En cualquier ámbito de nuestra vida tenemos reuniones para tratar diversos temas y tomar decisiones sobre ellos. En el plano profesional, estas reuniones que se plantean inicialmente desde un punto de vista positivo para lograr avanzar o resolver posibles conflictos, acaban convirtiéndose en muchos en casos en un problema en sí mismo.
El objetivo del post de esta semana es trazar los pasos a seguir para lograr productividad en las reuniones de modo que se conviertan en una herramienta totalmente válida y útil en cualquier organización.
¿Cómo organizar, planificar y ejecutar reuniones de forma eficaz?
Cuando decidimos solicitar o proponer una reunión, nuestra labor va más allá de enviar un email con la propuesta de día y hora para dicha reunión, debemos asegurarnos de proporcionar todos los datos necesarios para que esa reunión cumpla con las expectativas previstas.
Vamos a ver a continuación todos los pasos que hay que seguir:
Paso 1: Definir los objetivos y el orden del día de la reunión
Pensamos que es necesario convocar una reunión para tratar un tema concreto, por lo tanto lo primero que hacemos es definir de forma breve pero concisa cuáles son los objetivos que se plantean, es decir, cuál es el propósito de dicha reunión.
Una vez tenemos claro el propósito, vamos a elaborar el orden el día de la reunión. El orden del día es, ni más ni menos, que el guión que se va a seguir y que marcará el ritmo de la reunión. Este orden del día debe estar, obviamente, alineado completamente con los objetivos previamente definidos.
Cuando tengamos el orden del día seremos capaces de establecer el tiempo que será necesario para la reunión. Para que una reunión sea eficiente, se recomienda que tenga una duración aproximada de 45-60 minutos. En algunos casos podemos llegar a 90 minutos si son circunstancias especiales, pero si nos va a ocupar más de eso debemos plantearnos la posibilidad de organizar dos o más reuniones y separar los temas a tratar.
Paso 2: Analizar los participantes necesarios para la reunión
Cuando hablamos de participantes necesarios, hablamos de las personas que realmente van a aportar valor en dicha reunión.
Tan incómodo es para una persona asistir a una reunión sin saber qué hace ahí exactamente, como para la otra que ve que hay una persona cuyo papel y labor no tiene clara.
¿Habéis estado en alguna reunión con personas que no han hablado en toda la reunión?
Es más, personas que ni siquiera han tomado ni una sola nota o que en el mejor de los casos ha hecho un garabato en un folio en blanco que le han prestado.
Tenemos que evitar el error de invitar a personas «por si acaso». Si consideramos que puede ser interesante que aprendan o conozcan algo de lo que se va a tratar en la reunión, entonces hagamos que participen de una forma u otra para que se sientan involucrados.
Nuestro tiempo y el de nuestros compañeros, clientes o colaboradores es un recurso muy valioso y no nos damos cuenta de la cantidad que perdemos en las reuniones mal planificadas o mal orientadas.
Paso 3: Convocar a la reunión a los participantes seleccionados
La convocatoria se hace para que todos los participantes sepan los datos básicos de la reunión, es decir, la fecha, la hora y el lugar, pero también para que se envíe toda la información y documentación que será necesario revisar antes de la reunión.
En la convocatoria incluiremos el orden del día y aquellos documentos o datos a los que se hace referencia en el orden del día.
Si es posible, haremos la convocatoria con el tiempo suficiente para que todos los participantes puedan leer y revisar la información aportada. Si enviamos la convocatoria a las 9:00 para una reunión a las 12:00 y con 2 documentos para revisar, seguramente que haya personas que no puedan revisarlos, y probablemente el cumplimiento de los objetivos planteados para la reunión quede bastante comprometido.
Existen herramientas como Google Calendar o Outlook que nos permiten hacer invitaciones a reuniones, incluir datos adjuntos y una descripción el orden del día.
Paso 4: Tomar minutas durante la reunión
Durante la reunión debe haber una persona encargada de tomar las minutas que posteriormente servirán para redactar el acta oficial. Esa persona puede ser la propia organizadora de la reunión, o alguien que se designe para tal labor.
Las minutas contendrán como mínimo la siguiente información:
- Título de la reunión.
- Fecha y lugar de celebración.
- Listado de participantes. Incluye:
- Nombre.
- Apellidos.
- Empresa u Organización a la que pertenecen.
- Orden del día.
- Minutas. Comentarios que se producen en la reunión. Cada comentario debe identificar de forma clara a la persona que ha realizado dicho comentario para no dar lugar a malas interpretaciones o consideraciones difusas.
- Listado de tareas derivadas. Incluye:
- Nombre tarea.
- Persona responsable.
- Participantes en la tarea (opcional).
- Fecha entrega.
Cada participante en la reunión debe tomar sus propias notas para contrastar posteriormente con el acta de la reunión.
Paso 5: Envío del acta oficial de la reunión
La persona responsable de tomar las minutas preparará el acta, que es el documento comentado en el paso 4, pero revisado tras la reunión para corregir o actualizar datos si se considera necesario.
El documento, que puede ser firmado por el responsable u organizador de la reunión si se considera necesario, se enviará a los participantes de la reunión de forma que todos contrasten con sus notas y aprueben el contenido de la misma.
Si existe alguna modificación, se añadirá, en caso contrario, quedará aprobada.
Esto nos sirve para dejar claro entre todos que las tareas derivadas son las que se van a realizar finalmente, evitando así malas interpretaciones o expectativas incumplidas.
Paso 6: Programación y seguimiento de las tareas
Los responsables de las tareas derivadas deberán planificar en su agenda dichas tareas para cumplir con la planificación determinada en la reunión.
El seguimiento de las tareas derivadas dependerá de los responsables de equipo y/o proyecto.
Mejorar la eficiencia de nuestra participación en reuniones
Que no seamos los organizadores de la reunión y por tanto que no tengamos que tomar las minutas de la misma, no significa que debamos quedarnos con los brazos cruzados.
Para tener una participación eficiente en las reuniones a las que asistimos, debemos cumplir las siguientes recomendaciones:
- Revisar el orden del día que nos han enviado en la convocatoria de la reunión. Si no estamos de acuerdo con lo que se plantea o queremos proponer un cambio, debemos hacerlo con tiempo suficiente para que se puedan tomar medidas y no esperar hasta el mismo momento de la reunión.
- Leer y aportar la documentación necesaria a la reunión. Si somos nosotros los que tenemos que enviar algún documento, lo tenemos que hacer con suficiente antelación.
- Tomar notas en la reunión para anotar nuestras tareas que luego contrastaremos con las minutas oficiales.
- Lo mínimo que debemos anotar es:
- Nombre y datos (fecha y hora) de la reunión.
- Participantes.
- Nuestras tareas.
- Referencias. Esto es información que se ha nombrado durante la reunión y que queremos revisar después para analizar o por conocer más sobre ello. Ejemplo: alguna web o proyecto que se nombra y que no conocíamos.
- Se recomienda el uso de mapas mentales para tomar dichas notas. Herramientas disponibles:
- Freemind. http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
- Xmind. http://www.xmind.net/
- Mindmup: http://mindmup.com/
- Lo mínimo que debemos anotar es:
- Revisar las minutas que nos han pasado y contrastarlas con nuestras notas para aprobar las minutas o para aportar las modificaciones o cambios que consideremos oportunos.
- Planificarnos y programarnos las tareas que nos han asignado durante la reunión.
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