Orden

Cómo organizar tu escritorio para ser más productivo (1ª Parte)

171

La organización del entorno de trabajo es tan importante como una buena ejecución de tareas para ser más productivo. Si tenemos un entorno con un alto nivel de desorden, nuestra concentración y rendimiento disminuyen de forma considerable.

Si nos alejamos por un momento de nuestro ámbito profesional, el desorden es algo que está más presente en nuestras vidas de lo que nos imaginamos. Nos pasa con la ropa en la habitación, con los platos y demás herramientas en la cocina, o en el baño con todos los elementos que nos ayudan a mantenernos impecables.

Pongamos un ejemplo muy sencillo

Imaginemos que entramos a la cocina de casa y venimos del comedor con un plato sucio. Si en ese momento la cocina está recogida y limpia, la inercia nos llevará a mantener ese estado y a depositar el plato en la pila para ser limpiado en ese momento o después. Sin embargo, si la cocina está desordenada y con platos pendientes de limpiar, lo normal será que dejemos el plato en cualquier sitio ya que no va a suponer ningún cambio en el entorno.

Nuestra mente funciona de esa manera, de modo instintivo somos más ordenados si nos encontramos ante un entorno organizado. Lo mismo pasa con los papeles o cualquier elemento en nuestro escritorio físico, o los documentos o programas en el escritorio digital.

En mi ciudad -y supongo que en muchas otras zonas de España- es muy común el dicho “limpiar lo que ve la suegra”. Esto se refiere a hacer una limpieza rápida (que no profunda) por una visita inoportuna o no planificada. Si lo pensamos, el coste de tiempo de ordenar las cosas es mucho más alto si lo hacemos de vez en cuando que si mantenemos un orden de forma constante. Haciendo de nuevo referencia a los dichos populares, “no es más limpio el que más limpia, sino el que menos ensucia”.

 

Papeleo

Ladrón de Tiempo: Papeleo

 

Aplicando esto al ámbito profesional, y de forma concreta a nuestro escritorio físico y nuestro equipo de trabajo, la recomendación es definir una forma de organización inicial, pero sobre todo, unas pautas que nos ayuden a mantener el orden con nuestra actividad diaria. Todos podemos ser limpios y ordenados un día, lo complicado es mantener ese estado de forma constante.

¿Qué objetivos nos marcamos?

  • Aprender a organizar el escritorio o espacio físico de trabajo.
  • Mantener en orden el escritorio o espacio físico de trabajo.
  • Aprender a organizar el escritorio digital de nuestro equipo de trabajo.
  • Mantener en orden el escritorio digital de nuestro equipo de trabajo.

¿Cómo lo hacemos?

Organización del escritorio físico

Cuando hablamos de escritorio físico nos referimos a la mesa donde desarrollamos nuestra actividad -en parte o en su totalidad- con el equipo informático.

A pesar de que cada uno de nosotros podemos tener un escritorio o mesa totalmente distinto, por lo general todos contamos con un espacio mínimo -mayor o menor en función del tipo de actividad- que podemos distribuir a nuestro gusto.

Será nuestra responsabilidad definir una organización inicial, pero sobre todo mantener un orden que sea sostenible para nosotros. No se trata de tener una mesa de anuncio de revista, se trata de que cada uno tenga en la mesa lo que pueda necesitar sin elementos que provoquen excesivo “ruido”.

Establecer el orden inicial

El orden inicial es algo muy subjetivo, dependerá de las necesidades de cada persona, de los gustos o incluso del tipo de actividad. No es igual el escritorio de trabajo de un administrativo que trabaja diariamente con facturas que el de un programador que desarrolla la mayor parte de su trabajo con el entorno digital.

A continuación enumeramos un conjunto de recomendaciones y consejos que podemos tener en cuenta para la organización y diseño del espacio:

  • El color verde en las paredes o elementos del espacio de trabajo te ayudan a ser más creativo.
  • El uso de plantas, tanto en la mesa como en la habitación en general, mejoran la productividad.
  • La pantalla del ordenador debe situarse a la altura de los ojos. Si no tienes soporte de esa altura, puedes usar libros o alguna caja para levantarla.
  • Colocar fotos de personas de tu entorno (familia, pareja, amigos, etc) te ayuda a liberar la mente en momentos de estrés.
  • Ten a mano los elementos que puedes utilizar con más frecuencia, como un bloc de notas, un bote con bolígrafos, un calendario, bandeja de documentos, etc.
  • El escritorio debe contar con espacio suficiente para que las manos y antebrazos queden apoyados, evitando así lesiones físicas.
  • Regula la altura de la silla los pies estén totalmente apoyados en el suelo o reposapiés para cuidar la espalda.

Mantener el orden inicial

Una vez tenemos el escritorio o espacio de trabajo diseñado y organizado a nuestro gusto, es momento de aprender una serie de consejos y premisas para que ese orden se mantenga en el tiempo y la mesa no acabe convirtiéndose en algo parecido a la siguiente imagen:

 

Escritorio saturado

Los consejos son los siguientes:

1) Organiza la documentación en carpetas, y las carpetas en armarios, cajones o bandejas (en función del espacio disponible).

2) Establece dos bandejas físicas (a ser posible apiladas) para la siguiente aplicación:

  • Bandeja de entrada. Documentación pendiente de revisar. Debe revisarse un mínimo de 2-3 veces por semana. Cuando se revise esta documentación, podrá pasar lo siguiente:
    • Eliminar si no es documentación que aporte valor.
    • Entregar a otra persona si esa documentación forma parte de una actividad delegada o que no nos corresponde.
    • Archivar si es documentación revisada y que no supone ninguna nueva acción.
    • Enviar a la “bandeja de actividades” si resulta necesaria para una tarea que vas a hacer en otro momento.
  • Bandeja de actividades. Documentación pendiente de ser usada en la ejecución de una tarea programada. Una vez se ha realizado la actividad para la cual requerimos la documentación, pasaremos a archivar dicha documentación.

3) Cuando sea posible, escanea la documentación que deba ser archivada y evita la información en papel pues resulta más costoso su almacenaje y su posterior búsqueda. Puede usarse un gestor documental individual o compartido.

4) Para la definición de proyectos u otro tipo de bocetos, usa mapas mentales en digital y evita los papeles.

5) Sustituye los post-it por tareas en el gestor de tareas o proyectos.

6) Las tarjetas de contacto guárdalas si quieres mantener referencia del diseño, pero los datos de los contactos los puedes guardar en un listado de contactos (hoja de cálculo), en un CRM, o en un gestor de notas tipo Evernote.

7) Notifica a tus bancos que no envíen cartas con los movimientos ya que esa información la que puedes consultar a través de la banca electrónica.

8) Sustituye, en la medida de lo posible, las suscripciones a revistas o boletines en papel por suscripciones mediante correo electrónico o lectores de revistas. Ahorras espacio y dinero.

En la segunda parte del artículo nos centraremos en la organización del escritorio de nuestro equipo de trabajo, de modo que podamos tener toda la información perfectamente localizable para cuando sea necesario.

 

3 Comentarios. Dejar nuevo

  • Buenos días:
    Muy interesante, y además útil, breve y conciso.
    Desde mi punto vista, tendría que ser una asignatura ó módulo a impartir en cualquier tipo de carrera.
    Saludos.

    Responder
  • alejandra ramirez
    septiembre 9, 2018 12:47 am

    Gracias por los consejos, definitivamente los tomaré en cuenta. Otro artículo relacionado muy útil es este https://bit.ly/2O1TmXM

    Responder
  • limpieza de comunidades en Madrid
    febrero 12, 2019 4:30 pm

    Esta organización asegura la rentabilidad pero también favorece otros temas. Por ejemplo, la limpieza del espacio de trabajo. Normalmente el orden del espacio asegura que este más cuidado y limpio.

    Responder

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Rellena este campo
Rellena este campo
Por favor, introduce una dirección de correo electrónico válida.
Necesita estar de acuerdo con los términos para continuar

SUSCRÍBETE A NUESTRA NEWSLETTER

Recibe las últimas tendencias sobre productividad en tu bandeja de entrada


ETIQUETAS

LO MÁS LEÍDO

momentos productivos curso productividad La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de proyectos, Gestión de tareas

Organízate, controla y gestiona de forma efectiva tu tiempo con el Método de Momentos Productivos MMP®

Si te estás planteando que pierdes mucho tiempo y que no avanzas, es una señal de que tienes que descubrir el MMP Método Momentos Productivos®, un nuevo método de gestión del tiempo perfeccionado por la Fábrica del Tiempo para implementarlo en el funcionamiento del día a día tanto a nivel individual como de equipos.

.
curso office 365 La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de archivos, Gestión de comunicación horizontal, Gestión de proyectos, Gestión de reuniones, Gestión de tareas, Gestión del conocimiento, Gestión del correo electrónico

Todo lo que necesitas para trabajar de forma colaborativa con tu equipo: Microsoft Office 365

¿Estás pensando en iniciar un entorno de trabajo colaborativo con tu equipo? Si no sabes cómo funciona o por dónde empezar no te preocupes. Te presentamos la formación online Microsoft Office 365 con todos los requisitos para que puedas planificar tareas, organizar el trabajo, comunicar y ejecutar de forma eficiente con tu equipo.

.
curso planner outlook La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de proyectos, Gestión de tareas, Gestión del correo electrónico

Gestiona tus proyectos en línea con Microsoft Planner e integra tus mails de Outlook para tener toda la información en un click

Si lo que necesitas es avanzar en tus proyectos, para ello es fundamental la gestión de tu tiempo y escoger herramientas como Microsoft Planner y Outlook. Aquí aprenderás a que tus planes se vayan cumpliendo sin hacer más horas, no perderás más tiempo del necesario en ver tu bandeja de entrada, ni en pensar cada poco por dónde continuas… con estas herramientas implementarás un entorno de trabajo flexible, organizado y adaptado a tus necesidades presentes.

.
one drive one note microsoft to do curso La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de archivos, Gestión de proyectos, Gestión de reuniones, Gestión de tareas, Gestión del conocimiento

Organiza tus tareas de forma eficaz con Microsot To-do, OneDrive y OneNote

¿Cuántas tareas tienes marcadas al día en tu jornada laboral?¿Utilizas algún programa donde anotarlas? Te recomendamos que empieces a organizarte con Microsoft to-do, One Drive y One Note, sin notas sueltas, ni calendarios físicos, todo en un mismo lugar y de una forma mucho más organizada. En este curso aprenderás en profundidad a organizarte y a compartir en línea toda la información que vayas necesitando para resolver tus tareas

.
curso microsoft teams planner La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de comunicación horizontal, Gestión de proyectos, Gestión de reuniones, Gestión de tareas

Microsoft Planner y Microsoft Team: todo lo que necesitas para la comunicación horizontal y el seguimiento de proyectos con tu equipo desde cualquier lugar

El teletrabajo está en auge, y no es casual que nos estemos dando cuenta ahora de sus inmensas posibilidades. Si estás buscando afianzar tu formación para trabajar colaborativamente desde cualquier lugar del planneta, tienes que conocer Microsoft Planner y Microsoft Team, dos herramientas digitales fundamentales, aprenderás a conectarlas para sacar el mayor rendimiento de tu equipo. 

.
curso microsoft one drive one note planner La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de archivos, Gestión de proyectos, Gestión de reuniones, Gestión del conocimiento

Gestiona y organiza tus proyectos en línea a través de Microsoft Planner, Microsoft OneDrive y OneNote

Si llevas un tiempo con un proyecto pero hay pasos que te saltas o te agobias con tanta información, necesitas poner foco en la planificación de las diferentes etapas para ir resolviendo una a una hasta llegar a conseguir esos objetivos que te has marcado. Esta formación está pensada para que sea fácil la gestión de tus proyectos y además incluye que entiendas cómo funciona One Drive y One Note para que la documentación también esté disponible siempre que la necesites ¡ahorrarás mucho tiempo! 

.
Curso microsoft planner La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de proyectos, Gestión de tareas

Gestiona y organiza tus proyectos en línea a través de Microsoft Planner

Si llevas un tiempo con un proyecto pero hay pasos que te saltas o te agobias con tanta información, necesitas poner foco en la planificación de las diferentes etapas para ir resolviendo una a una hasta llegar a conseguir esos objetivos que te has marcado. Esta formación en Microsoft Planner está pensada para que sea fácil la gestión de tus proyectos ¡ahorrarás mucho tiempo!

.
curso microsoft to do outlook La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de proyectos, Gestión de tareas, Gestión del correo electrónico

Organiza tus tareas de forma muy sencilla con Microsoft To-Do e intégralas con Outlook para no olvidarte de nada

Con Microsoft to-do y Outlook te damos las claves para que, por un lado te organices mejor, sin notas pegadas por tu escritorio, ni agendas, ni papeles sueltos… y además todo mucho más fácil porque aprenderás a gestionarlo unido al mail y a las nuevas tareas que se te van solicitando en el día a día, lo tendrás todo ordenado y no se te escapará nada.

.
curso microsoft to do La Fabrica del Tiempo
Cursos online, Gestión de proyectos, Gestión de tareas

Aprende a gestionar de forma rápida tus tareas con Microsoft To-Do

¿Cuántas tareas tienes marcadas al día en tu jornada laboral?¿Utilizas algún programa donde anotarlas? Te recomendamos que empieces a organizarte con Microsoft To-Do , sin notas sueltas, ni calendarios físicos, todo en un mismo lugar y de una forma mucho más organizada.

.
Menú