En La Fábrica del Tiempo comenzamos una serie de entrevistas de casos de éxito de aplicación de nuestros servicios. El objetivo es dar a conocer los resultados de proyectos que hemos desarrollado para la implantación de Entornos de Trabajo Productivo en empresas y organizaciones.

En esta ocasión entrevistamos a María Rosal Garcigoy, Directora de Estrategia Digital, para hablar sobre la experiencia tras la puesta en marcha del Entorno de Trabajo Productivo en RK PEOPLE, agencia de publicidad con sedes en Madrid, Barcelona y Latam.

María es titulada en Ingeniera Técnica Informática en Gestión de proyectos, aunque desde hace 15 años se considera como una persona de perfil tecnólogo reciclada al ámbito del marketing digital.

Comenzó a emprender en un proyecto de scouting de video para equipos de baloncesto y otros deportes. A partir de ahí continuó su vida laboral en una agencia de publicidad digital en Santiago de Chile (Chile), donde estuvo durante 4 años. Posteriormente volvió a involucrarse en un proyecto de agencia digital, llamada K-dreams, donde abrieron oficinas y proyectos en Perú, Argentina, Chile, Panamá, Mexico y Uruguay.

En el año 2011 decidió volver a Barcelona y la agencia K-dreams se fusionó con Revolution Publicidad para potenciar su negocio y crecer en Madrid. Esta fusión dio lugar a RK People. En estos años trabajando en la agencia ha estado involucrada en todo tipo de proyectos y estrategias digitales con clientes como Port Aventura, Prosegur, AON, National Nederlanden, Dunkin Coffee y muchos otros.

La Fábrica del Tiempo (LFDT): En primer lugar, cuéntanos sobre RK People, ¿cuáles son las líneas de negocio que desarrolláis?

María Rosal (MR): RK People es una agencia de publicidad y marketing independiente, realizamos cualquier trabajo relacionado con la publicidad. En mi caso, todos los proyectos y estrategias digitales que desarrollamos son conceptualizadas con el equipo.

Metodología de servicio de RK People

LFDT: En relación a la comunicación interna y a los hábitos de organización de los miembros del equipo, ¿qué necesidades habíais detectado?

MR: Teníamos una gran carencia en la comunicación interna, se perdía información y nos olvidábamos de muchas tareas. En mi caso, como punta del iceberg, no siempre sabía que en qué proyecto o tarea concreta estaba trabajando cada uno de los miembros de mi equipo, así como el estado actual de cada proyecto.

Desde La Fábrica del Tiempo se trabajo con el equipo de RK People en una fase de análisis para determinar los hábitos de organización y gestión de cada uno de los miembros del equipo, así como para conocer las necesidades reales de comunicación entre cada área de trabajo.

 

LFDT: ¿Se detectó desde el equipo de Dirección o a través de solicitudes del propio equipo?

MR: Se detectó desde el equipo de dirección, pero en el momento en el que transmitimos las inquietudes y problemas que teníamos, el equipo también fue consciente de la realidad y de que había que tomar acción.

La primera fase del proyecto se centró en establecer una nueva metodología de trabajo y organización en el propio equipo de Dirección. Esto ha permitido contar un apoyo fundamental en la posterior implantación de la metodología en el resto del equipo.

 

LFDT: A la hora de desarrollar el proyecto junto a La Fábrica del Tiempo, ¿cuáles fueron las principales barreras que os encontrasteis a nivel interno (equipo) y externo (clientes, colaboradores, etc)?

MR: Al principio el equipo interno de Barcelona, donde aplicamos el proyecto, estaba un poco “asustado”. En  mi opinión, creo que se pensaban que íbamos a implantar algo que les generaría estar expuestos en su trabajo diario, o que se les iba a monitorizar en cada paso que iban a realizar. A nivel externo no nos encontramos ningún tipo de barrera.

En todos los proyectos de gestión del cambio resulta clave la comunicación previa sobre los objetivos del proyecto, es decir, además de hacer partícipes a todos los involucrados, explicar el “para qué” de las acciones que se van a desarrollar. Con esto se logra mayor implicación y cohesión en el equipo.

 

LFDT: Mirando con perspectiva, ¿en qué crees que ha mejorado la gestión interna del equipo?

MR: En mi opinión (y percepción) ha mejorado en muchísimas cosas:

  • Motivación: La más importante creo que ha sido lo referente a la motivación del equipo, al ver que tienes todo ordenado, tu cabeza se libera y te permite trabajar más tranquilo y focalizado.
  • Comunicación interna: Nos conocemos mucho más entre nosotros en el equipo ya que nos decimos las cosas y buscamos soluciones.
  • Organización: Se nos escapan menos tareas ya que si sigues la metodología que hemos implantado todo queda registrado y escrito.
  • Optimización: Somos más eficaces trabajando y eso lo transmitimos a cliente ya que al final ordenas todo mucho mejor.
Desde La Fábrica del Tiempo se trabajo en la definición de una metodología de trabajo común a través de procedimientos y pautas  orientadas al trabajo ágil y colaborativo. Para optimizar dicha metodología se utilizaron las siguientes herramientas:

Entorno de Trabajo Productivo de RK People

LFDT: ¿Habéis definido métricas para medir esta evolución? Si es así, ¿podrías indicarnos cuáles son?

MR: Con la herramienta de registro y medición del tiempo vamos analizando si estamos mejorando en las líneas definidas, pero no hemos llegado a marcar unas métricas concretas.

Uno de los puntos clave en todo proceso de mejora es la medición de los objetivos planteados. La definición de métricas y su posterior revisión y análisis permite a los equipos seguir creciendo en base a las líneas definidas.

 

LFDT: La innovación y la mejora continua no es una opción si se quiere mantener el nivel de competitividad en el mercado, ¿qué retos os marcáis a corto y medio plazo?

MR: A corto plazo siempre tenemos el objetivo de no desviarnos de nuestra planificación, a medio plazo tenemos el gran reto de cohesionarnos a nivel organizativo con la agencia Séptimo, con la que nos hemos fusionado. Con ellos nos mudamos de oficina y tendremos que adecuar los procesos a ambos equipos.

Uno de los grandes retos a los que se enfrentan las compañías que “unen” sus caminos es establecer pautas comunes de trabajo. El análisis y la adaptación a las necesidades de cada equipo será clave para el éxito de dicha integración.


Fuente de la imagen principal: https://www.davidsa.com/rk-people-barcelona-en-el-edificio-david/