Hoy recuperamos una interesante entrevista realizada por el equipo de Toolea a la empresa ACOS, para conocer su experiencia en la gestión de proyectos con la herramienta Toolea.


Nos hemos sentado con ACOS, una de las primeras empresas que apostó por usar Toolea hace más de un año y les hemos pedido que nos cuenten su experiencia con la plataforma.

ACOS, Ingeniería de Gestión, es la primera consultoría especializada en Project & Construction Management de la provincia de Cádiz, creada por un grupo de profesionales de la ingeniería y la arquitectura con amplia experiencia en Dirección Integrada de Proyectos de Construcción y Equipamiento.

Empleando herramientas de gestión y organización del Project Management, ACOS ofrece los servicios de gestión eficaz adaptados tanto a empresas como a particulares, así como a administraciones o entes públicos, con exigentes objetivos de coste, plazo y calidad, consiguiendo que su inversión adquiera la cualidad de “compra responsable y sostenible” y trabajando siempre para obtener su satisfacción.

La gestión de la comunicación interna y la coordinación de proyectos en varios países diferentes puede ser complicada

Antes de apostar por Toolea, el día a día de ACOS era muy parecido a cualquier otra empresa de Project Management: cadenas perpetuas de correos electrónicos, costosas llamadas telefónicas internacionales, dificultades en interactuar e integrar nuevos miembros al equipo si estos se encuentran en diferentes áreas geográficas.

“Sabíamos que existían formas más efectivas de gestionar nuestro día a día. La adopción de Toolea, ha supuesto la posibilidad de comunicarnos y gestionar las distintas fases de un proyecto, de una forma fácil y efectiva sin preocuparnos por la ubicación de cada uno de nuestros grupos de trabajo. Conseguimos reducir notablemente el envió de emails con grandes cantidades de información, a la vez que conseguimos interactuar fácilmente con nuevos colaboradores que se van incorporando en las distintas fases de los proyectos” explica Álvaro Diaz, Gerente de Equipamientos en ACOS.

Pero esto no era todo: como consultoría especializada en Project & Construction Management, la organización de archivos es crucial para que cualquier proyecto se pueda llevar al cabo exitosamente.

“Toolea nos ha permitido a racionalizar y centrar nuestros procesos de trabajo virtuales”

La organización de archivos de todos nuestros proyectos la basamos en 3 plataformas (2 online y 1 offline). Las herramientas online como Dropbox y Drive, nos permiten intercambiar documentos de trabajo que son constantemente consultados y modificados por los miembros del equipo. La intención es dejar nuestros escritorios limpios volcando toda la información en los escritorios 2.0.
“El uso de Toolea, nos permite gestionar nuestra intranet con documentación fija de uso normalizado por los empleados de ACOS y al estar integrada con Dropbox y Google Drive, el proceso de subir y bajar numerosos archivos a la vez está completamente optimizado y siempre disponemos de un backup de toda la información que transferimos diariamente” explica Domingo Cabello, Director Gerente de ACOS.

“Hemos estado utilizando Toolea durante más de un año y no pensamos cambiar”

Toolea permite compartir un espacio de trabajo común para todos los colaboradores y trabajadores de ACOS. La fácil asignación de proyectos y tareas, hace que cada uno de los miembros, sepa de forma clara y sencilla, en qué proyectos se encuentran colaborando y cuales son sus funciones en cada uno de ellos. La integración de calendarios y tareas es primordial para lograr esta mejora en la gestión.

“Desde el punto de vista de Gerencia, las nuevas mejoras incorporadas en toolea V3, como pueden ser la gamificación, las nuevas tareas y áreas de clientes permiten motivar a tus equipos de trabajo a la vez que controlas el desarrollo general de cada uno de los proyectos” añade Álvaro Diaz.

¿En tu empresa usáis Toolea para gestionar las actividades diarias del equipo? Escríbenos a sales@toolea.com, nos encantaría escuchar tu experiencia 

Enlace a la web de ACOS Ingeniería de gestión

Autor: Toolea

Fuente original: http://www.toolea.com/blog/2013/07/02/desde-gestion-de-proyectos-hasta-coordinacion-de-equipos-en-varios-paises-acos-lo-hace-todo-en-toolea/

Imagen: http://www.toolea.com/blog/wp-content/uploads/2013/07/286958_155670587859176_801598889_o.jpg