Si en la publicación 4 aspectos clave del cambio organizacional en las empresas profundizamos en las principales medidas que puede llevar a cabo una organización para comenzar el proceso de cambio organizacional, principalmente para adentrarse en nuevos modelos de gestión y comunicación más adaptados a las necesidades socioeconómicas actuales, en este artículo nos centramos en la importancia las herramientas TIC para ayudar y facilitar ese cambio.

Manteniendo la línea de todas nuestras publicaciones, insistimos en aclarar que las aplicaciones informáticas no pueden ser en ningún caso un fin, es decir, una empresa no puede afrontar un proceso de cambio por la obligación de actualizar una versión de un sistema operativo o por “el capricho” de implantar una herramienta que está de moda. Las TIC son medios que nos ayudan a realizar determinados procesos de una forma más eficiente, pero somos nosotros los que tenemos que decidir qué procesos queremos optimizar y cómo.

Si bien es cierto que este tipo de herramientas pueden usarse para muchos propósitos dentro de una organización, en relación al cambio organizacional nos pueden facilitar la gestión de las siguientes actividades clave: gestión del conocimiento, innovación abierta, seguimiento de proyectos y gestión de la información compartida.

Gestión del conocimiento

Hablar de un cambio de modelo organizativo implica valorar de forma decidida la reducción de procesos innecesarios en la gestión y comunicación interna, pero eso no implica que debamos prescindir de determinados procedimientos que aportan valor y eficiencia a la organización. Y no sólo eso, lo importante para la empresa es almacenar y gestionar el conocimiento de manera que no dependa de las personas que participan o forman parte de los proyectos.

Las personas son recursos clave en las organizaciones del siglo XXI, de eso no hay duda, como tampoco la hay de que su experiencia aporta un valor diferencial a la empresa, pero eso no debe impedir que la empresa trabaje en asegurar el mantenimiento del conocimiento generado independientemente de la evolución profesional de esas personas que a día de hoy participan en el proyecto.

Es cierto que nos hemos acostumbrado a que el buscador de Internet nos facilite información sobre cómo debemos hacer determinadas acciones, pero si son acciones que ya hemos aprendido y conseguido hacer como queremos, nos conviene documentar ese proceso y almacenarlo para que la próxima vez que un miembro del equipo tenga esa necesidad tarde el menor tiempo posible en aprender o en usar dicho proceso.

La clave de una buena herramienta de gestión del conocimiento está en la facilidad para poder recuperar la información cuando se necesita. Estamos acostumbrados a guardar mucha información que después no usamos porque no sabemos encontrarla (parece absurdo pero es así). Funcionalidades como un índice claro y accesible, o un buscador potente y avanzado nos ayudarán a encontrar la información de manera ágil.

Algunas herramientas interesantes para la gestión del conocimiento son:

  • Wikis: Sistemas de trabajo donde diferentes participantes pueden añadir y compartir información a través de páginas.
  • Plataformas elearning: Una alternativa es que la empresa tenga una plataforma de formación online donde almacene los procesos de modo que los nuevos empleados o nuevos participantes en proyectos puedan adquirir esos conocimientos de una forma más práctica.

Innovación abierta

Hay muchas empresas que no dedican recursos a la gestión de la innovación, algo tremendamente negativo para el crecimiento y la evolución de la organización. También hay casos en los que la innovación queda en menos de un equipo cerrado o incluso de agentes externos.

Si bien es cierto que hay varias líneas de innovación, la que se refiere a la mejora de procesos internos debería estar abierta a todos los miembros de la empresa.

La pregunta que debemos hacernos es: ¿es posible que los miembros de nuestro equipo tengan algo que aportar sobre cómo mejorar los procesos que se llevan a cabo en la empresa?

La respuesta parece obvia. Nuestros mejores expertos son aquellos que llevan años haciendo una determinada actividad y que por tanto conoce los puntos positivos y negativos de la misma. Es posible que no tengan la solución perfecta en todos los casos, pero no perdemos nada escuchándoles.

En este sentido, las herramientas de trabajo colaborativo nos facilitan la generación de un ambiente transparente en la aportación y gestión de las ideas.

Innovación abierta

Ejemplo de gestión de ideas con Trello

En el ejemplo que vemos en la imagen, se ha utilizado la herramienta Trello para crear un espacio que permita que cualquier empleado haga una propuesta de mejora (pueden definirse los requisitos que deben tener las propuestas si la empresa lo considera oportuno).

¿Qué ganamos con esto?

Lo primero, facilidad para realizar propuestas. Lo segundo, y más importante, transparencia en la revisión y resolución de cada una de las propuestas realizadas.

Hacer al equipo partícipe de las mejoras y de la evolución de la organización facilita la integración, cohesión y la implicación para la consecución de los objetivos.

Gestión de la información compartida

En un informe encargado por la empresa RICOH en 2013 sobre la necesidad de contar con perfiles profesionales adaptados a las nuevas tecnologías, se indicaba lo siguiente: “Más del 70% de líderes empresariales opina que la incapacidad de acceder a documentos desde un dispositivo móvil está siendo un lastre para su negocio, mientras que dos terceras partes aseguran que las funciones de búsqueda inadecuadas impiden a los trabajadores encontrar la información que necesitan para contribuir al avance de la compañía”.

En base a estas problemáticas, la principal prioridad que identifican los líderes empresariales es la utilización de herramientas de trabajo colaborativo que permitan compartir información de una manera ágil y eficaz.

Acceder al estado de los proyectos, consultar la resolución de una determinada tarea, obtener los datos de contacto de un cliente o descargar un documento, son acciones que parecen básicas pero que a día de hoy muchas empresas no pueden hacer de forma directa sino que necesitan la intermediación de algún miembro del equipo. Eso implica numerosas interrupciones y por tanto una clara reducción de la eficiencia en el trabajo.

Cuando hablamos de herramientas de trabajo colaborativo hablamos de soluciones software que permiten la participación abierta y organizada de los miembros de un equipo en la actividad de la empresa, así como el acceso ágil a la información que dicha empresa gestiona en su día a día.

Entre esas herramientas tenemos:

  • Herramientas de gestión de documentos. Pueden usarse soluciones en la nube pública como Box, Google Drive o Dropbox, o soluciones para servidores privados de la empresa.
  • Herramientas de gestión de proyectos y de tareas. Facilitan la planificación, el seguimiento y la resolución de problemas. Trello, Redbooth, Asana o Podio son algunos ejemplos.
  • Herramientas de comunicación. La mensajería instantánea o la videoconferencia se han convertido en herramientas clave para facilitar una comunicación interna fluida. Hipchat o Slack son dos de las principales referencias.
  • Cualquier otro tipo de herramienta que permita una participación abierta del equipo.

Seguimiento de proyectos

Hacer un seguimiento eficaz de proyectos no implica interrumpir de forma constante a un miembro de tu equipo para que te informe del estado actual de la actividad.

En realidad, seamos claros, gran parte de los responsables de equipo sólo se preocupan de hacer seguimiento cuando un superior ha solicitado un informe o un cliente se ha quejado de un proyecto.

Delegar no significa desentenderse, significa que se confía la ejecución de la tarea a otra persona, pero que se mantiene la responsabilidad sobre su resolución final. En una cultura organizativa ágil hay que fomentar la confianza y la autonomía de cada miembro del equipo, así como la responsabilidad de cada uno sobre sus actividades.

Las herramientas de trabajo colaborativo comentadas en el punto anterior facilitan un entorno transparente y accesible para que un jefe de proyecto pueda conocer el estado de las tareas sin necesidad de interrumpir o “distorsionar” el trabajo de los demás. Es más, puede hacer comentarios asíncronos que la persona responsable de la tarea o proyecto procesará cuando determine.

En resumen, te recomedamos que conviertas a las herramientas TIC en aliadas de tu proceso de cambio organizacional y no en un fin injustificado.