El aumento del trabajo deslocalizado en los últimos años, ha propiciado un cambio necesario en la forma de trabajar y comunicarse en las empresas. Esto ha hecho que las aplicaciones de gestión de tareas y proyectos orientadas al trabajo colaborativo estén teniendo un gran auge entre las empresas y profesionales, sobre todo las vinculadas al ámbito tecnológico.

Estas aplicaciones facilitan el modo de compartir documentos, tareas y cualquier otro tipo de información necesaria para el desarrollo de los proyectos donde participan personas y equipos ubicados en distintas zonas geográficas.

De forma paralela, y en relación al aumento del uso del software para la gestión de proyectos, están saliendo al mercado un gran número de aplicaciones enfocadas a medir a qué dedica el tiempo cada trabajador, principalmente cuando está usando su ordenador o dispositivo móvil. Estas aplicaciones englobadas dentro del término time tracking tienen un objetivo claro, no perder de vista la eficiencia en el trabajo diario.

Si son tan beneficiosas las herramientas de time tracking¿por qué no está más extendido su uso entre los profesionales y empresas?

Uno de los principales errores en el enfoque de estas aplicaciones es hacer pensar al usuario que medir el tiempo que se dedica a cada aplicación es medir la productividad. Muchas herramientas solicitan que se etiqueten las aplicaciones -o las páginas que visitamos a través del navegador- como productivas o como no productivas.

La #productividad no depende directamente del tiempo dedicado a una aplicación de trabajo

Si esto es así, y dando por hecho que, por ejemplo, el procesador de textos es, a priori, una herramienta enfocada a la productividad, ¿significa que si he estado 4 horas durante mi jornada con el procesador de textos he sido productivo?

La respuesta no es ni SI, ni NO, la respuesta es, DEPENDE. Si he tardado 4 horas en elaborar una propuesta de proyecto y la estimación que tengo de tiempo para ese tipo de tareas está entorno a esa dedicación, entonces el uso del procesador de textos sí ha sido productivo. Por contra, si lo que tenía que preparar era una simple carta que no debería haberme llevado más de 30-45 minutos, podemos decir que no ha sido productivo el uso del procesador de textos.

Entonces, ¿la productividad depende de la herramienta que usamos o depende más bien de la actividad que realizamos?

Los criterios para medir la productividad no pueden ser nunca genéricos, es decir, no se pueden aplicar los mismos criterios para todas las personas ni para todos los equipos. La productividad depende de sensaciones, depende de objetivos, depende de expectativas, depende de oportunidades, depende de energía, depende de perspectiva, y por supuesto, depende de la capacidad de acción.

Es importante aprender a medir a qué dedicamos nuestra jornada. Medir no debe tener una connotación negativa. Medimos para mejorar. Si nos acostumbramos a medir el tiempo que dedicamos a las distintas actividades que realizamos cada día, seremos capaces cada semana o cada mes de analizar si nos estamos enfocando en aquello que realmente nos acerca a los objetivos que queremos conseguir. Podemos además evitar problemas futuros en nuestra actividad profesional al detectar carencias en determinadas actividades que deberían ser clave o al detectar actividades que no son rentables ni sostenibles.

No se puede medir al peso lo que hacemos si no tiene un sentido ni un objetivo #timetracking

No se trata de medir el tiempo que tengo abierto Outlook, por ejemplo, sino el tiempo que realmente dedico a procesar el correo electrónico. Ahí radica la diferencia.

¿Te animas a contarnos tu experiencia, positiva o negativa, con el uso de herramientas de medición del tiempo?