El nuevo paradigma sobre la organización de equipos hace que las empresas -y organizaciones en general- deban plantearse la necesidad de hacer un cambio completo y progresivo del entorno de trabajo, de modo este pueda convertirse en un entorno de trabajo productivo orientado al alto rendimiento, y sobre todo, a la consecución de resultados de forma eficiente.

Los equipos de alto rendimiento no son aquellos que son capaces de dedicar muchas horas a los proyectos o que tienen mayor nivel de cualificación técnica, sino aquellos que son capaces de alcanzar los objetivos con la menor dedicación de recursos. Algunas características que definen un equipo de alto rendimiento son (1):

  1. Cuentan con un propósito claro y definido.
  2. Existe una política de comunicación abierta para facilitar la comunicación horizontal en el desarrollo de proyectos.
  3. Los miembros del equipo aceptan las propuestas de los demás y aprenden de ellas.
  4. Participación activa de los integrantes del equipo.
  5. Los problemas son de todo el equipo, y por tanto, el trabajo del conjunto se orienta a la solución de dichos problemas y no a la búsqueda de culpables.
  6. Búsqueda continua de la excelencia en todos los ámbitos del desarrollo de la actividad que realizan.
  7. Se celebran los éxitos. Los equipos de alto rendimiento saben que la cultura de celebrar cada pequeño paso facilita la cohesión e integración del equipo, y sin duda, aumenta la motivación e implicación.
  8. Multidisciplinar. La colaboración entre perfiles y áreas de la empresa enriquece el trabajo y contribuye al éxito.
  9. Rompen moldes. Si algo funciona, ¿es momento de plantearse cómo puede hacerse mejor? El enfoque a la objeción constructiva hace que el equipo crezca de forma continua.
  10. Alto nivel de compromiso. La confianza y el compromiso individual son piezas básicas para obtener los mejores resultados.

 ¿Cómo logramos que nuestro equipo llegue a tener estas características?

Sin lugar a dudas, lo primero que se necesita ante cualquier cambio en una organización es el pleno convencimiento de los dirigentes. Esa es la base sobre la que tiene que construirse un proyecto de cambio. Después, obviamente, hay que transmitir de forma clara y transparente a todo el equipo cuáles son los objetivos que se plantean con dicho cambio para lograr la participación e implicación en dicho proceso.

Construir un equipo de alto rendimiento implica un cambio cultural y un cambio en la forma de trabajar, tanto a nivel de método como de herramientas.

Elementos de un entorno de trabajo productivo

El siguiente paso es conocer cuáles son los principales problemas con los que se enfrenta la organización y que impiden lograr un alto rendimiento. Algunos de estos problemas suelen ser los siguientes:

  • Gestión ineficiente del correo electrónico. Este medio de comunicación se utiliza de igual forma como gestor de tareas, de archivos o de contactos, y eso acaba provocando un alto nivel de saturación y estrés.
  • Falta de planificación de tareas. Muchos miembros del equipo no saben exactamente cual debe ser la siguiente acción a realizar ya que carecen de criterios. Eso lleva a que el esfuerzo no siempre se dedica a las tareas que aportan más valor.
  • Mala gestión de la documentación. Archivos duplicados, documentos que no se encuentran o que se dedica mucho tiempo para localizarlos, interrupciones a los compañeros para solicitarlos, etc.
  • Continuas interrupciones que impiden la concentración. El enfoque en cada tarea resulta una utopía en equipos donde no se respecta el trabajo de los demás y se interrumpe sin criterio.
  • Deficiente organización de las reuniones o reuniones improductivas. La paradoja de las empresas: hay muchas reuniones que se considera improductivas, pero en realidad los miembros del equipo se quejan de la falta de comunicación para solucionar problemas.
  • Deficiente seguimiento del trabajo delegado. Únicamente nos acordamos de esas tareas cuando el cliente me reclama o si ha surgido un problema. Además, esto genera la petición de continuos informes o resúmenes de resúmenes para encubrir la falta de seguimiento.
  • Deficiente comunicación en la ejecución de tareas compartidas e intercambio de información. No se han definido ni los canales ni las pautas de comunicación de información.
  • Falta de análisis del tiempo invertido para enfocar en lo que aporta valor. Si no conocemos la rentabilidad de los proyectos o líneas de negocio, ¿cómo se sabe cuál de ellas debe potenciar o eliminarse?

Conociendo el contexto de la organización, y teniendo claros los objetivos que se pretenden alcanzar con el cambio, se tiene información suficiente como para empezar a trabajar en los siguientes aspectos clave que permitirán contar con un entorno de trabajo productivo (orientado a fomentar el alto rendimiento del equipo):

  • Definir las pautas para implantar nuevos hábitos productivos, tanto individuales como de comunicación interna.
  • Definir la metodología para fomentar el trabajo colaborativo, abierto y ágil.
  • Implementar la metodología con las herramientas necesarias:
    • Herramientas digitales de organización, comunicación, documentación y análisis.
    • Herramientas físicas en la  oficina para la captura, la organización y la comunicación.
  • Formar al equipo tanto en los hábitos y la metodología, como en el manejo de las herramientas implantadas.
  • Hacer un seguimiento para adaptar y evolucionar de forma continua las medidas adoptadas.

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(1) Fuente: http://www.expansion.com/2013/06/27/emprendedores-empleo/desarrollo-de-carrera/1372355810.html