Hoy es Jueves… si, si, Jueves, como lo lees, y volvemos a tener la misma sensación: “se me ha pasado la semana volando y no he avanzado apenas en lo que quería…. ¡¡no tengo tiempo para nada!!”.

La realidad es que van pasando una semana tras otra y cada vez tenemos la sensación de que el mundo va más rápido, que los días son más cortos y que no llegamos a hacer todo aquello que nos gustaría. Pero, ¿y qué estamos haciendo nosotros para que esto sea así? ¿A qué estamos dedicando el tiempo en cada uno de esos días que pasa tan rápido?

Parte de la culpa la tiene la planificación que llevamos a cabo, o mejor dicho, la no planificación que tenemos en nuestro día a día. Dedicamos mucho tiempo a adicciones que no aportan valor, o al menos, no aportan de la forma que lo hacemos.

¿Cuáles son las principales adicciones que me hacen perder tiempo?

Vamos un paso más allá de los conocidos ladrones de tiempo de cualquier profesional (principalmente con entorno digital en su día a día) como son: el correo electrónico, las redes sociales, el teléfono, las interrupciones, etc.

Existen otras adicciones que suponen una pérdida de tiempo y que afectan de manera muy importante a los empresarios en su gestión diaria.

Los plazos

La mala estimación de tiempo hace que muchos empresarios vivan en una constante ejecución del trabajo al límite, donde esperar hasta el último momento para terminar un trabajo se convierte en la esencia de su actividad.

Esto no sólo es un problema por el alto nivel de estrés que provoca, sino por el descuido de calidad al no disponer de tiempo suficiente para corroborar que se cumple con lo esperado (ya sea internamente o por el cliente).

Esta situación da un nulo margen para atener otras prioridades, y provoca una sensación de “trabajo locura” en los empleados de la empresa.

La crisis

Muchos empresarios o responsables de equipo se sienten “en su salsa” con las situaciones de crisis o de caos interno.

Estas personas se han equivocado de trabajo, deberían trabajar en el cuerpo de bomberos o en equipos de emergencia, pues les gusta apagar fuegos ya que si no la motivación y desempeño baja a niveles mínimos.

La realidad es que con este tipo de contextos no hay tiempo para la planificación, el análisis, la reflexión y por tanto para la mejora del servicio o producto que se ofrece a los clientes.

Evasión de responsabilidad

Si preguntamos a un Gerente o Jefe de Equipo sobre si sabe cual es su responsabilidad (más allá de mandar), seguramente se quede unos minutos pensando y no sea capaz de escribir en una pizarra las 3 o 4 líneas básicas de su puesto.

Relacionada con las adicciones anteriores, hay muchos casos donde se busca el trabajo al límite o las situaciones de crisis ya que realmente no se quiere asumir el papel importante que debe jugar en la empresa. No se quiere o no se sabe desempeñar. Esto es un grave problema puesto que se buscan situaciones límites como motivo para evadir la responsabilidad real.

¿Qué hacer en esos casos?

Lo primero y más importante es definir la función que se debe desempeñar en base al puesto que se tiene en la empresa. Conocer qué se espera de ese puesto y qué debe hacer para ayudar o enfocarse en la consecución de los objetivos generales de la organización.

Una vez se tiene claro, hay que trabajar en la adecuada estimación de tiempos para cada proyecto y tarea. La estimación es eso, una estimación, no una cantidad exacta, pero ayuda a saber la carga de trabajo posible para cada día.

Por último, dividir el tiempo en slots para dedicar a cada actividad importante de las definidas en las funciones del puesto, evitando que las situaciones importantes lleguen a convertirse en urgentes.