicación que deseemos integrar en el espacio de trabajo.
Paso 10: Ahora volveremos a la visión general de nuestro espacio de trabajo haciendo clic sobre “Tareas”.
Paso 11: Pulsamos sobre “Conversaciones” para incluir alguna conversación que consideremos importante tener en cada copia de este espacio de trabajo. Un ejemplo puede ser una conversación de bienvenida al proyecto.
Paso 12: En el apartado de “Archivos” podemos subir cualquier documento que consideremos oportuno compartir para cada copia del espacio de trabajo, como por ejemplo, un manual sobre el uso de dicho espacio.
Paso 13: El apartado notas nos sirve para publicar información como contraseñas, procedimientos o listas de interés. Para acceder a notas pulsaremos sobre “Los tres puntos” y a continuación sobre “Notas”.
Paso 14: Ahora volveremos a la vista de tareas, aquí podremos copiar nuestro espacio de trabajo para poder utilizarlo en diferentes proyectos. Para copiarlo tenemos que pulsar sobre “Copia”, y después establecer el nombre y la privacidad. Una vez hecho esto nos cargará el nuevo espacio. (NOTA: También se puede usar la plantilla cuando creamos un nuevo espacio de trabajo desde el listado de espacios de trabajo o desde el botón +. En ese caso, seleccionamos la plantilla en «Your workspaces«.)
Tener plantillas para cada área de trabajo o cliente, nos ayudará a ahorra tiempo cuando empezemos un proyecto similar o con una estructura parecida a los de nuestras plantillas. Los espacios de trabajo de Reedbooth pueden ayudarnos a conseguir de forma más rápida nuestros objetivos, siempre y cuando estos espacios estén bien estructurados y con todos sus elementos bien definidos.
Graduado en Publicidad y RR.PP por la universidad de Alicante. Anteriormente trabajaba como freelance en temas referentes a marketing online, social media y diseño web.
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