Hoy en día vivimos en un mundo que funciona muy rápido, no paramos ni un segundo, lo que hace que ni siquiera pensemos en cómo organizar nuestro trabajo.

¿El resultado? Actividades desestructuradas y mal organizadas.  

En el artículo de esta semana vamos a hablar sobre la relación directa entre estar bien organizado y realizar un trabajo de calidad. Para ello, proponemos una serie de puntos a seguir para tener una buena organización en el trabajo:

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Define en base a objetivos y prioridades

Es conveniente saber qué objetivos tenemos fijados en relación a nuestras responsabilidades en el trabajo, y del mismo modo debemos conocer los objetivos que la empresa u organización) ha establecido, ya que a la hora de planificar de forma regular la actividad nos orientará en la gestión de las prioridades.

Los objetivos que nos traslade nuestra empresa u organización deben ser suficientemente específicos, y deben además dejar claro cómo se va a medir el éxito de su cumplimiento.

  • Conocer objetivos de la empresa u organización.
  • Conocer objetivos propios en base a los de la empresa y en base a nuestra responsabilidad en la misma.
  • Estudiar cada objetivo y otorgarle una prioridad.
  • Organizar los objetivos según su grado de importancia y repercusión para la empresa u organización.

Desglosa en acciones concretas

La división del trabajo en pequeñas acciones concretas facilita la organización del mismo, ya que permite obtener una estructura a seguir para realizar la actividad necesaria.

La división del trabajo en acciones concretas también sirve para que un equipo se organice mucho mejor, y permite que se asigne cada actividad a la persona especialista en cada área. Esto fomenta el trabajo colaborativo, un desarrollo ágil y eficaz, y sobre todo, un resultado de mayor calidad.

  • Definir las actividades que es necesario llevar a cabo para alcanzar cada uno de los objetivos marcados.
  • Desglosar cada una de esas actividades en acciones concretas. En el caso de no conocer todas la acciones a realizar, al menos hay que dejar definida la primera acción que debe llevarse a cabo. Tras la realización de esa primera acción será más sencillo determinar las siguientes.
  • Delegar o traspasar aquellas acciones que, por sus características, deban ser ejecutadas por otra persona.

Planifica la semana de trabajo

Llegado a este punto, cada uno de los responsables de ejecutar las acciones definidas, deben organizarlas para lograr su consecución.

La planificación semanal supone pensar una vez al comienzo de la semana -evaluando prioridades en base a contextos y fechas de entrega- y centrar el esfuerzo posterior en la ejecución de las acciones seleccionadas. Es recomendable elegir qué día se va a realizar cada tarea de modo que la planificación concluya con un “menú del día” para cada día de la semana.

¿Esto significa que no voy a poder modificar la planificación? Ni mucho menos, significa que tenemos una guía definida en base a las prioridades que hemos detectado durante la semana, pero que podremos modificar (renegociar) en base a los imprevistos u oportunidades que  supuesto que nos puedan surgir.

La planificación semanal nos permite olvidarnos del resto de tareas que tenemos pendientes de ejecutar pero que no se han incluido en dicha planificación.

Es recomendable el uso de un gestor de tareas/proyectos para definir y gestionar las acciones definidas. Un gestor de proyectos debe usarse previamente a la ejecución, en ningún caso para justificar lo que se ha hecho ya que entonces lo único que estamos haciendo es perder tiempo innecesariamente.

La visualización de la actividad planificada es muy cómoda ya que, hoy en día, la mayoría de las aplicaciones de gestión de tareas/proyectos incluyen vista de calendario o se integran con calendarios de Outlook o Google Calendar.

  • Revisar todas las acciones pendientes y decidir, en base a fechas de entrega, disponibilidad y contexto, cuáles deben incluirse en la planificación semanal.
  • En el caso de usar un gestor de tareas/proyectos, asigna fecha a las acciones seleccionadas y muévelas desde la lista de tareas “por hacer” a la lista de tareas que tengas definida para el “sprint semanal”.

Ejecuta y focaliza de forma individual

Dedicar al punto anterior, es decir, a planificar, permite ahorrar tiempo a la hora de ejecutar ya que no tenemos que pensar de forma constante qué es lo siguiente que deberíamos hacer o que es más importante.

Si realizamos una programación excelente podemos centrarnos cada día en ejecutar “nuestro menú”, puntualizando sobre cada tarea, y sobre todo, olvidando el resto de actividades ya que anteriormente tomamos la decisión de qué hacer.

Ah, y no te olvides revisar las tareas realizadas al finalizar la semana de modo que puedas tomar medidas en la planificación de la semana siguiente.

  • Focalizar en la acción que se está realizando en cada momento.
  • Revisar al final de día si ha quedado alguna tarea pendiente, y si es así, preguntarse lo siguiente: ¿tiene alta prioridad como para que la planifique en otro día de esta misma semana? ¿puedo sacar esta tarea de la planificación semanal y decidir la semana que viene si la incluyo para ejecutar? Hacer de forma diaria esta reflexión aumenta la sensación de control sobre la actividad pendiente.
  • Revisar al final de la semana los problemas que han surgido de modo que se puedan tomar acciones de mejora en las siguientes planificaciones.

¿Qué metodología sigues tú para organizar tu día a día?

Si no conocías estos puntos para la organización del trabajo, puede que te resulte muy interesante el Curso online de productividad personal, Organiza excelente trabaja eficaz que ofrecemos en la Fábrica del Tiempo. En él podrás conocer nuevas metodologías de trabajo y organización para que tanto tú como tu equipo crezcáis profesionalmente consiguiendo un trabajo de calidad.

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