Lanzo una pregunta de entrada: ¿Crees que los modelos de organización que emplean la mayoría de las empresas hoy en día están adaptados a los cambios socioeconómicos del siglo XXI?

Planteo este artículo a modo de reflexión para que podamos evaluar si el modelo de organización, de comunicación y de gestión que está empleando la empresa en la que trabajas, está realmente adaptado a los valores y creencias del equipo que la forman.

La realidad nos muestra una situación muy distinta entre el modo en el que se comunica y organiza la sociedad, y el modo en el que lo hacen la mayoría de empresas. Tenemos empresas pesadas, empresas con un alto nivel de rigidez y de burocracia que tienen grandes dificultades para leer lo que pasa en el entorno y aprovechar así las oportunidades que les brinda el mercado.

Pongamos unos ejemplos.

Ejemplo de comunicación fluida y eficaz en la sociedad

Una joven universitaria se traslada un año académico a vivir fuera de España para disfrutar de una beca Erasmus. Para mantener un contacto cercano con su familia, utiliza herramientas como Skype o Hangout y realiza sesiones de videoconferencia con padres, hermanos y ¡hasta abuelos! Además, no sólo se utilizan estas herramientas de forma bastante fluida, sino que además hasta se utilizan dispositivos móviles para las conexiones.

Familia por skype

Fuente: https://travellingwithana.files.wordpress.com/2012/10/abuela-skype-1.jpg

Ejemplo de organización ágil

Un grupo de amigos planean irse un fin de semana a una casa rural para hacer actividades y disfrutar unos días juntos. Una vez que ya han definido ese objetivo, empiezan a definir qué tareas hay que hacer para lograrlo:

  • Mirar opciones en internet y reservar la casa rural.
  • Comprar la comida.
  • Organizar los coches.
  • Reservar actividades.
  • etc.

De forma natural, se pone en marcha la infraestructura a través, por ejemplo, de un grupo de whatsapp, que permite una rápida y fluida comunicación entre los participantes de modo que pueden compartir información, tomar decisiones y delegar tareas de una manera totalmente ágil y eficaz. (Es cierto que no todos usan este tipo de herramientas como se debería, pero eso no quita que sean de gran utilidad si el fin está bien definido)

En muchas empresas, esta agilidad es impensable, pero no porque no sea posible, sino porque la mentalidad de las personas con capacidad de decisión impiden estos cambios. Los flujos de comunicación o son inexistentes o carecen de flexibilidad suficiente como para hacerlos prácticos y operativos. Eso provoca que tengamos trabajadores menos motivados, con menos capacidad de implicación y de desarrollo. En definitiva, provoca que nuestra empresa tenga más dificultades para poder avanzar y ser competitiva.

Muchos jefes de equipo se quejan de la falta de iniciativa de los trabajadores, pero, ¿se han planteado si el sistema establecido facilita esa iniciativa que se demanda? Es curioso que hay empleados que cuando toca organizar la cena de empresa tienen una gran capacidad e iniciativa para contactar con el restaurante o convocar a los compañeros, pero cuando se trata de actividades internas se queda cohibido. No se trata de que le atraiga más una cena que otro tipo de actividades, se trata de que en esa actividad puede decidir cómo hacer las cosas, tener más autonomía y capacidad decisión.

Siendo esto así, ¿cómo pueden las empresas adentrarse en un proceso de cambio organizacional? Veamos 4 aspectos clave.

Cargo VS Responsabilidad

Un primer paso es comenzar a entender de forma distinta la definición de puestos en nuestra organización. Es muy común definir cargos, esos títulos que tanto gustan y que generan tanto orgullo, pero no siempre esos cargos van asociados a responsabilidades dentro de la empresa.

Para que nuestra empresa funcione, debemos contar con personas que tienen clara la visión y los objetivos que se pretenden alcanzar, y además, que asumen responsabilidades para que eso pase.

Los cargos, por lo general, generan egos en nuestra organización. El establecimiento de cargos introduce un sistema complejo en el que aparece la necesidad de mantener esos cargos, es decir, justificar que ese cargo sigue siendo necesario para no perderlo. Eso, en muchos casos, provoca falta de transparencia o la realización de actividades no orientadas al beneficio de la empresa sino al beneficio de la persona.

Por el contrario, la responsabilidad fomenta el desarrollo personal, y en consecuencia, el desarrollo de nuestra organización.

Relación VS Comunicación

Una de las cosas que más me llama la atención cuando trabajamos con las empresas en actividades de formación y consultoría es la paradoja de las reuniones y la comunicación. Resulta muy común escuchar quejas por la gran cantidad de reuniones que se organizan y que no sirven para nada, pero por el contrario la mayoría de los problemas de gestión interna derivan de una falta de comunicación. ¿Cómo es posible?

Los modelos de organización establecen relaciones entre personas, áreas o departamentos, pero no se analizan con detalle las necesidades de comunicación que tienen esas personas, áreas o departamentos. Se carece de una adecuada política de comunicación interna y eso en definitiva hace que los problemas no se lleguen a solucionar.

Hay que dar la importancia que merece a la comunicación. Escuchar permite conocer y poner solución a los problemas, permite detectar conflictos y a su vez anticiparse a los riesgos. Es necesario establecer canales de comunicación sencillos y eficaces que fomenten la transparencia y la implicación.

[piopialo vcboxed=”1″]Comunicar es solucionar, solucionar es avanzar, avanzar es motivar, motivar es crecer[/piopialo]

Trabajo jerárquico VS Trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo propone estructuras mucho más horizontales en los organigramas de las empresas, reduciendo los mandos intermedios, fomentando la participación en la toma de decisiones, y facilitando la autonomía y la responsabilidad de los miembros del equipo.

El trabajo colaborativo permite que la información fluya de una forma más natural entre las diferentes áreas de una organización, independientemente de su ubicación geográfica. Para los supervisores, las metodologías y herramientas de trabajo colaborativo suponen una gran ayuda ya que facilitan el seguimiento de la actividad sin necesidad de abrumar con excesivas reuniones, con interrupciones constantes o con la generación de resúmenes sobre resúmenes (más de uno/a se sentirá identificado).

Horario VS Objetivos

Si hablamos de puestos de trabajo en los que la presencia de una persona en un horario concreto es necesaria, ya sea por motivos de atención al cliente o por motivos de trabajo por turnos, entonces el horario puede tener un significado práctico.

En todos los demás trabajos, sobre todo en los relacionados con el conocimiento, establecer horarios inflexibles o medir el desempeño de las personas por las horas que pasa delante de su ordenador es un suicido contra la salud de la empresa.

Este es un tema principalmente cultural. No sólo muchos jefes ven mal que un empleado se vaya a su hora (no digo antes, digo a su hora), sino que muchos compañeros provocan situaciones incómodas al creer (e incentivar) que es necesario estar más horas de las que establece el horario.

Los jefes de equipo deben aprender e inculcar a sus trabajadores que el resultado vendrá determinado por la responsabilidad sobre las tareas que acercan a la consecución de los objetivos, y no por el número de horas que se pase en la oficina o trabajando para un proyecto.

Otorgar mayor flexibilidad facilita la conciliación, la autogestión, la implicación y la motivación. No todas las personas podrán trabajar de forma eficaz bajo este modelo, pero en realidad tenemos que pensar que queremos para nuestra organización a las personas que mejor puedan ayudar a la consecución de las metas planteadas.

El mejor momento de empezar con un cambio organizacional siempre es el mismo, YA. El cambio de mentalidad es la base y sirve de tracción para el resto de actividades que formarán parte del proceso. No es una cuestión de presupuestos, es una cuestión de convicción, de querer hacer las cosas de forma distinta para lograr resultados excelentes.