Tras la publicación de la primera parte del artículo donde repasamos cómo organizar el escritorio físico de nuestro entorno de trabajo, en esta segunda parte vamos a ver las pautas que podemos seguir para contar con un escritorio totalmente limpio en nuestro ordenador.

Organización del escritorio del equipo de trabajo

Del mismo modo que si se tratase de un escritorio físico, hay que mantener el equipo informático con un nivel medio-alto de organización. Las zonas que más suelen descuidarse son el Escritorio y la Carpeta Personal (o Mis Documentos).

Veamos una serie de recomendaciones que nos ayudarán a evitar la acumulación infinita de documentos duplicados, de imágenes o de programas descargados:

1) El “Escritorio” se usa para poner un fondo bonito que nos ayude a motivarnos, pero no para almacenar información.

• Debe quedar totalmente limpio o con los mínimos accesos directos que consideres útiles para el uso diario.
• Si eres de las personas que cree que tiene controlado lo que tiene en el escritorio, no te engañes, al final llega un punto en el que no encuentras las cosas y acabas duplicando archivos.

2) Vamos a crear una carpeta llamada “Descargas” dentro de nuestra “Carpeta personal” o “Mis Documentos” que usaremos como almacenamiento temporal.

• Alguno sistemas operativos ya la tienen creada por defecto al instalar los navegadores web Google Chrome o Firefox, podemos usar esa sin problema.
• Configuramos el/los navegador/es web para que las descargas que realicemos se guarden ahí por defecto. También guardaremos ahí los documentos que descarguemos desde nuestro gestor de correo electrónico.
• En esta carpeta o directorio vamos a almacenar esa información temporal que hemos descargado y sobre la que trabajaremos ese día o siguientes.
  • Una vez esa documentación ya no va a usarse, debe eliminarse de ahí, enviandola a la papelera si ya no es necesaria, o a nuestro gestor documental si es información que debemos o deseamos conservar para el futuro.
  • Los archivos de instalación de programas podemos almacenarlos aquí también, pero una vez instalado el programa, debe borrarse dicho archivo ya que acaba ocupando espacio en el disco y no aporta valor mantenerlo.
  • Al menos una vez a la semana debemos hacer una revisión de esta carpeta para borrar todo aquello que ya no nos resulta necesario.

3) Para almacenar la información.

• Recomendamos el uso de un sistema de disco duro en la nube (Google Drive, Dropbox, Box, etc) para poder tener disponibilidad de la información más allá de nuestro propio equipo. Si no confías en la privacidad de estos servicios, usa la carpeta Mis Documentos de tu equipo pero asegúrate de hacer copias de seguridad al menos una vez a la semana.
• Si en el equipo tienes información personal y profesional, crea dentro de la opción elegida (disco duro en la nube o el propio equipo) una carpeta llamada “Personal” y otra llamada “Profesional”.
• Crea carpetas por proyectos o temáticas de manera que la información quede organizada, pero sobre todo que permita una sencilla búsqueda cuando se necesite recuperar.

Recomendaciones adicionales para tener un ambiente de trabajo más cómodo y propicio

La música

Trabaja con música para favorecer la concentración y mantener la motivación. El tipo de música dependerá de dos cosas:

• Tus gustos. Selecciona listas de música o discos que te motiven. Servicios de streaming como Spotify o Google Play Music nos permiten gran cantidad de música de estilos que nos gusten, y además nos ayudan a descubrir nuevos grupos o artistas.
• El tipo de tarea. Usaremos un estilo de música más relajada o lineal cuando estemos con tareas que requieran mayor concentración. En tareas más distendidas o mecánicas podemos poner música más animada. La música puede animar cuando se padece estrés, pero también puede bajar el rendimiento si acaba distrayendo.

Si trabajamos en un espacio abierto, podemos usar los auriculares cuando estemos escuchando música de modo que no molestemos a los demás compañeros. Los espacios abiertos son complicados para realizar tareas que requieren gran concentración. Cuando no tenemos posibilidad de irnos a una sala privada para realizar este tipo de tareas, ponernos los auriculares con música relajada o lineal nos ayuda a crear nuestro propio espacio privado.

La iluminación

• Evita que la luz te llegue de espaldas a la pantalla de tu equipo. Esto te obligará a realizar un mayor esfuerzo con la vista y acabará provocando fatiga.
• Nuestro espacio debe contar con una buena iluminación durante todo el día. La luz natural es muy importante para crear un ambiente positivo.
• Cuanta más luz haya en la habitación, mejor será el sueño, la actividad y, en general, la calidad de vida.

Por último, te dejamos 5 trucos sobre cómo ser más productivo por las mañanas.

Y tú, ¿cómo organizas tu escritorio? ¿qué consejos adicionales aportarías?

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javycc

Es titulado en Ingeniería Técnica informática y Máster en Tecnologías Web por la Escuela Superior de Ingeniería Informática de Albacete, y Máster en Dirección de Empresas en Internet (MBAi) por el Innovation & Entrepreneurship Business School (IEBS). Actualmente trabaja como Director y Mentor Adocc en La Fábrica del Tiempo®, como product manager de dailyjob, y colabora como profesor en escuelas de negocio como IEBS o EOI.

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