Seguimos con la línea de recetas para capturar tareas en el Gestor Trello, esta vez mostramos cómo automatizar Trello y Gmail con IFTTT y Zapier para que los emails que enviemos se conviertan automáticamente en una tarea del proyecto que elijamos.

Contexto

Hoy en día es impensable trabajar sin correo electrónico, se ha convertido en algo indispensable en nuestro día a día.

Desde el correo enviamos y recibimos un gran número de mensajes que pueden convertirse en una posible acción. En el artículo anterior vimos cómo convertir emails de nuestra bandeja de entrada en tareas de Trello y como reenviarlas a nuestro tablero por medio de una dirección de correo electrónico.

En este artículo veremos cómo crear reglas de automatización para que los correos que enviemos se conviertan automáticamente en tareas de Trello, gracias a las etiquetas que se le pueden adjudicar a cada correo que mandamos desde nuestra cuenta de Gmail.

Para crear estas reglas automáticas usaremos las herramientas IFTTT y Zapier.

¿Qué elementos necesitas para esta receta?

  • Cuenta de usuario en la aplicación de gestión de proyectos colaborativos: Trello.
  • Cuenta de Google para poder usar el servicio Gmail.
  • Navegador web: Google Chrome.
  • Opción 1: Cuenta IFTTT.
  • Opción 2: Cuenta en Zapier.

Opción 1: Conexión con IFTTT

  • Paso 1: Para empezar entramos en la siguiente URL “https://ifttt.com/” y pulsamos sobre “Get Started”.

 

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  • Paso 2: Creamos una cuenta en IFTTT.

 

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  • Paso 3: Pulsamos sobre “Myapplets”.

 

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  • Paso 4: Ahora pulsamos “New Applet”.

 

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  • Paso 5: A continuación hacemos clic en “+this”.

 

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  • Paso 6: Buscamos “Gmail” en las aplicaciones y pulsamos sobre el icono y a continuación pulsamos sobre “Connect”.

 

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  • Paso 7: A continuación Gmail nos preguntará si queremos permitir a IFTTT acceder a nuestra cuenta, pulsamos “permitir”.

 

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  • Paso 8: Llegaremos a una pantalla en la que tendremos distintas opciones de automatismos, elegimos la primera opción.

 

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  • Paso 9: A continuación tendremos que elegir el nombre de la etiqueta que enviará la tarea a nuestro panel de proyecto en Trello, en mi caso “Tareas”.

 

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  • Paso 10: Pulsamos sobre “+that”.

 

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  • Paso 11: Buscamos Trello y pulsamos sobre el icono y a continuación en “Connect”.

 

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  • Paso 12: Nos aparecerá una ventana emergente pidiéndonos acceso a Trello, pulsamos “iniciar sesión” y a continuación “Permitir”.

 

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  • Paso 13: Llegaremos a una pantalla en la que tendremos la opción “Create a card”, la pulsamos.

 

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  • Paso 14: Lo siguiente que hemos de hacer es elegir a qué proyecto y a que lista queremos enviar las tareas con la etiqueta que hayamos elegido y pulsar “Create action”.

 

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  • Paso 15: Solamente nos queda por pulsar “finish” y probar el funcionamiento.

 

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  • Paso 16: Nos dirigimos a nuestra cuenta de Gmail y pulsamos sobre el mensaje recibido que queramos capturar.

 

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  • Paso 17: Por ultimo pulsaremos sobre el botón “etiquetas” y seleccionaremos  o crearemos la etiqueta que hallamos especificado en ITFFF, en mi caso “Tareas”.

 

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  • Paso 18: Al poner la etiqueta el mensaje aparecerá también como una tarea en nuestro proyecto de Trello.

 

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Opción 2: Conexión con Zappier

  • Paso 1: Para empezar entramos en la siguiente URL “https://zapier.com” y pulsamos sobre “Sign Up for Free”.

 

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  • Paso 2: Rellenamos el formulario y pulsamos “Sign Up”.

 

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  • Paso 3: Se nos abrirá una pantalla en la que aparecen muchas aplicaciones, nosotros elegiremos Gmail y Trello.

 

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  • Paso 4: A continuación iremos hacia abajo en la misma pantalla donde hemos seleccionado las aplicaciones hasta ver una tarjeta con este nombre “Create Trello Cards for new Gmail emails” y pulsamos “Use this Zap”.

 

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  • Paso 5: Seguidamente aparecerá una pantalla con la información del nuevo Zap que vamos a realizar, la leemos y pulsamos “Create this Zap”.

 

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  • Paso 6: Llegaremos a una pantalla donde nos pedirá acceso al correo marcamos la casilla y pulsamos “Continue”.

 

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  • Paso 7: A continuación aparecerá otra pantalla pidiendo acceso al email, volvemos a aceptar.

 

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  • Paso 8: En la siguiente fase Zappier nos pide el nombre de una etiqueta por la cual mandar los emails a Trello, utilizamos la que queramos, en mi caso “Tareas”, seleccionamos y pulsamos “Continue”.

 

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  • Paso 9: Ahora Zappier comprobará el funcionamiento, cuando veamos que todo está correcto proseguimos pulsando “continue”.

 

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  • Paso 10: Para continuar la configuración otorgaremos igualmente todos los permisos necesarios de nuestra cuenta de Trello a Zapier, esto lo haremos en las dos siguiente pantallas.

 

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  • Paso 11: Cuando hayamos seleccionado la cuenta de Trello que queremos usar, podremos decidir en qué proyecto y en qué lista capturaremos las nuevas tareas de email, además también elegiremos el título de la tarea y su descripción (en este caso Asunto y cuerpo de email).

 

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  • Paso 12: Llegaremos a un resumen de las opciones que hemos decidido, pulsamos “Create and continue”.

 

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  • Paso 13: Una vez creado, pulsamos “Finish” para terminar el proceso.

 

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  • Paso 14: Nuestro Zap se creará y activará de forma automática.

 

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  • Paso 15: Solamente nos queda probar si funciona, nos dirigimos a nuestra cuenta de Gmail y pulsamos sobre el mensaje recibido que queramos capturar.

 

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  • Paso 16: Por ultimo pulsaremos sobre el botón “etiquetas” y seleccionaremos  o crearemos la etiqueta que hallamos especificado en Zapier, en mi caso “Tareas”

 

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  • Paso 17: Al poner la etiqueta el mensaje aparecerá también como una tarea en nuestro proyecto de Trello.

 

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Al igual que vimos en el anterior artículo, existen varias opciones para convertir emails en tareas de Trello y conseguir así mantener nuestra bandeja de entrada siempre vacía. Las acciones deben gestionarse fuera del correo electrónico si queremos ganar en efectividad.