Recientemente Trello ha anunciado una nueva funcionalidad que permite integrar este gestor de proyectos con el gestor de correo electrónico Microsoft Outllook. Desde La Fábrica del Tiempo os vamos a explicar cómo añadir esta extensión de forma sencilla.

Contexto

Tal y como os contamos en esta receta anterior sobre Trello y Outlook, la gestión de las tareas derivadas del correo electrónico es un proceso clave para evitar caer en la dinámica de depender de una bandeja de entrada inabordable.

La extensión de Trello para Outlook no sólo nos va a permitir crear tareas desde emails como ya vimos en el artículo anterior, sino que además nos va a permitir hacerlo de una forma mucho más rápida e integrada.

¿Qué elementos necesitas para esta receta?

  • Cuenta de usuario en la aplicación de gestión de proyectos colaborativos: Trello.
  • Cuenta de Microsoft Outlook 365 o de https://outlook.live.com/owa/ para poder usar el servicio de correo electrónico de Outlook.
  • Extensión del correo electrónico de Outlook: “Trello”.

Pasos a seguir para la receta

Paso 1: Para comenzar nos dirigimos a la página https://login.live.com e iniciamos sesión con nuestra cuenta de Microsoft.

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 1

 

Paso 2: Una vez iniciada la sesión nos dirigiremos a la parte superior derecha y pulsaremos sobre el icono de configuración (el engranaje).

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 2

 

Paso 3: En el menú que se nos ha desplegado pulsaremos sobre “Administrar integraciones“.

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 3

 

Paso 4: Se nos abrirá una ventana en la que se nos mostrarán varias aplicaciones para Outlook, nos dirigiremos al cuadro de búsquedas,  introduciremos la palabra “Trello” y pulsaremos sobre el icono de la lupa para comenzar la búsqueda.

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 4

 

Paso 5: Una vez que hayamos encontrado la integración de Trello para Outlook  pulsamos sobre ella. Se nos mostrará una ficha en la que tendremos que pulsar sobre “Desactivado” para activar la extensión en nuestra cuenta de correo.

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 5

 

Paso 6: Cuando la integración esté activada nos dirigiremos al correo que deseamos capturar como tarea de Trello y pulsamos sobre él.

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 6

 

Paso 7: Si nos fijamos en el correo que hemos abierto veremos que se ha añadido un icono con el logotipo de Trello, ahora pulsamos sobre él, se nos abrirá una ventana emergente en la que se nos pedirán los datos de nuestra cuenta de Trello y nos pedirán que permitamos a la extensión usar nuestra cuenta de Trello, pulsamos sobre “Permitir“.

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 7

 

Paso 8: En la parte derecha de nuestro navegador nos aparecerá una pantalla preguntándonos el lugar en el que queremos guardar la tarea, establecemos el tablero donde irá dirigida y  la lista donde será capturada. También debemos introducir el nombre de la tarea, una descripción y la fecha en la que la realizaremos. Una vez establecidos todos los campos pulsamos sobre “Add“.

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 8

 

Paso 9: Ahora nos dirigiremos a nuestro proyecto de Trello para ver si la tarea se ha capturado correctamente. Si pulsamos sobre “View in Trello” en la pantalla del correo electrónico en la que hemos capturado la tarea, se nos abrirá directamente el tablero donde capturamos la tarea.

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 9

 

Cómo añadir la extensión de Trello en Outlook 10

 

Si capturamos tareas directamente desde la bandeja de entrada del correo electrónico, optimizaremos nuestro tiempo ya que evitaremos crear listas en el email, marcar estos como leídos o no leídos y también ganaremos la sensación de que tenemos todo bajo control y correctamente capturado.

¿Os animáis a probarlo? ¡Comentadnos vuestra experiencia!