En La Fábrica del Tiempo creemos nuestros servicios y contenidos (productividad personal / trabajo colaborativo / comunicación interna) se dirigen a aquellas personas y empresas que saben que necesitan cambiar algo en su modelo de organización/gestión, y que además están dispuestas a llevar a cabo ese cambio. ¿Cambiar para qué? Pues existen varios motivos:

  • Reducir el alto nivel de estrés por carga de trabajo que no siempre aporta valor. [+ información]
  • Introducir nuevos modelos de organización para facilitar el desarrollo del trabajo colaborativo o actividades mediante teletrabajo. [+ información]
  • Mejorar la conciliación de la vida familiar y la profesional. [+ información]
  • Consolidar el modelo de negocio mediante la optimización y automatización de procesos internos. [+ información]
  • Definir y documentar pautas comunes de comunicación interna para reducir el número de interrupciones internas. [+ información]
  • Adoptar nuevas técnicas de gestión del correo electrónico para que se convierta en aliado. [+ información]
  • Analizar el tiempo invertido en proyectos con el fin de conocer la rentabilidad de una determinada línea de negocio. [+ información]
  • etc.

Ahora bien, en este caso concreto hemos decidido publicar un contenido orientado al otro segmento que nos hemos dejado sin cubrir, es decir, a aquellas personas y empresas que saben que necesitan cambiar algo en su modelo de organización/gestión, pero que no están dispuestos a cambiar NADA. Es más, en algunos casos hasta quieren reafirmarse en sus convicciones.

A estas personas le dedicamos el decálogo de pasos a seguir para ser el mejor gañán en productividad personal.

Decálogo de 10 pasos a seguir para reventar tu productividad personal

Paso 1 productividad personal

ExplicaciónEl primer paso es muy sencillo, se trata de coger un buen taco de servilletas de la cafetería a la que vas a desayunar por las mañanas, de modo que cuando se te ocurra una buena idea o te comenten una posible tarea a realizar, que tan solo tengas que sacar una de esas servilletas y anotar la tarea.

¿Qué consigues? Como mínimo, tardarás bastantes minutos revisando los bolsillos, la cartera, la mochila o cualquier espacio posible en el que te hayas podido guardar la servilleta. En el mejor de los casos habrás perdido la posible tarea, y por tanto, nunca será realizada a no ser que nos llamen urgentemente cuando el plazo de vencimiento esté cumplido.

Paso 2 productividad personal

Explicación: Podríamos decir que el segundo paso es de personas optimistas, este tipo de personas que confían en el destino al 100%. Si eres de esas personas, entonces te recomiendo que no organices las tareas que tienes pendiente de ninguna forma, no te molestes en anotarlas todas.

Si eres este tipo de personas, tu mantra es: “Si algo es realmente importante, seguro que vuelve a mi mente”.

Es posible que a tus compañeros y a tus clientes no les haga la misma gracia que a ti, pero qué más da, ¿no? La gente se toma demasiado en serio la vida…

¿Qué consigues? Centrarte cada día en la tarea menos prioritaria y menos importante. Si además eres una persona con suerte, puede ser que hasta pongas generalmente el foco en las tareas que no te aportan ningún tipo de valor a tu actividad y objetivos.

Paso 3 productividad personal

Explicación: El tercer paso está relacionado con la planificación, y aquí lo dejamos clarísimo, ¡no planifiques jamás! Pensarás: “¿De qué vale dedicar tiempo a pensar si luego a los 15 minutos va a llamar el ca…cariñoso de mi cliente y me va a trastocar los planes?”

Lo de carpe diem lo aplico al 100%, me gusta vivir el momento, no quiero pensar en lo que voy a hacer el resto del día.

¿Qué consigues? No agobiarte con los proyectos abiertos ni con el nivel de cumplimiento de objetivos. Lo que no se hace hoy se hará… ¡mañana! Además, si lideras un equipo, tus compañeros lo agradecerán ya que nadie les dirá en qué tienen que centrarse, podrán trabajar de forma totalmente autónoma (como esos robots que vienen a dominar el mundo).

Pasos 4 y 5 productividad personal

Explicación: El cuarto paso no te costará prácticamente nada, cada paso te lo pongo más sencillo. Se trata de empezar el día revisando el correo electrónico. Pero no hablo de un vistazo rápido, no, hablo de que te sientes tranquilamente a leer y responder como si no hubiese trabajo por hacer… Vamos, a jugar como mejor se te da.

Relacionando directamente el paso 4 con el 5, lo que debes hacer con cada email es marcarlo como no leído para revisarlo más tarde, no importa dedicar horas a leer una y otra vez los mismos correos electrónicos.

¿Qué consigues? Estar prácticamente toda la mañana liado con idas y vueltas de emails, y que a las 12:00 puedas decir con toda la tranquilidad del mundo,¡joder, se me ha ido la mañana! (¡qué sorpresa!… no te ha pasado nunca… 🙃)

¿Cómo termina la rutina leído/no leído? Seguramente en “eliminar” cuando te canses de darle vueltas a algo que no sabes como afrontar.

Paso 6 productividad personal

Explicación: Hay personas que se molestan en descargar -y guardar- los archivos que llegan como adjuntos en los correos electrónicos, ¡qué perdida de tiempo!

¿Qué consigues? ¡Máxima eficacia! Cuando necesite un archivo de esos, tan solo tengo que ir a mi gestor de correo y buscar ese email concreto, porque seguro que me acuerdo del mensaje en el que iba ese archivo…

Paso 7 productividad personal

Explicación: Con el séptimo paso vamos a implicar a otros miembros del equipo. Hablamos de delegar. ¿A alguien se le ocurre mejor manera de delegar que reenviar un correo electrónico? Seguramente no existe nada mejor, es lo más rápido, sobre todo para el que envía 🤣. Es más, si puede ser, mejor reenvíalo indicando únicamente el asunto, sin contenido alguno, y con varias personas en el “para”.

¿Qué consigues? El objetivo está claro, quieres conocer el nivel de implicación de los miembros de tu equipo. Utilizas una táctica de despiste para ver si han estado atentos y cada uno sabe qué responsabilidad debe asumir sin que nadie se lo indique de forma explícita. Las dinámicas de grupo son lo tuyo 😏.

Paso 8 productividad personal

Explicación: ¡Extra, extra! ¡El orden del día está pasado de moda! Las nuevas culturas organizativas se centran en el concepto de agilidad, y qué mejor para entrenar la agilidad que comprobar la capacidad de improvisación del equipo. Convoca la reunión con el mínimo tiempo posible, sin avisar de los temas a tratar, sin proporcionar los documentos que se van a revisar en la reunión, y si quieres bordarlo, !aparece con un invitado sorpresa!

¿Qué consigues? Tirar el tiempo que dure la reunión a la basura, cabrear a todos los participantes en la reunión, y lo mejor de todo, que tengan que quedarse un par de horitas más para hacer aquello que la reunión les ha impedido acabar.

Paso 9 productividad personal

Explicación: Estamos en una reunión y siempre tenemos a esa persona super importante que recibe llamadas desde la Moncloa y por supuesto las tiene que atender en ese momento. ¿Vibración? Eso es de cobardes. ¿Apagar el móvil? Antes dimites de tu puesto.

¿Qué consigues? Que una reunión que podría resolverse en 30-45 minutos se acabe alargando a 1-2 horas por las continuas interrupciones. Total, para estar navegando por internet o “moneando” en las redes sociales, ahí estáis mejor todos juntos compartiendo experiencias y anécdotas.

Paso 10 productividad personal

Explicación: Aunque podríamos enumerar decenas y decenas, como último paso nos centramos en el seguimiento de tareas. Oye, ¿que de repente te ha venido a la mente una tarea o un proyecto y tienes el capricho de saber cómo está? No lo dudes, interrumpe a tu compañero para que te informe en ese preciso instante. Si puede ser gritando mejor, pero si no, acércate a su puesto y te sientas en su mesa. Ah, eso si, como se ponga a contar mucho no te líes, pídele un resumen y que te lo mande por email.

¿Qué consigues? Ser la principal fuente de interrupciones en el día a día del equipo. Además, consigues que generen informes que sabes que nunca te vas a leer, pero que te gusta tener por si acaso hacen falta en algún momento. No lo haces por fastidiar, en realidad estás trabajando con estas personas su habilidad para sintetizar y resumir datos.

 

Si quieres reventar tu organización y la de todo tu equipo, no lo dudes, te lo ponemos muy fácil, sigue esta sencilla guía de 10 pasos para convertirte en un gañán de la productividad personal.

¿Quieres añadir alguna buena idea adicional? ¡Cuéntanos!

 

Agradecimientos a Daniel Pineda por su participación en La Caña Innova en Albacete, y por su enorme talento dando vida a nuestros conceptos.