8 consejos para mejorar la comunicación por correo electrónico con tu equipo

La comunicación eficiente: el email (2ª parte)

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Tras la primera parte de esta publicación, continuamos con los siguientes pasos para establecer una comunicación eficiente a través del correo electrónico.

Tercer paso: Controla

Entrena al SPAM Killer

El servidor de correo que nos proporciona el proveedor al que hemos contratado nuestra dirección de correo electrónico (aunque sea gratuito lo estamos contratando) suele contar por lo general con un sistema de detección de SPAM para evitar que nos entre correo basura.

Estas herramientas se hacen más potentes conforme van aprendiendo de nuestra actividad. Es recomendable que nos acostumbremos a indicar qué correos son SPAM antes de borrarlos de modo que la próxima vez los pueda identificar y se enriquezca su conocimiento sobre nuestras preferencias.

Alta/baja de suscripciones a listas de correo

Las listas de correo son una de las principales fuentes de colapso de nuestra bandeja de entrada. Cuando estamos navegando por internet solemos suscribirnos o registrarnos en páginas web que posteriormente nos bombardean a información.

Existen herramientas de sindicación de noticias como feedly.com que son mucho más cómodas para poder estar al día de las publicaciones de los portales web que nos gustan.

Como es complicado saber a qué listas nos hemos suscrito y acceder a ellas para gestionar el alta/baja o modificar las notificaciones, la recomendación se centra en aprovechar la llegada de un nuevo email de esa lista de correo para modificar las opciones de suscripción o incluso tramitar la baja si consideramos que no nos aporta.

Como decíamos en el paso 1, si queremos seguir recibiendo emails de una lista de correo pero no queremos que nos llene la bandeja de entrada, podemos configurar filtros. Únicamente recomendamos el uso de filtros para estos casos, y sólo si es necesario.

“Si hay emails que no deben ser leídos, es que tu trabajo no está siendo tan efectivo como piensas” La Fábrica del Tiempo

Cuarto paso: Dosifica

Define bloques de tiempo de revisión

Nuestro día a día no puede estar guiado por la actividad de entrada y salida de mensajes del gestor de correo electrónico. Como hemos venido repitiendo desde el inicio, el correo electrónico es un medio de comunicación como cualquier otro, de modo que vamos a dosificar el acceso para que no se convierta en un ladrón de tiempo.

Debemos medir la importancia del correo electrónico, la cantidad de mensajes que recibimos al día, así como la relevancia de dichos mensajes para la consecución de nuestros objetivos. En base a todo esto, vamos a definir uno o varios intervalos de tiempo al día para revisar y procesar los emails. Estos intervalos los marcaremos en la agenda como tiempo reservado para el email, dándole la misma importancia que a otro tipo de tareas.

Es importante aclarar que no es lo mismo revisar que procesar:

  • Revisar: lo podríamos definir como una vista rápida -a través del asunto- de los mensajes que tenemos en la bandeja de entrada.
  • Procesar: es lo que explicaremos en el paso 5, y se centra en la actuación sobre cada uno de esos mensajes.

No es recomendable procesar el email a primera hora del día. Sin embargo, si es posible que por nuestro tipo de actividad pueda haber algún mensaje importante, de un cliente o superior, establecemos una revisión al inicio de la jornada, pero en ningún caso se procesarán los mensajes.

Después, establecemos al menos dos intervalos de tiempo, para procesar los emails. La duración no debe superar una hora en cada intervalo.

Quinto paso: Procesa

Todos los pasos anteriores nos marcan el contexto para poder realizar este paso de la forma más rápida, eficiente y cómoda, de modo que logremos el objetivo de reducir el estrés provocado por el correo electrónico, pasando a convertirse en una línea más de entrada de información, pero no en la principal.

En cada intervalo que hemos establecido para procesar los mensajes de nuestro gestor de correo electrónico, lo que vamos a hacer es ir abriendo cada email (la apertura puede hacerse en base a prioridad de los “asuntos” o en orden cronológico de entrada) para realizar alguna de las acciones siguientes:

  • Hacer
  • Delegar
  • Programar
  • Borrar
  • Archivar

Hacer

Si el email que hemos abierto supone hacer una actividad que nos va a llevar menos de 2 minutos hacerla (aproximadamente), entonces hacemos dicha actividad. Ejemplos: Hacer una llamada rápida; responder o reenviar este email; hacer una comprobación rápida; lectura de un mensaje informativo; etc.

Tras eso, archivamos el email en la carpeta o etiqueta que corresponda si es que consideramos que aporta valor conservarlo, y si contiene algún archivo adjunto que debemos almacenar, lo guardaremos en nuestro gestor de archivos.

Delegar

Si el email que hemos abierto implica la realización de una actividad que no vamos a realizar nosotros y que vamos a delegar, entonces nos encargamos de proporcionar la información y herramientas necesarias para que la persona a la que vamos a delegar, tenga todo lo necesario para llevar a cabo dicha acción.

Si es una persona de nuestro equipo, en la medida de lo posible le pondremos una tarea con dicha información en el gestor de tareas compartidas. En caso contrario, le enviaremos la información por el medio establecido entre ambas partes.

Tras eso, archivamos el email en la carpeta o etiqueta que corresponda si es que consideramos que aporta valor conservarlo, y si contiene algún archivo adjunto que debemos almacenar, lo guardaremos en nuestro gestor de archivos.

Programar

Si el email que hemos abierto supone hacer una actividad que nos llevará más de 2 minutos, entonces programaremos en nuestra agenda la ejecución de dicha acción para el momento que consideremos más oportuno, en base a carga de trabajo y prioridades.

Existe la posibilidad que la prioridad de dicha acción determine que sea ese mismo momento el necesario para ejecutar la acción. Debemos acostumbrarnos a gestionar bien las prioridades y urgencias para que esto sea una excepción y no algo común.

Tras eso, archivamos el email en la carpeta o etiqueta que corresponda si es que consideramos que aporta valor conservarlo, y si contiene algún archivo adjunto que debemos almacenar, lo guardaremos en nuestro gestor de archivos

Borrar

Si el email que hemos abierto contiene información que no requiere ningún tipo de acción, y además no es valiosa para nosotros, procederemos a borrar directamente dicha información.

Archivar

Es el caso en el que hemos recibido un email que es importante conversar, pero que no requiere de ningún tipo de acción por nuestra parte. En ese caso, se almacena en la carpeta o etiqueta correspondiente, y quedará disponible para ser consultado cuando sea necesario.

Recomendaciones finales

  • Bandeja vacía cada uno o dos días.
  • Utiliza herramientas como mailtrack para el seguimiento de los envíos realizados. Esta herramienta nos permite saber si el email ha sido leído.
  • Si utilizas un gestor de correo electrónico en la nube como Gmail, recuerda usar su modo sin conexión a través del navegador chrome para momentos en los que no tengas acceso a Internet.
  • Atención a la redacción:
    • Asunto: Debe ser concreto sobre la temática que se comenta en el contenido.
    • Contenido: Claro, directo y conciso. Si la información que hay que comentar es extensa, mejor incluirla en un documento y adjuntar dicho documento al mensaje.
  • Revisar antes de enviar. Revisa el objetivo del email, así como los destinatarios del mismo.

Ahora cuéntanos tú, ¿qué otros hábitos has incorporado en la gestión diaria de tu correo electrónico?

 

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