La organización del entorno de trabajo es tan importante como una buena ejecución de tareas para ser más productivo. Si tenemos un entorno con un alto nivel de desorden, nuestra concentración y rendimiento disminuyen de forma considerable.

Si nos alejamos por un momento de nuestro ámbito profesional, el desorden es algo que está más presente en nuestras vidas de lo que nos imaginamos. Nos pasa con la ropa en la habitación, con los platos y demás herramientas en la cocina, o en el baño con todos los elementos que nos ayudan a mantenernos impecables.

Pongamos un ejemplo muy sencillo

Imaginemos que entramos a la cocina de casa y venimos del comedor con un plato sucio. Si en ese momento la cocina está recogida y limpia, la inercia nos llevará a mantener ese estado y a depositar el plato en la pila para ser limpiado en ese momento o después. Sin embargo, si la cocina está desordenada y con platos pendientes de limpiar, lo normal será que dejemos el plato en cualquier sitio ya que no va a suponer ningún cambio en el entorno.

Nuestra mente funciona de esa manera, de modo instintivo somos más ordenados si nos encontramos ante un entorno organizado. Lo mismo pasa con los papeles o cualquier elemento en nuestro escritorio físico, o los documentos o programas en el escritorio digital.

En mi ciudad -y supongo que en muchas otras zonas de España- es muy común el dicho “limpiar lo que ve la suegra”. Esto se refiere a hacer una limpieza rápida (que no profunda) por una visita inoportuna o no planificada. Si lo pensamos, el coste de tiempo de ordenar las cosas es mucho más alto si lo hacemos de vez en cuando que si mantenemos un orden de forma constante. Haciendo de nuevo referencia a los dichos populares, “no es más limpio el que más limpia, sino el que menos ensucia”.

 

Papeleo

Ladrón de Tiempo: Papeleo

 

Aplicando esto al ámbito profesional, y de forma concreta a nuestro escritorio físico y nuestro equipo de trabajo, la recomendación es definir una forma de organización inicial, pero sobre todo, unas pautas que nos ayuden a mantener el orden con nuestra actividad diaria. Todos podemos ser limpios y ordenados un día, lo complicado es mantener ese estado de forma constante.

¿Qué objetivos nos marcamos?

  • Aprender a organizar el escritorio o espacio físico de trabajo.
  • Mantener en orden el escritorio o espacio físico de trabajo.
  • Aprender a organizar el escritorio digital de nuestro equipo de trabajo.
  • Mantener en orden el escritorio digital de nuestro equipo de trabajo.

¿Cómo lo hacemos?

Organización del escritorio físico

Cuando hablamos de escritorio físico nos referimos a la mesa donde desarrollamos nuestra actividad -en parte o en su totalidad- con el equipo informático.

A pesar de que cada uno de nosotros podemos tener un escritorio o mesa totalmente distinto, por lo general todos contamos con un espacio mínimo -mayor o menor en función del tipo de actividad- que podemos distribuir a nuestro gusto.

Será nuestra responsabilidad definir una organización inicial, pero sobre todo mantener un orden que sea sostenible para nosotros. No se trata de tener una mesa de anuncio de revista, se trata de que cada uno tenga en la mesa lo que pueda necesitar sin elementos que provoquen excesivo “ruido”.

Establecer el orden inicial

El orden inicial es algo muy subjetivo, dependerá de las necesidades de cada persona, de los gustos o incluso del tipo de actividad. No es igual el escritorio de trabajo de un administrativo que trabaja diariamente con facturas que el de un programador que desarrolla la mayor parte de su trabajo con el entorno digital.

A continuación enumeramos un conjunto de recomendaciones y consejos que podemos tener en cuenta para la organización y diseño del espacio:

  • El color verde en las paredes o elementos del espacio de trabajo te ayudan a ser más creativo.
  • El uso de plantas, tanto en la mesa como en la habitación en general, mejoran la productividad.
  • La pantalla del ordenador debe situarse a la altura de los ojos. Si no tienes soporte de esa altura, puedes usar libros o alguna caja para levantarla.
  • Colocar fotos de personas de tu entorno (familia, pareja, amigos, etc) te ayuda a liberar la mente en momentos de estrés.
  • Ten a mano los elementos que puedes utilizar con más frecuencia, como un bloc de notas, un bote con bolígrafos, un calendario, bandeja de documentos, etc.
  • El escritorio debe contar con espacio suficiente para que las manos y antebrazos queden apoyados, evitando así lesiones físicas.
  • Regula la altura de la silla los pies estén totalmente apoyados en el suelo o reposapiés para cuidar la espalda.

Mantener el orden inicial

Una vez tenemos el escritorio o espacio de trabajo diseñado y organizado a nuestro gusto, es momento de aprender una serie de consejos y premisas para que ese orden se mantenga en el tiempo y la mesa no acabe convirtiéndose en algo parecido a la siguiente imagen:

 

Escritorio saturado

Los consejos son los siguientes:

1) Organiza la documentación en carpetas, y las carpetas en armarios, cajones o bandejas (en función del espacio disponible).

2) Establece dos bandejas físicas (a ser posible apiladas) para la siguiente aplicación:

  • Bandeja de entrada. Documentación pendiente de revisar. Debe revisarse un mínimo de 2-3 veces por semana. Cuando se revise esta documentación, podrá pasar lo siguiente:
    • Eliminar si no es documentación que aporte valor.
    • Entregar a otra persona si esa documentación forma parte de una actividad delegada o que no nos corresponde.
    • Archivar si es documentación revisada y que no supone ninguna nueva acción.
    • Enviar a la “bandeja de actividades” si resulta necesaria para una tarea que vas a hacer en otro momento.
  • Bandeja de actividades. Documentación pendiente de ser usada en la ejecución de una tarea programada. Una vez se ha realizado la actividad para la cual requerimos la documentación, pasaremos a archivar dicha documentación.

3) Cuando sea posible, escanea la documentación que deba ser archivada y evita la información en papel pues resulta más costoso su almacenaje y su posterior búsqueda. Puede usarse un gestor documental individual o compartido.

4) Para la definición de proyectos u otro tipo de bocetos, usa mapas mentales en digital y evita los papeles.

5) Sustituye los post-it por tareas en el gestor de tareas o proyectos.

6) Las tarjetas de contacto guárdalas si quieres mantener referencia del diseño, pero los datos de los contactos los puedes guardar en un listado de contactos (hoja de cálculo), en un CRM, o en un gestor de notas tipo Evernote.

7) Notifica a tus bancos que no envíen cartas con los movimientos ya que esa información la que puedes consultar a través de la banca electrónica.

8) Sustituye, en la medida de lo posible, las suscripciones a revistas o boletines en papel por suscripciones mediante correo electrónico o lectores de revistas. Ahorras espacio y dinero.

En la segunda parte del artículo nos centraremos en la organización del escritorio de nuestro equipo de trabajo, de modo que podamos tener toda la información perfectamente localizable para cuando sea necesario.