En esta publicación vamos a profundizar en una herramienta que quizás no sea muy usada de forma general, pero que puede llegar a ser de gran utilidad para muchos más casos y escenarios de los que nos pensamos. Hablamos de la videoconferencia.

Vamos a conocer en primer lugar un poco más sobre esta herramienta, y posteriormente veremos cómo hacer conexiones eficientes para que la tecnología sea un aliado y no un problema.

Como breve y sencilla definición, podemos decir que la videoconferencia es un sistema de comunicación que se establece mediante canales telemáticos (principalmente a través de Internet) y que posibilita la transmisión de audio y vídeo entre dos o más personas.

Ventajas y usos de la videoconferencia

La videoconferencia puede ser usada en múltiples casos, no se trata únicamente de una herramienta disponible para las reuniones de grandes empresas o de técnicos expertos.

Hace unos años, el uso de este sistema se limitaba a unos dispositivos específicos que se conectaban entre ellos, pero hoy en día existen multitud de aplicaciones software (tanto de escritorio como de acceso web) que nos ofrecen gran cantidad de opciones y funciones.

Hoy en día la videoconferencia se posiciona como un canal de comunicación universal - tuitear          

¿En qué casos podemos hacer uso de la videoconferencia?

  • Comunicación interna en equipos geográficamente distribuidos (de forma puntual o regular):
    • Reuniones de coordinación de proyectos. Para una buena coordinación de equipo, se establecen reuniones con una periodicidad máxima de 1 o 2 semanas. Estas reuniones pueden llevarse a cabo a través de videoconferencia cuando se trate de equipos que tienen sedes en diferentes puntos geográficos, o bien en situaciones en las que algunos miembros del equipo se encuentre en una localización distinta por motivos de la propia actividad.
    • Presentación de nuevos proyectos, productos o servicios a los miembros del equipo. Una muy buena práctica de comunicación interna es realizar presentaciones de nuevos proyectos, productos o servicios a los miembros del equipo antes de que sean publicados al exterior. Debemos tener en cuenta que los componentes de nuestro equipo serán los principales prescriptores de nuestros servicios.
    • Asistencia técnica a compañeros para resolver dudas o problemas técnicos. El sistema de videoconferencia nos permite compartir la pantalla para mostrar paso a paso las instrucciones e indicaciones.
    • Formación interna. Si la empresa tiene definidos programas de formación continua o de iniciación para nuevas incorporaciones, el sistema de videoconferencia puede ser un excelente medio a través del cual impartir seminarios online.
  • Comunicación externa con clientes o colaboradores:
    • Reunión de presentación de servicios. En el contexto de mercado globalizado en el que nos encontramos en la actualidad, resulta difícil pensar que todas las reuniones con potenciales clientes o colaboradores se puedan llevar a cabo de forma presencial, al menos en ocasiones donde se pretende una toma de contacto o prospección inicial. Si tengo un negocio en Madrid y me ha surgido la posibilidad de ofrecer servicios a un cliente en Buenos Aires, el sistema de videoconferencia se posiciona como un canal clave para hacer esa toma de contacto inicial.
    • Reunión de seguimiento de proyectos. En la implantación de servicios o productos a clientes, podemos establecer hitos de seguimiento para evaluar y analizar el estado del proyecto. En los casos en los que no sea viable la reunión presencial, el seguimiento mediante videoconferencia resulta muy operativo.
    • Consultoría y soporte técnico. Resolución de incidencias, dudas o consultas con un servicio más rápido y asequible para el cliente o colaborador.
    • Formación a clientes. Tras la implantación de proyectos, existen ocasiones en las que se realiza una formación posterior a un cliente individual o colectivo. La formación a través de videoconferencia es más flexible, cómoda y asequible. Además, muchos sistemas permiten grabar la sesión para que pueda ser consultada con posterioridad sin necesidad de ir tomando notas adicionales.
  • Uso personal:
    • Cada día es más frecuente encontrarnos con casos en los que tenemos a familiares y amigos fuera de nuestra ciudad o país. Los dispositivos móviles junto con los sistemas de videoconferencia nos permiten tener una comunicación más fluida y cercana con estas personas especiales.

¿Qué ventajas me ofrece la videoconferencia?

  • Reducción de costes. De forma directa, nos permite ahorrarnos costes de desplazamiento y alojamiento para la celebración de reuniones en distintos puntos geográficos. Además, existe un coste oculto que no siempre valoramos, nuestro tiempo. Cuando organizamos un encuentro por videoconferencia, generalmente estamos dedicando el tiempo que tenemos previsto para ese encuentro, sin embargo, en una reunión presencial sumamos el tiempo de la propia reunión más el tiempo de ida y de vuelta. Nuestro tiempo tiene un coste mucho más alto de lo que pensamos.
  • Amplitud de mercado. A día de hoy, ¿cuántas empresas se plantearían abrir nuevos mercados si tuvieran que invertir recursos en desplazamientos regulares a cada uno de esos nuevos mercados? El comercio electrónico es un claro ejemplo de servicio globalizado que hace uso sistemas como la videoconferencia para acuerdos con partners locales, proveedores de otros países, o soporte a clientes de distintos países desde un mismo punto.
  • Competitividad. La videoconferencia amplía la capacidad de servicio y la eficiencia en la ejecución de los procesos de la empresa.
  • Flexibilidad y comodidad. Es tan sencillo como fijar un horario que sea común para todos los asistentes, y celebrar el encuentro. Algo tan complicado a priori como trabajar con empresas o profesionales con husos horarios totalmente distintos a los nuestros, puede ser resuelto de forma sencilla con reuniones de coordinación y seguimiento a través de videoconferencia en horarios comunes.

Es importante destacar que, aunque el sistema de videoconferencia permite la transmisión de vídeo y audio, en ocasiones podemos plantear sesiones y reuniones en las que únicamente se emita audio por motivos de comodidad o reducción del ancho de banda necesario para dicha conexión.

Tipos de videoconferencia

Sistemas hardware dedicados

Son dispositivos electrónicos que se se conectan directamente a la televisión y a Internet, y permiten establecer comunicaciones por videoconferencia sin necesidad de tener un ordenador u otro dispositivo adicional.

Estos dispositivos cuentan, en general, con una cámara y micrófono de alta calidad. La cámara permite centrar la atención a la persona que habla, hacer zoom y otras funcionalidades que mejoran la experiencia de la reunión.

Son recomendables para sesiones en las que participan varias personas en una misma sala, aunque el alto coste que tienen sólo justifican la inversión si se va a utilizar con mucha frecuencia.

Sistemas software

Son las aplicaciones o servicios web que facilitan la organización y ejecución de las sesiones de videoconferencia. Todos conocemos a la herramienta por excelencia para videoconferencia, Skype, que se posicionó hace años en el mercado como la primera en ofrecer este tipo de servicio para todos los públicos y de forma gratuita.

A día de hoy, existen multitud de soluciones que podemos descargar para nuestro equipo, ya sea ordenador (Windows, Mac o GNU/Linux) o dispositivo móvil (Android, iOS o Windows Phone), pero no todas ellas ofrecen la misma funcionalidad. Debemos pensar en primer lugar qué tipo de uso le vamos a dar, y en función de eso, elegir la que mejor se adapte a nuestra necesidad o casuística concreta.

Veamos a continuación las principales categorías en las que podemos englobar a estos sistemas software, y las herramientas más destacadas:

  • Llamadas y Conferencias:
    • Skype
      • URL: https://www.skype.com/es/
      • Mensajería instantánea, llamadas de voz, videoconferencia y  multi-conferencia, escritorio compartido.
      • Aplicación nativa para todo tipo de sistemas operativos de ordenador y para dispositivos móviles.
    • Hangout
      • URL: http://www.google.com/+/learnmore/hangouts/?hl=es
      • Chat integrado con la videoconferencia, escritorio compartido, documentos compartidos, posibilidad de 10 conexiones, vídeos de youtube compartidos, y un sinfín de herramientas que pueden añadirse gracias a desarrollos de empresas externas (Ej: herramientas de diagramas o de dibujo).
      • Acceso web en ordenadores y aplicación nativa para dispositivos móviles.
    • Hipchat
      • URL: https://www.hipchat.com/
      • Chat, llamada de voz y llamada de vídeo. El chat cuenta con histórico de enlaces e imágenes compartidas. Se pueden crear grupos.
  • Webinars
    • Go to meeting
    • Zoom
    • Ambas permiten crear sesiones con la conexión por invitación de hasta 25 personas en la versión gratuita (en la versión de pago pueden ser muchas más), lo que facilita la actividad para la realización de cursos, clases de seguimiento o presentación de proyectos. Ofrecen la posibilidad de grabar las sesiones y tienen chat para gestionar turnos de preguntas.

Pautas para una videoconferencia eficiente y productiva

Todas las ventajas que comentábamos con anterioridad que ofrecen este tipo de sistemas, pueden convertirse en un problema si no se planifican y coordinan las reuniones con el suficiente rigor.

Son muchas las ocasiones en las que una reunión planificada por videoconferencia ha acabado realizándose por teléfono fijo o móvil ante las dificultades de conexión. La realidad es que la gran mayoría de los problemas vienen derivados de una mala planificación de la reunión.

Tras repasar los pasos que deben llevarse a cabo para organizar una reunión, veamos a continuación qué aspectos básicos debemos tener en cuenta antes de organizar una videoconferencia para que logremos una comunicación eficiente y productiva:

  1. Definir el objetivo de la reunión para poder seleccionar la herramienta que mejor se adecúe a las necesidades (de las comentadas anteriormente).
  2. Una vez definidos los participantes, si somos los anfitriones o encargados de organizar la conexión, es conveniente enviar con antelación a todos los usuarios los requisitos técnicos necesarios para dicha conexión:
    1. Cámara web.
    2. Micrófono y auriculares para evitar que se acople el sonido.
    3. Buena conexión a Internet para evitar cortes cuando se comparta el vídeo o el escritorio.
    4. Plugins o software adicional si es que hay que instalar algo para la sesión.
    5. Cuentas de usuario en determinada aplicación, como por ejemplo de Google si usamos Hangout.
    6. Enlace o modo de acceso a la reunión.
  3. Si es posible, pedir a los participantes que revisen su correcta configuración de cámara y micrófono, o bien fijar un día antes una sesión de pruebas. Si se hace la primera vez con un interlocutor recurrente, ya lo tendremos preparado para las siguientes ocasiones.
  4. Si la reunión va a tener una duración de, por ejemplo, 60 minutos, quedar 10 o 15 minutos antes para asegurar que todo el mundo se conecta de forma correcta. En ocasiones suele pasar que alguno de los participantes tiene algún problema por no haber realizado los pasos anteriores, hay que contar con ello.
  5. El anfitrión debe moderar la reunión para asegurar que no se solapan las intervenciones, e incluso para apagar los micrófonos de los participantes que no estén interviniendo en ese momento (la mayoría de aplicaciones permite controlar los micrófonos de los demás participantes) para evitar posibles ruidos externos). Es curioso pero las personas que no están acostumbradas a participar en una videoconferencia, tienden a quedarse calladas si no se les da paso expresamente, actúan de forma diferente a como lo hacen en una reunión presencial. Esto se corrige con la experiencia.

Siguiendo estas premisas básicas e imprescindibles, más las pautas generales de organización de reuniones, conseguiremos unas excelentes comunicaciones y convertiremos a la videoconferencia en una excelente herramienta para nuestra actividad profesional.