Cómo crear una plantilla de tarea en Trello

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¿Estás harto de crear tareas idénticas en tus proyectos de Trello? Entonces hoy es tu día de suerte, en el siguiente artículo enumeraremos una serie de pasos para que aprendas a crear una plantilla de tarea en Trello  y no tengas que estar repitiendo los mismos pasos una y otra vez.

Contexto

Como indicamos en el artículo anterior, hoy somos muchos los que en nuestro día a día trabajamos con gestores de proyectos para organizar la actividad que hemos definido. Después de crear nuestros proyectos debemos introducir en cada uno de ellos las diferentes tareas que debemos completar para tener éxito, pero ¿y si en los distintos proyectos hay tareas similares? ¿Debemos crear las tareas  de una en una en cada proyecto? La respuesta es: No.

Al igual que vimos con los proyectos, también podemos crear plantillas para nuestras tareas que vayan a repetirse en varios proyectos, solamente hemos de introducir todos los datos necesarios para que la plantilla cubra las necesidades que vamos a tener.

Cuando tengamos creadas todas las plantillas de tareas que necesitemos para nuestros proyectos, solo necesitaremos copiar las tarjetas (tareas) en el tablero que deseemos.

¿Que elementos necesitas para esta receta?

  • Cuenta de usuario en la aplicación de gestión de proyectos: Trello.
  • Navegador web.

Pasos para seguir la receta

Paso 1: Entramos en https://trello.com e iniciamos sesión en nuestra cuenta.

Paso 2: Creamos un nuevo proyecto con nombre “Plantillas de tareas“, en el que crearemos todas las plantillas que podamos llegar a necesitar para nuestras listas.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 2

Paso 3: Una vez dentro del proyecto, creamos las listas en las que incluiremos nuestras plantillas de tareas.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 3

 

Paso 4: Ahora elegiremos una de las listas y crearemos la tarjeta plantilla, establecemos el nombre de dicha tarjeta y pulsamos sobre “Añadir“.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 4

 

Paso 5: Pulsamos sobre la nueva tarjeta creada.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 5

 

Paso 6: Se nos abrirá la tarjeta de la tarea, y en ella debemos introducir todos los datos necesarios para el correcto cumplimiento de la tarea.
La descripción, las subtareas de las que se compone (si es que lo hace) o si lleva alguna etiqueta.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 6

 

Paso 7: Lo primero que haremos será crear la descripción, para ello pulsamos sobre “Editar la descripción”, se nos abrirá un cuadro de texto en el que describiremos en lo que consiste la tarea. Una vez descrita pulsamos sobre “Guardar“.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 7-1

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 7-2

 

Paso 8: En cuanto a los miembros del equipo que se encargan de realizar la tarea, no indicaremos nada. Hay que tener en cuenta que cada una de estas tareas puede ser competencia de distintos miembros del equipo en los diferentes proyectos, por lo tanto agregaremos a los encargados de la tarea una vez la tarea haya sido copiada a su respectivo tablero.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 8

 

Paso 9: Ahora introduciremos las subtareas que componen la tarjeta principal, para ello pulsamos sobre “Checklist” y creamos la lista de acciones a realizar. A continuación pulsaremos “Añadir“.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 9

 

Paso 10: Una vez tengamos creada la lista, tendremos que añadir los elementos necesarios para su consecución, para ello lo que haremos será pulsar sobre “Añada un elemento“, a continuación tendremos que establecer el título del elemento y pulsar sobre “Añadir“. Realizaremos esta acción hasta completar la lista con todas sus subtareas.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 10

 

Paso 11: Ahora tenemos que establecer las etiquetas que tenga esta tarea, para ello pulsamos sobre etiquetas y seleccionamos las etiquetas que queramos ponerle a la tarea, en mi caso “Semanal“.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 11

 

Paso 12: Con nuestra tarjeta ya definida ahora solamente falta copiarla a los proyectos en los que se tenga que realizar esa tarea, para ello pulsamos sobre “Copiar“.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 12

 

Paso 13: Nos aparecerá un menú en el que se nos preguntará que elementos de la tarjeta queremos copiar y a que tablero, marcamos todos los elementos e indicamos el tablero en el que queremos duplicar la tarea, por último pulsamos sobre “Crear tarjeta“.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 13Crear una plantilla de tarea en Trello 13

 

Paso 14: Ahora nos vamos al tablero en el que hemos copiado la tarjeta para observar que así haya sido.

 

Crear una plantilla de tarea en Trello 14

 

Crearemos estas plantillas de tareas para cada tarea que se vaya a repetir en los diferentes proyectos. Esto nos ayudará a ganar tiempo a la hora de crear tarjetas similares en todos nuestros proyectos, además de conseguir que no olvidemos ningún elemento que deba hacerse en este tipo de actividades.

3 Comentarios. Dejar nuevo

  • Hola! ¿hay alguna manera de que se renueven las tareas solas sin tener que archivarlas o eliminarlas cada semana?
    Es decir, si cada lunes quiero publicar en la red, los martes facturar, es decir, tareas ya programadas… y que al comienzo de la semana este todo para empezar de nuevo

    Responder
    • Hola Cristina,

      En la versión gratuita de Trello no tienes opción de “programar” las tareas recurrentes, pero tampoco es algo que daba suponer un gran problema. Te recomiendo que identifiques la tarea con #semanal (para esas tareas de periodicidad semanal), y que dentro de la descripción indiques el día que se repite. En realidad cambiar la fecha supone 2 segundos. Lo puedes hacer tanto desde la vista kanban como desde la vista de calendario (en esta vista es tan fácil como arrastrar).

      De esta forma tienes más control. Cuando se tienen las tareas automáticas de forma recurrente nos encontramos problemas como que el siguiente día de ejecución puede ser festivo y toca editar manualmente.

      Si quieres una gestión más avanzada de tareas y proyectos, no dejes de probar https://lafabricadeltiempo.es/dailyjob

      Responder
  • Gracias Javycc, muy amable por ayudarme
    He creado dos columnas para cada día de la semana, las tarjetas a “realizar” y “Finalizado” hay un power-up, que es repetir, (lo que tú me aconsejas) y consigo que me duplique las tarjetas, pero en finalizado ahora tengo un montón de tarjetas en Finalizado que no me distingue fechas y a la hora de archivar, lo tengo que hacer manualmente porque si no, arrastro las que tienen la opcion de duplicar. ¿Hay alguna manera de archivarlas semanal o mensual sin hacerlo manualmente para dejar que se sigan repitiendo?
    Muchas muchas gracias!!

    Responder

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